大型工程项目的文件与档案管理思路探究

高晓娟

摘 要：大型工程项目开展中，文件与档案管理工作重要性不言而喻。首先，本文简单对项目的文件与档案管理进行了阐述，明确其关系着工程的建设和发展。其次，探讨开展项目文件与档案管理的重要性。最后，重点对大型工程项目的文件与档案管理思路开展探讨，提出了几点合理化建议，如加强信息化建设、建立并完善管理制度、加强过程监督检查与指导、做好人才培养工作等，以期提升文件与档案的管理水平，满足“质量第一、安全第一”的要求，为关注此类话题的人们提供参考。

关键词：大型工程项目;档案管理;文件管理;管理制度;管理思路

近年来，我国社会经济水平逐渐呈上升趋势，促使大型工程项目与日俱增。相对而言，此项目不仅投资大，而且还具有系统性、长期性的特点。在工程开展中，文件与档案管理贯穿始终，对建设成果产生着直接的影响。若是管理不当，将会阻碍大型工程项目顺利开展。因此，积极探索行之有效的大型工程项目文件与档案管理措施具有重要的现实意义。

一、大型工程项目的文件与档案管理的相关概述

在大型工程项目开展中，文件与档案管理是重要的内容之一。主要是指建设项目立项到竣工阶段所形成的具有查阅、保存价值的历史记录，其可以不同形式呈现出来。在大型工程项目中，文件、档案工作具有种类复杂、技术含量高、数量庞大的特征，可以将项目的文件与档案列为科学技术档案范畴。大型工程项目文件和项目档案虽然属于不同的事物，但是二者之间却存在一定的关联性，工程项目文件实际上是工程项目档案的前身。在大型工程项目开展过程中，工程文件应运而生，随着工程的发展，工程文件逐渐趋于完善化。在工程完成之后，会形成工程项目档案。

二、大型工程项目的文件与档案管理的重要意义

工程文件与档案是大型工程项目中的关键内容。国家对此也进行了相关说明，要求从立项开始就着手此项工作。在此背景下，大型工程项目的文件与档案管理受到了关注和重视，使得此项工作显得尤为重要。在工程材料方面，通常会对材料进行检查，尤其是在施工材料进场之前，应该严把材料的质量关，并收集相关的合格证，在此基础上进行文件与档案的整合与归档，若是后续施工出现问题，可以通过相关的档案，查找或排除相关因素。另外，竣工阶段，对工程的验收也是需要工程开展进程中的文件与档案的。可见，大型工程项目文件与档案管理是必要的，属于重要的资产，不可缺少，也是施工质量保障的最有力证明。因此，应该加强对大型工程项目的文件与档案的管理，促使其落到实处。

三、大型工程项目的文件与档案管理思路分析

1.建立健全大型工程文件与档案管理制度

没有规矩不成方圆。要想促使大型工程项目的文件与档案管理工作有序进行，将其落到实处，需要立足实际，制定科学合理的管理制度，促使实际管理工作有章可依，避免盲目性，使工程文件与档案管理制度化、规范化，全面提升管理水平。加之大型工程项目涉及的文件与档案众多，管理难度大，以完善的制度为支持，可避免出现工作上的混乱局面。

首先，需要根据工程特点与要求，制定与自身发展相适应的工程项目文件、档案管理细则，以此为依据，对管理工作中遇到的问题进行及时解决，最大限度降低不良影响，优化管理质量。

其次，在新环境下，要想从根本上提升管理水平，需要建立三级管理模式，三级主要是指施工单位、监理、设代，加大管理力度。同时，还需要将文件、档案管理和大型工程建设有机融合起来，在此基础上，建立科学的制度机制，从不同方面出发，对相关人员做出明确的规定。为了减少推诿责任现象发生，还需要建立责任制度，明晰文件、档案形成主体和参建各方职责，将具体责任落实到个人，以对其起到良好的约束作用，促使其自觉规范自身行为，将更多的精力投入到本职工作中。在健全责任机制的运行中，一旦出现问题，也可在第一时间找到相关负责人，查明原因，以最快的速度解决问题，降低影响，减少不必要的损失。在实际管理中，应该严格遵守“谁生产谁归档”的原则，杜绝包办事件出现。

