探讨6S精细化管理在医院档案管理中的运用

王然

摘 要：档案是医院中的一项重要资源，具有独特的作用，是记录历史、服务社会和传承文化的工作，同样是医院发展中的重要工作之一，要给医院整体发展提供服务。公立医院现代化管理体系得到了有效的推进，这也促进了信息化建设，要提升档案管理的效果，就需要医院管理者能够坚持对其精细化管理进行完善，给医院发展提供更好的服务。本文通过分析当前医院档案管理中的问题，进而提出了6S精细化管理在医院档案管理中的运用策略和加强档案管理的策略，促进医院档案价值的有效发挥。

关键词：6S精细化管理;医院档案管理;运用

医院档案具有重要的作用，是医院长远发展以及创新的重要信息资源，为医院的总体发展提供保障和服务。当前医院信息化建设得到了显著的发展，医院档案管理要提升有效性，就需要打破以往的管理思路以及理念，坚持对医院档案精细化管理进行优化和健全，在工作中加入6S管理理论，从服务利用、业务工作等层面促进档案工作的发展，提升工作的规范性，给医院的发展提供保障。

一、医院档案管理的重要性

随着时代的不断进步和快速发展，我国各行业在发展中的竞争越来越激烈。对于医院而言，由于医院具有一定的特殊性，所以要想从根本上保证医院综合实力的有效提升，在面对竞争时可以脱颖而出，占据有利位置，就必须重视医院内部档案管理工作的有序开展。医院档案管理工作主要是指医院内部的医护人员对日常医疗工作内容进行准确、可靠的记录。医院档案可以被看作是医院所有医护人员日常医疗诊治的主要依据。如果医院内部的档案管理工作无法有序开展，现有档案过于混乱，对医护人员自身的工作质量将会造成严重影响，甚至还会导致医护工作人员的日常工作效率受到严重威胁。因此，针对这一现象，医院当前在档案管理工作的具体开展中，必须要保证档案管理人员自身认真、负责，将每天的相关任务全部都真实的落实到实处，体现在各环节中。医院内部档案管理工作在具体开展中，主要是将医院内部的一系列研究、管理工作以及医疗救治等整个过程信息，以光盘、视频、影像或者是纸张等不同的方式进行记录，是医院内部日常管理中非常重要的一部分。通过档案管理工作的有序开展，还可以促使医院与外界之间的联系更加顺畅，为自身的基本利益提供保证。因此，医院档案管理人员在日常工作时，必须要不断加强对医院内部档案的管理力度，保证相关工作的有序开展，同时还要对一些先进的管理理念、管理对策等进行合理的引进和应用，这样才能够保证医院档案档案管理水平的有效提升。

我国医疗卫事业一直在不断的改革、创新发展，对现有的医疗体制等也提出了更高的要求。我国在医疗技术方面一直在研发，精细化管理理念在其中的应用也逐渐受到了人们的广泛关注和重视，管理模式的宗旨也就是将服务对象作为其中的核心要素。最根本的要求就是站在客户的角度来对各种不同类型的问题进行思考，尽量减少各种没有价值的工作内容，最大限度保证日常工作效率、质量的有效提升。根据相关研究结果可以得出，在医院当前的档案管理工作开展中，必须要对精细化管理理念以及相关模式进行科学合理的引进和利用，对医院内部现有的各种不同类型档案进行划分，以此来展开有针对性的管理。将医院档案管理工作的现有流程进行简化、标准化处理，将信息技术也一并融入其中，通过信息技术的合理应用，可以对医院档案进行整体的汇总和统计，最终形成医院内部现有的大数据。通過现有这些数据信息的合理应用，有利于为医务人员后期各项工作任务的有序开展提供可靠的数据信息作为支持，同时还可以最大限度保证档案管理的质量、水平能够得到有效提升。

二、当前医院档案管理中存在的问题

1.缺乏健全的档案管理制度

现代社会的发展，让医疗事业得到了显著的发展，这也让医院间的竞争更大，很多医院都注重效益，但是对于档案管理工作缺乏重视程度，在工作中没有完善的制度提供指导和约束，影响了工作的效率和效果。除此之外，在医院学术研究活动中，因为缺乏齐全的档案资料，导致研究活动受到了影响，无法确保真实性和效果，所以，这就要提升对档案建设和管理工作的重视程度，给医院医疗工作的开展提供保障。

