“互联网+”时代文书档案管理工作

仲丽琼

摘要：目前，我国进入信息化时代，在“互联网+”时代应加强文书档案管理，进一步运用信息技术提高文书档案管理的效率，突破纸质文书档案管理的局限，充分体现文书档案的应用价值。本文探索信息技术用于文书档案管理的具体方法，指出文书档案管理的主要问题，充分认识文书档案管理的特点，全面提升文书档案管理水平。

关键词：“互联网+”;文书档案;管理方法;优化措施

引言

在未来的企业文书档案管理工作中，需要档案管理人员运用计算机管理技术加速文书档案信息化建设。档案管理部门要根据实际情况完善信息化建设，尤其是计算机在档案信息化管理中的应用，双管齐下，推进企业文书档案信息化建设进程。

1企业文书档案信息化建设的概述

在社会发展的背景下，企业发展迅速，需要处理的事务更多，这增加了档案资料数量。在文书档案管理工作中，要对日常文书进行广泛收集、归纳、整理，并通过扫描仪录入到信息系统中，分类进行保存。先进技术的应用，能够将档案管理人员从繁琐的工作中解放出来，进一步提升工作效率，降低档案管理工作中出现失误、档案资料丢失的可能性。并且在信息化平台的应用下，企业各科室之间还能够加强在工作上的交流和联系，实现数据共享，传输更加高效，保证文书档案管理的科学性、规范性。在当前信息化时代背景下，信息资源对企业发展有着重要促进作用，很多企业的文书档案管理工作也正在朝着信息化、电子化的方向发展，计算机网络、信息化系统的应用，不仅能够有效提升档案管理工作水平，也能够促进医疗服务质量的不断提升。档案资源的数字化应用包括信息检索、利用、存储等多个不同的方面，能够为使用者及时提供必要的资源信息，是推动企业稳定发展的重要保障。

2文书档案管理的现状

2.1文书档案管理意识弱，档案管理方法局限单一

当前，纵观我国企业文书档案管理现状，仍然有部分工作人员的文书档案管理意识较弱，在日常的文书档案管理工作中，不能够认识到文書档案管理的重要性，更缺乏对文书档案管理方法与原则的整体性、系统性认识。在具体的文书档案管理活动中，存在着管理技术水平低、管理方法单一、管理流程混乱等问题，甚至一些企业的档案管理人员没有按工作流程与操作规范开战文书档案的收集、整理、统计、立卷等工作，存在着盲目性、随意性现象，导致文书档案有信息丢失与泄漏的风险。

2.2计算机管理机制不够完善

企业文书档案信息化建设问题是阻碍档案管理工作发展的一个重要因素，打破当前企业文书档案管理工作存在的局限，需要建立完善的计算机管理机制，单纯的登记备案工作已经无法适应新时代企业文书档案管理工作的要求，不能够彻底消除制约发展的不利因素。对此，应该建立一套完善的管理机制、科学的信息化企业文书档案管理体系，保障企业文书档案管理工作在时代背景下取得更高层面的发展。制定科学的计算机管理体系，做好企业信息化企业文书档案管理工作，才能更加高效地完成企业文书档案信息化建设任务。

2.3档案管理人才的缺失

目前，部分企业的文书档案管理人才资源短缺，将行政部门人员放到档案工作岗位上。缺少专职知识的档案管理人员，在面对许多工作时忙于应付，简单地重复基础的工作，在工作上缺乏创新以及提高工作效率的动力。企业的档案工作人员资历较老，队伍中缺乏新鲜血液注入，面临工作人员对信息技术缺少创新的思路和理念，导致文书档案管理在技术方面难以突破。

3“互联网+”时代加强文书档案管理的优化策略

3.1构建文书档案的数据库

为了提高文书档案的利用率，发挥文书档案的实用价值，巩固文书档案数字化的成果，还要大力兴建更加专业的文书档案信息库。首先，加强文书档案的网络化建设工作，开发专业的文书档案信息系统，完善文书档案信息数据库，保证文书档案数据库具有存储结构化与非结构化数字信息的必要能力。其次，发挥各种先进识别技术的重要作用，重视提高数字化建设的整体技术水平，强调组建过硬的管理团队，完善相关硬件设备，做好各类资产的统筹规划工作，加强文书档案的统筹规划，转档存档一定按照既定的标准执行。出台规范性的文件要求，结合本单位的实际情况制定信息化的文书档案管理工作制度，明确不同类型图片、影像等文件信息格式，确定好文书档案管理权责。

3.2建立健全文书档案管理制度

文书档案管理工作岗位虽然平凡，但是责任重大，政治素质高、业务能力好、职业责任心强是对工作人员的基本要求。在企业文书档案管理工作中，只有通过健全的规章制度，将管理责任划分到个人，才能够约束相关工作人员的工作行为，充分发挥企业文书档案管理部门的实际价值。通过健全的文书档案管理制度，促使档案管理人员能够明确自身的职责，在工作中做到有规可依，有章可循，自觉按照工作标准开展文书档案的管理与开发利用，从而提升文书档案管理工作的效率和质量，有效避免由于人员责任意识不强、敷衍了事导致各种问题的出现。企业管理人员在制定文书档案管理制度时，要充分了解当前企业发展的实际情况，确保规章制度中的内容本土化，可行性、操作性较强，保障管理制度的科学性、合理性，促进企业文书档案管理工作有效开展。

3.3完善信息化文书档案管理模式

首先，不管是企业管理人员还是档案管理从业人员，都要积极转变思想理念，在原有工作模式上进行创新和升级，要注重提升档案管理工作效率以及档案资料的利用率。在传统工作中，很多管理人员都只注重“管理”“收藏”，资料借阅的门槛非常之高，难以充分发挥档案的价值。为了有效解决这一问题，要建立档案信息化管理平台，加强企业各科室之间的联系，加大内部宣传力度，营造全员参与的良好工作氛围，得到基层员工、管理人员的共同支持。其次，要在技术上进行不断创新和升级，可学习其他企业的先进工作方法，加大技术研发力度，例如提升文书档案信息化管理系统的安全性、兼容性等，从而提升工作水平。

3.4文书档案管理工作要规范

企业文书在管理的过程中要充分发挥传统的大信息管理效力。随着信息化手段的进一步加强，在信息技术推行的同时，档案管理相关人员要注重传统纸质档案与电子档案的管理，针对档案的每一次修改在电子档案中不留痕的现象，需要完善档案的备案，做好新时代档案管理，严谨规范要求每一位相关的工作人员在日常工作中，严格执行企业文书档案管理工作规范，不能过度依赖电子信息技术，确保文书档案管理工作在信息技术手段的帮助下更加规范化、完善化。

结语

文书档案对于促进改革发展具有重要的意义，应尝试运用多种信息技术提高文书档案管理的水平，推动文书档案实现数字化建设目标。具体包括完善文书档案管理工作体系，加强数据库建设，开发智能化的文书档案管理平台，合理分配文书档案管理平台的应用权限，构建更加专业的档案管理系统，从而促进文书档案信息的高效率运转，进一步体现文书档案的实用价值。

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