精益管理在防疫物资领用管理中的运用

张银娟，张 敏，吴秀琴，郭 欣，陈 珏

(海军军医大学第一附属医院门诊部，上海 200433)

2019年末，突如其来的新冠疫情席卷全球。这次疫情传播速度快、持续时间长，疫情防治压力大。各综合性医院门诊既要满足民众日常就医需求，又要严格按要求做好出诊医务人员的疫情分级防护。疫情分级防护标准严、涉及人群广、领用物资多，既要做到防控物资发放到位、应有尽有和应备尽备，又要防止物资堆积和过度防护。抗疫初期各类防护物资紧缺，如何把有限的物资用在刀刃上，对于医院门诊的物资领用流程和管理是巨大考验。本院门诊部结合医院疫情防控实践[1]，大胆优化重组防疫物资领用流程和管理机制，有效地保障疫情期间医院门诊医疗业务的顺利安全运行。

1 一般资料

本院常年日门诊量1万人次以上，每天有50余个临床科室、300余名医生、400余名其他医务人员在门诊为患者服务。疫情暴发后，门诊就诊患者量在短期下降后很快恢复常态，加强接诊医务人员的分级防护是预防可能发生的院内疫情播散的重要手段。

门诊分级防护物资主要涉及洗消、防护、耗材、器械等四大类50余种各类物资，种类繁多、使用分散，品规复杂[2]，各科室因工作性质防护等级各不相同。原先门诊物资耗材为各出诊科室分别向医院申领，疫情暴发之初各科室纷纷大量申领，短期内医院防疫物资即告脱节，各类医用口罩甚至只剩1天用量；防疫工作常态化运行后，又有少数出诊医生认为疫情已缓，不愿按要求进行防护。本院门诊管理者在上级机关支持下，运用精益管理理念，及时优化物资领用管理流程，较好地保证门诊与患者直接接触的医务人员能按规定配齐、按标准使用防护物资，有力保障医院抗疫工作顺利开展。

2 运用精益管理的实践

精益管理(lean)源于日本丰田汽车公司丰田生产体系的(toyota production system)的一整套科学管理模式，其核心思想是，用最少的资源投入获得最大的价值。国内已有大医院运用精益管理手段对医院手术室、药房等部门进行流程改造，获得较好效果；本院门诊部也先后运用精益管理理念对门诊抢救流程和军人门诊等进行优化[3]，达到预期目的。

2.1 成立组织2020年初，在医院机关支持下，门诊部成立精益管理小组，由科主任牵头，主要骨干参加，定期召开分析会，针对防疫物资申领、发放和日常使用监管等环节上存在的不足，开展精益优化，运用鱼骨图分析问题，面条图模拟流程，定义最影响物资领用管理的症结和难点问题，采取措施优化和重整解决。

2.2 聚焦难点

2.2.1 防护物资多头领用 虚报冒领难以杜绝 以往出诊的大部分专科门诊由各科室自行管理，在门诊使用的耗材物资由各科室直接向医院一级库申领、保管和使用。疫情蔓延后，一些科室从各渠道领用各类物资耗材，部分耗材流失到非必须非医疗场所造成浪费；医院各一级库内疫情有关的耗材迅速耗尽，虽然院方多方筹集，但高等级防护必须的医用防护口罩、一次性护目镜、一次性隔离衣等物资仍只有一至三天用量，医院甚至考虑短期关闭防护耗材用量最大的门诊以保障病房需要。

2.2.2 品类规格复杂繁多 登记发放容易差错 门诊需要使用医用防护物资的点位多数量大牵涉人群广，以往各科室领取防护物资和耗材，直接发放给出诊医护人员，不进行登记入库，造成科室发放没发放不知道，医护人员收没收到也不知道。在医院组织的督查中发现，领用数与使用量不符、未按防护级别领用等问题。防护物资品种多，型号复杂，所需数量又很大，迫切需要实施专人专项管理。

2.2.3 防控知识掌握不足 过度使用时有发生 此次新冠疫情来势凶猛、传播性强，部分医护人员产生恐惧心理，对于防控知识掌握片面，出门诊时要求二级甚至三级防护，频繁更换口罩隔离衣护目镜等防护耗材，按规定发放的物资无法满足其过度防护的需求。

2.2.4 常态运行产生惰性 分级防护屡遭忽视 随着国内疫情迅速控制，医用防护物资供应偏紧的问题得以缓解，少部分医护人员对于疫情防控产生惰性，有所放松。个别医护人员认为形式趋缓可以不必按规定进行防护和消毒，不愿意按工作岗位和性质佩戴口罩、穿着隔离衣等，在门诊日常管理中甚至发现有个别工作人员违反规定身穿隔离衣外出就餐或离开污染区。