2.档案管理方式落后

当前很多医院在档案管理中还是沿用过去的管理模式和方法，一般都是粗放管理模式，无法满足当前档案管理工作发展的需要，导致档案容易出现损毁以及丢失的问题。除此之外，由于医院不够重视档案管理工作，无法对管理进行有效的更新，且在工作中相关部门间缺乏有效的协调，导致工作的效率和效果受到了消极的影响。

3.缺乏完善的信息化设施

现阶段国内医疗体制在不断的发展，这也促进了医疗服务质量的提升。在医疗活动中会产生很多的数据以及信息，这就让档案管理工作量增加，存在较大的挑战。要提升工作的效率和效果，就需要进行信息化建设，但是有一些医院出于减少成本以及投入的目的，并未配置健全的硬件设施，在工作中很少运用信息技术，导致档案管理水平受限。

三、6S精细化管理内涵

6S管理属于一种现场管理理念以及方法，顾名思义包含6个要素，分别是整理、整顿、清洁、清扫、素养以及安全，在档案管理中应用这种管理方法，能够提升管理工作的效率和质量，保证档案室工作环境是干净有秩序的，确保档案的安全。这种管理方法其实就是一种执行力，突出纪律性的医院文化，可以给医院的相关业务提供有效的管理平台。在档案管理实践中需要运用科学的原则以及方法，对档案进行有效的管理，为档案作用的发挥提供保障。相关环节有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研、利用以及检索等。在管理工作中，有效的运用这一管理理念，对提升医院档案工作效果具有积极促进作用。

四、6S精细化管理在医院档案管理中的运用策略

要想有效的在医院档案管理中运用6S精细化管理模式，就要先了解其内涵，再依据医院档案管理工作的情况，采取有效的措施，将其渗透到工作中，促进工作效率的提升，充分发挥出档案的作用，促进医院的整体发展。

1.医院档案整理

在档案工作中，收集工作、整理工作以及鉴定工作是很重要的部分。医院管理活动中会产生很多的文档资源，需要对这些实施归档管理。医院中不同部门产生的文件都是各自分散的，但是要提升档案利用的有效性，就需要将这些分散的文件资料进行集中，要先收集文书档案，但是收集到的内容很多，这就需要档案部门可以对这些档案实施有效的整合，划分类型。医院需要结合自身情况，设置相应的文书档案归档范围，基于价值鉴定的理论，清楚划分哪些档案是要归档的，哪些档案不要归档，制定出相应的标准，给档案管理人员提供依据，合理的判定文件材料是否需要归档，有效的进行筛选，这样可以避免一些没有价值的文件资料归档，节省资源，减少医院空间的占用。

2.医院档案整顿

在这个环节，需要分析当前医院档案室的情况，有效的进行整理，对管理程序进行科学的规范。对于档案室中的必要物品需要放置在规定的位置上，做出标记。对于各种档案，需要依据其形成规律实施整理以及存放。在初步整理好文档档案之后，需要放到档案库房中，不能够随意摆放，而是需要对位置进行规定，编制出多样的检索工具，为档案的检索提供便利，提升档案的利用效率。所以，对档案进行有效的摆放以及合理的编目十分重要，可以促进管理工作水平的提升。

3.档案室清扫

要保持工作环境的干净整洁，就需要注意现场的清扫工作。档案保管是管理工作中相对来说较为独立的环节，因此，在管理工作也需要清扫档案库房，保证环境是干净的，给工作人员营造良好的工作环境，调动他们的工作积极性。

4.确保档案安全

医院档案具有重要的价值，包含医院长时间发展中的历史记录，因此，在管理工作中就需要注重维护档案安全以及完整性，这也是管理工作的基本要求和核心任务。档案管理者需要注重安全工作，不仅是档案的安全，还有信息安全以及档案工作人员的身体安全，营造安全的工作环境。在管理工作中要注重检查档案的安全，尤其是注重档案流动中的安全防护，如保管、利用、复制、整理、数字化中等。还需要组织档案工作人员开展安全教育，提升他们的安全意识，更好落实档案安全工作。

5.清洁

档案库房管理人员平日里要注重定期清扫库房，节假日前需要全面的清扫，不留灰尘。在工作中不可以把和工作无关的物品带到库房中，不要在库房中堆放杂物，不能够喝水、吃东西以及抽烟。要注重库房的整顿、清扫，形成一项制度，让档案始终处于清洁的环境中。清洁在6S管理中也具有重要作用，要确保所有的文书档案在收集、整理中都是完整和干净的，为其他环节提供良好的基础。