再次，在制度制定和优化方面应该紧跟时代发展步伐，做到与时俱进，结合新形势、新要求，对以往文件、档案管理制度中不合理之处进行改进。根据新规范，对以往管理制度进行补充。在制度的完善中，需要注重落实各方检查职能，建立科学的审核机制，以保障大型工程项目文件档案的真实性、全面性，减少漏洞，避免出現不必要的问题。另外，由于当前对大型工程项目文件与档案管理要求越来越高，所以还需要制定文件材料规定范围标准和质量要求，给具体的管理工作开展提供重要的依据，促使此项工作能够保质保量的完成。

最后，需要建立相应的奖惩机制。在大型工程项目与档案管理中，良好的奖惩机制，能够充分调动相关人员的积极性、主动性，激发其工作热情，对增强管理成效具有重要意义。在实际管理过程中，针对于表现优异，获得卓越成绩的人员，应该给予其物质奖励和精神奖励，以促使其全身新的投入到工作中，不断进行自我完善和提升，进而可促使其在实现自身价值的同时，为企业发展做出重大贡献，早日实现预期文件、档案管理目标。针对于工作怠慢，差错频频的人员，应该对其进行相应的惩罚，以提高其重视度，认真工作，降低大型工程项目文件、档案管理问题出现的概率。

2.加强过程监督检查与指导

现阶段，大型工程项目文件与档案管理工作呈现了复杂性，在管理过程中，存在多种不稳定性因素，并且工作繁杂，加大了出错的可能性。为了提升大型工程项目文件、档案管理效率和质量，需要做好相关监管工作，实现全过程的监督指导。

其一，加强监督检查，解决文件、档案收集难的问题。这就需要相关建设单位主动承担起自身的职责，强化与监理单位的沟通和交流，并建立联合关系，提高对监督检查的重视度，结合文件、档案管理办法的相关要求，有针对性、目的性的开展监督检测工作。强化对各参加单位档案收集，并实现全过程监督，以便及时发现问题及时解决，提出整改意见，促使之后的管理工作顺利进行，使文件、档案管理获得新发展，满足现代社会发展需求。

其二，加强与细化分包单位的指导和检查。在大型工程项目中，分包单位是重要的组成部分。因此，要想在整体上增强文件、档案管理质量，需要对管理意识薄弱、管理水平低下的分包单位加以重视，在科学细化检查时，应该加强指导，促使相关文件档案员业务水平提升，推动管理工作高效进行。在此情况下，还能够对各分包单位起到督促作用，使其能够同步开展文件收集、档案管理工作，进而可解决文件、档案收集难的问题。为了达到此目标，需要做到以下几点：

（1）需要全方位多角度了解项目各分包单位的信息。如档案联系人方式、施工内容等，以科学对其进行指导，形成项目分包单位档案管理工作统计表，为之后汇总工作提供有利条件，进而能够提升大型工程项目文件与档案管理的实效性。

（2）全力以赴做好观摩学习和业务培训工作。为了实现对各分包单位的有效引导，将其在文件、档案管理工作中的作用最大化，需要加强对其培训，派请专业水平高、经验丰富人员对分包单位文件、档案员进行培训。一方面，提升其文件、档案管理知识量，使其能够更好胜任此项工作;另一方面，促使其学习新理念、新方法，提升管理水平，将文件、档案管理工作落到实处。除此之外，观摩学习也是至关重要的，是拓展文件、档案管理人员视野、提升其综合素质的重大举措。例如，可组织分包单位的管理人员到总包单位进行现场观摩，使其能够直观地了解新时代的文件、档案管理形式，掌握更加先进、可行的文件整理、档案组卷等方法。