2.3 采取行动

2.3.1 上级充分授权 集中统一管理 梳理存在的问题后，邀请医院机关共同参与，论证出台优化方案，完善物资管理工作制度，明确物资管理工作主体[4]，并在工作中持续改进。医院决定，在疫情期间，防疫物资领用实行集中归口管理，授权门诊部统一申领、发放防护物资，并在日常工作中检查防护物资使用情况。医院机关组织定期和不定期督查，督查中发现的问题责令整改并在绩效考评中予以奖惩。

2.3.2 指定专班负责 落实三定发放 门诊部委派一名高年资主管护师带领2名护师组成防护物资管理专班，按照定点、定时、定标准领取的方式，避免需求的曲解失真[5]，保证防疫物资有序有效发放。门诊部根据每日出诊医护人员数预估3天防护物资用量，向医院统一申领，点数分类，按类别和效期集中存放；利用每天中午或下午门诊非接诊时间定时发放物资；发放前，根据上级有关规定，按照各临床科室岗位风险判定防护级别，根据防护级别判定防护用品供应标准[6]，确定各功能点位的防护物资配发要求，统计每半日科室用量，逐日发放。

2.3.3 加强台账管理 实行预约发放 为避免重复领用、遗漏发放等问题，门诊部除了加强二级库出入库登记管理外，还专门印制防疫物资领取预约单、领取单、科室发放单等。科室根据规定的防护物资配发标准，按照第二天出诊医生数量，填写预约领取单，在前一天领取时提交门诊部汇总；现场领取物资时，根据审核后的预约单发放物资，并在领取单上双签名；临床科室领取后，在分发给出诊医生时，还要进行记录备查。通过环环相扣的闭环管理，确保重点岗位重点人群的高级别防护到位，确保医疗物资不被滥用。

2.3.4 开展过程监管 普及防护知识 门诊部在努力确保临床出诊科室防护需求的同时，持续开展物资使用的过程监管，由物资专班开展打卡式巡视，到每个出诊区域检查物资使用情况，及时拾遗补缺；对各科室提出的问题和建议，开展销账式管理，由门诊部主任和护士长监督解决进度。国内疫情缓解后，个别医护人员产生防护惰性，不愿按防护等级佩戴防护用具，增加自身感染风险。门诊部在巡视中发现此类问题后，及时督促整改，协调信息部门利用医生工作站屏保程序提醒出诊医生按规定进行等级防护，将有关情况通报临床科室和医院机关，共同督促完善。

2.3.5 搭建信息平台 实现精准配发 门诊部汇总各出诊科室物资发放标准、数量，通过信息平台录入后进行物资需求量上报，办理人员可结合库存现状进行物资分配，门诊部根据轻重缓急合理进行发放，有效提高疫情期间物资发放的精准度和合理性。

2.4 取得成效实施精益管理后，门诊部每周从医院一级库领取的防护物资数量比各科室各自申领量下降20%，申领发放实现零差错，没有发生一起因防护物资发放不到位导致门诊停诊或科室投诉，有力保障医院门诊医疗工作和疫情防控工作的有序顺利开展。在总部、学校和医院组织的防护工作和物资申领工作督查中，全部一次性通过，获得上级赞许。

3 讨 论

3.1 上级充分授权是基础上级充分授权是做好精益管理的基本要求。医院机关对防疫物资的有序合理领用非常重视，在抗疫工作之初就明确由门诊部负责门诊楼内所有相关物资的申领发放和统计，并授权门诊部可根据实际情况加大或减少各科室的防护用品发放数量。门诊部根据上级要求，充分发挥主观能动性，根据临床科室实际需求，结合医院防护物资供应力度，动态优化物资领用程序，有力保障临床出诊科室的防疫需求。

3.2 强化履职担当是根本疫情期间，医用防护物资相对紧缺，重点岗位需要重点保障，其他岗位也有很大需求，方方面面领取防护物资的需求很多，门诊部委派原则性和履职能力强又具有良好沟通能力的党员护士组成物资发放专班，合理安排工作时间，兼职完成此项工作。发放工作琐碎、细致，有时还会因为坚持原则被同事和兄弟科室误解，必须让有担当的同志承担此项工作。

3.3 严格台账管理是条件在防护物资领用管理中，做好台账管理是实现闭环管理的基本条件，首先要摸清各出诊科室防护物资配发标准、基本需求，根据每日出诊医护人员数量进行动态调整，形成发放物资的基线数据；审核各科室的预约领取单，并与基础数据进行比对，汇总成实际每日发放品种和数量，并按需发放；各临床科室领回后，再按照发放表逐个发给出诊医生并记录备查。

疫情期间的防护物资领用管理对平时常态化工作中的物资发放也有很多启示。作为常态化管理措施，应按照精益管理要求对物资发放流程进行持续改进，如开发物资领用信息化报送系统，将从入库到出库的过程中物资的所有信息进行整合[7]，做实台账管理；将临床科室到库领取优化为工作专班下送发放；研究如何在减少库存、降低成本同时保证符合临床需要的医用防护物资及时送达[8]等。