6.素养

档案工作人员的工作态度会影响到工作的效果，档案工作并不简单，具有很强的技术性以及科学性，具有繁琐、细致以及复杂的特征，要确保工作的效率和效果，就对档案管理人员提出了更高的要求，要注重培养创新型专业人才，满足当前方案管理工作发展的需要。所以，医院需要注重档案人员队伍建设，提升他们的整体素质水平，要具备较强的团队精神以及综合能力，有效的落实档案工作，促进精细化管理的发展。档案管理人员需要具备的职业素质有知识、技能、价值观和态度，但是当前很多医院中的档案管理人员都不是专业的，有很多兼职现象存在，影响了档案管理工作的效率，因此，这就需要对档案人员的职业素养进行提升，树立良好的职业形象，进而提升档案管理工作的水平。

五、加强医院档案管理的策略

1.构建完善精细化的档案管理制度

要提升医院档案管理的水平，就需要先提升档案管理人员的管理水平，要构建完善的医院6S精细化档案管理制度，为他们的工作提供指导和约束。在对制度进行制定的过程中，需要结合当前医院档案管理部门的情况和需求，在此基础上科学的制定管理制度，还需要和过去的管理方式实施结合，让档案管理的规范性得到提升，在制度制定中还需要有效的融入6S精细化管理理念。医院还需要对之前的管理方法进行优化，对有关制度进行健全，抛弃不合理的制度，让新制度可以满足当前发展需要，促进管理工作效率和效果的提升。当前是信息时代，管理工作还需要和电子科技结合，促进电子档案发展，制定相应的管理标准，把其和传统管理方式实施结合，进而对医院档案管理制度进行补充和健全，提升部门的工作效率和水平。

2.強化档案管理责任体系

当前医院档案管理者需要改变以往的管理理念，创新管理方式，提升自己的意识，适应时代发展需要。医院的领导人员以及档案管理人员都要全面的认识档案管理工作的重要性，进而提升管理者的管理能力，充分发挥出医院档案的作用。要促进管理精细化水平的提升，全面落实档案管理工作，就需要加强有关的档案管理责任体系，清楚的规定和明确相关人员的责任，规定管理人员的职责情况，让工作能够有效、高效的开展，提升管理的质量。

3.精细化管理在医院档案归档中的应用

医院内部档案管理工作在具体开展中，精细化管理理念在应用时，对医院内部各种不同类型档案的归档、整合以及分类应用等具有非常重要的影响和作用。档案管理工作人员必须要与医院内部实际情况进行有效结合，对所有档案展开有针对性的收集、整合以及分类，同时还要最大限度保证档案当中的内容具有完整性、合理性以及科学性。由于医院本身具有特殊性，医院内部所有的档案资料相对比较多，涉及到的各种不同类型信息数据也非常复杂，因此，在档案管理工作开展中，必须要严格按照各种不同类型的档案展开有针对性的收集和整合。在实践中，要严格按照相关标准要求，落实规范化的管理制度，对各种档案进行分类别的保存和管理，这样有利于档案的查找、搜寻和浏览。与此同时，更为重要的一点就是效果结合实际情况，按照不同的等级进行档案分类归档以及划分，对整个档案的归档过程进行真实的记录。在归档中，要尽量避免档案出现丢失、破损等诸多问题。这样做的根本目的是为了保证档案后期使用时的效率、质量可以得到有效提升。按照不同类别进行划分，有利于为后期的查找和使用提供便利。由此可以看出，在当前医院内部的档案管理工作开展中，将精细化管理理念合理的应用其中，其根本目的是为了最大限度保证医院档案管理工作的合理性、细致性等可以得到强化，同时还可以保证现有档案的完整性、可靠性。除此之外，还要与医院内部实际需求进行结合，对传统档案管理模式进行不断完善和优化，这样才能够保证档案管理水平的有效提升，为医护人员日常医疗等各项工作的顺利开展打下良好基础。

六、结束语

综上所述，当前国家很重视档案事业的发展，医院需要全面认识到档案管理工作的重要作用，了解到这是一项长期任务，要对医院档案管理工作的整个过程实施细化分解，在工作中融入6S精细化管理理念，提升档案工作的规范性、科学性，为医院发展提供服务。

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（作者单位：济宁市精神病防治院人力资源部）