3.强化人才培养

人是大型工程项目文件与档案管理的重要主体，其综合素质与综合能力与最终管理成效息息相关。要想满足新时期文件、档案管理需要，加大人才培养力度，应注重发挥人才优势，为相关的管理工作提供助力。为了打造高质量的文件与档案管理人才，需要帮其树立终身学习意识，强化其学习理念，不断更新其知识储备，以促使各环节管理工作有序进行，提升其业务能力。意识对人的行为具有指导作用，正确的意识可促使大型工程项目文件与档案管理工程朝着先进的方向前进，错误的意识会阻碍管理效率提高。因此，在促使文件与档案管理人员自我完善的基础上，还应该帮助其形成法律意识、文件、档案的管理意识，强化其责任感，确保相关管理人员能够以良好的姿态应对管理工作过程中出现的各种问题。

目前，大型工程项目文件与档案管理难度不断加大，容易给管理人员造成严重的心理负担，不利于管理工作的顺利进行。因此，在对有关人员引导的过程中，需要注重心理疏导，强化其对新形势文件与档案工作的认识，鼓励其融入自己的想法，避免管理思想僵化。在具体管理过程中，可促使工作技能与经验有机结合，实事求是，具体分析，通过自我反思了解自身優势和不足之处，进而有针对性的改进，以提升综合素质和能力，有效落实大型工程项目文件和档案的管理工作。现阶段，信息化建设逐渐成为工程文件和档案管理紧迫任务，因此应该注重增强管理人员信息化意识，使其掌握完善的信息化管理手段，促使文件档案管理实现创新和发展。

另外，为了培养高质量的人才，还应当注重人才管理体系的完善，重视优秀人才的引进，适当提高招聘门槛，既要求有完善的专业知识，又要具有创新思想，具备先进管理意识，掌握科学化的管理模式，以促使文件与档案管理队伍水平提升，为此项工作的高效完成提供强大的人才支持。

4.积极开展文件档案管理信息化建设工作

科学技术是第一生产力。在科技环境下，信息化技术日益成熟和完善，运用范围广泛，并取得了较为理想的应用效果。因此，在大型工程项目文件与档案管理中，应该注重先进科学技术的融入，大力推动文件与档案管理网络化建设，不断提升信息化水平，有效突破传统模式的束缚，促使管理工作质量突飞猛进。为此，应该对新时代发展形势进行了解，加强对信息化技术的重视，创新以往的档案管理思路，将信息化机制纳入到大型工程项目文件与档案管理中，促使信息化与文件、档案管理相结合，进一步强化信息化建设。具体而言，需要以信息化技术、互联网技术为支撑，建立与自身发展模式相符的计算机网络平台，不断优化文件、档案管理系统，促使各个软硬件良好运行，进而打造全新的大型工程项目文件与档案观管理格局。在此模式下，不仅能够降低相关工作人员的压力，减少其工作量，而且还有助于提高文件、档案管理工作效率和质量。

此外，在进行相关操作系统的引入下，应该注重数据的实时更新，为计算机网络平台良好运行创造优越的环境，减少管理问题发生，确保管理效果。在计算机信息网络技术的运用中，可实现资源共享，能够保证文档信息服务及时性。为了提升文件、档案的社会价值，还需要借助相关的科学技术将其变成活的信息，提高相关资源利用率。

在推进工程文件、档案管理信息化进程中，需要注意的是，网络具有较强的开放性，在一定程度上对文件与档案安全造成了威胁，容易造成数据丢失、窃取等问题。因此，应该不断完善计算机信息管理系统，强化对文件档案的保护，做好相关的防范工作。为了加快大型工程项目信息化建设步伐，需要注重相关系统软件的开发。要想确保软件的可行性，满足现代文件与档案的管理需求。相应的管理人员需要介入到系统软件开发环节，以促使软件功能更加完善和健全，具有优越的性能，增强信息数据质量，确保信息数据的准确性、全面性，真正提升大型工程项目文件与档案管理的信息化水平。

四、结束语

总而言之，在社会经济蓬勃发展的当下，规模宏大、建设周期长、社会效益高的工程项目逐渐出现在大众的视野中。要想在整体上提高工程项目建设成效，需要对项目文件与档案管理进行全面的认识，明确其重要性，并积极落实此项工作，既需强化人才培养，发挥人才作用，又要制定科学化的管理制度，加大信息化建设力度，以便提升管理水平，实现理想的管理效果。

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（作者单位：航天神舟科技发展有限公司）