“互联网”+视域下高校学籍档案管理工作探讨

黄林 湖南吉首大学师范学院 湖南 吉首 416000

一、引 言

在高校的各项经营管理工作中，学籍档案管理工作是其中至关重要的工作内容。在“互联网+”的时代背景下，要针对学籍档案管理的工作模式和手段进行不断的改进和创新，进一步提升管理效率和管理质量，以此为学籍档案的保管和科学利用提供必要的保障。同时，有效节省时间成本，更有效地适应现代化的高效管理要求。然而值得关注的是，在现阶段的高校学籍档案管理工作中仍然存在一定的问题或者不足。对此，需要充分运用互联网新理念和新思维，针对当前管理过程中存在的问题进行深入分析，并进行根本上的解决，落实“互联网+”视域下的学籍档案管理对策，以此从根本上提升高校的档案信息化管理水平[1]。

二、高校学籍档案概述

高校学籍档案主要指的是高校学生在高校就读期间所呈现出的个人信息，主要包括学生的姓名，家庭住址，身份证号等相关方面的个人基本资料和信息，以及相对应的入学时间、学号、学籍情况等等，同时对于学生在校期间的各类表现也进行记录，包括学生的成绩奖惩、现实表现以及党团关系等等，这是一种对学生、对学校和社会都有保存价值的真实记录的材料。国家和社会在针对相关人才进行选聘的过程中，可以把学籍档案当做直观的依据，对于人才选聘有着比较重要的参考价值。

三、“互联网+”视域下高校学生学籍档案管理过程中存在的主要问题

目前，从整体来看，高校方面对于学生的学籍档案管理工作进一步加大重视程度，同时也有效实现与时俱进，针对传统的管理模式进行不断的改进和创新，有了一定程度的进步和成效。然而从具体情况来看，在“互联网+”的视域下，高校学生学籍档案管理工作仍然存在一定的问题或者不足，具体来说，主要体现在以下几个方面：

(一)归档内容比较陈旧、简单，不能充分满足社会的选才要求

学生的学籍档案有着至关重要的作用，档案归档范围一般涉及高校招生录取材料、军训鉴定表、学籍成绩、党（团）材料、奖惩文件、学年鉴定和毕业生鉴定等相关材料，此类材料能够为社会方面的人才选择提供重要的凭证。随着时代的发展和社会的进步，学生的学籍档案信息要充分满足多样化的要求。然而从具体情况来看，在档案内容方面所承载的信息相对来说比较简单陈旧，并没有全面性和系统性，不能对学生在校的具体表现进行客观全面的呈现，因此导致社会和用人单位的人才选择往往缺乏应有的凭证，不能通过对学生学籍档案的查询来了解学生的专业技能、综合素质、综合能力以及诚信观念和学习成绩等方面的内容，学籍档案中缺乏综合性的材料，由此导致学籍内容本身缺乏应有的针对性和可用性。

(二)归档工作比较滞后、不够及时

高校学生的学籍档案材料具有比较典型的原生性特征，学生受到应有的奖励或者惩罚所呈现出的资料内容，要在档案归档过程中进行及时有效的融入，及时做好归档工作，这样才能充分体现其时效性和针对性。然而从实际情况来看，高校的档案管理单位往往在学生毕业离校之后，才突击性地对档案进行整理，对于学生在校期间所呈现出的鉴定材料或者奖惩材料等等，往往分散在辅导员、教务员或者班主任手中。学生离校的时候才集中进行整理，此类情况呈现出比较明显的滞后性，很可能导致档案材料的丢失，不能呈现出归档工作的价值和作用，同时也不能为就业单位全方位、多角度地了解毕业生而提供必要的前提。同时，由于没有对转专业、降级学生的学籍档案资料进行及时有效的调整和更新，在这样的情况下就会使学生在毕业的时候可能存在找不到档案的现象，而这对于毕业生的档案转递工作会造成很大影响，使学生十分被动，对其就业和顺利工作会造成很大阻碍。

四、“互联网”+视域下高校学籍档案管理工作对策

(一)针对学习档案管理工作进行有效规范，建立健全更系统完善的管理机制和制度。

从当前的高校学籍档案管理工作情况来看，比较突出的问题就是档案管理制度和机制比较陈旧落后，与互联网时代背景下的档案管理要求不能充分适应。针对这样的情况，高校相关方面就需要充分结合《高等学校档案管理办法》的具体内容，从高校自身档案管理的实际出发，制定出系统完善的档案管理制度和机制，进一步明确相应的管理细则和工作措施，以此确保学生的档案管理质量能够得到显著提升。只有在管理程序、归档时间等方面都有具体的规定和要求，才能促进各项工作有序推进并完成既定的工作目标[2]。

除此之外，也要更有效地融入互联网技术，在制度中要进行明确的要求和规定，通过信息化技术手段的有效应用，为各项档案管理工作的规范有序发展提供必要的保障，在管理效率方面进一步提升，这样才能为进一步深入推进信息化技术的有效应用提供制度支持。

(二)利用信息化技术，通过互联网加模式，对于档案管理工作进行更有效的规范

在当前的高校学籍档案管理工作中，还有一部分学校仍然沿用纸质档案管理模式，针对这样的情况，就需要引导各类学校不断的转变传统的纸质档案管理模式，进一步充分应用信息化技术，确保“互联网+”模式能够得到进一步的有效应用和融合，充分构建纸质档案和电子档案有效融合的综合性学籍档案管理模式，通过现代信息技术的有效应用，在互联网平台上进行学籍档案信息的登记、流转、转递等相关操作，以此确保学生的学籍档案管理质量和效率能够得到根本上的提升。

高校相关方面也要针对纸质档案进行电子化处理，使其成为电子档案，这样能够在更大程度上确保档案的完整性、客观性和真实性，以此更全面客观的呈现出学生在德、智、体、美、劳等各个方面的客观情况。同时，要确保此类资料能够在互联网平台进行资源共享，使学生的查询更加及时有效，这样可以突破时间和空间的限制，学生毕业之后可以在任何地点查阅相关的资料内容，相关用人单位也可以更及时有效地掌握学生的客观情况，从而为人才的引进和任用等等提供必要的数据支持和参考。高校方面也可以开通往届毕业生的档案网上自助查询系统，这样能够充分体现出自动化、高效化的查询效果，以此更有效地缓解档案资料管理员对于往届毕业生档案进行查询的压力[3]。同时，档案管理人员要通过信息化技术的有效应用，及时有效地进行学籍档案的归档，对于电子档案信息进行更有效的维护，对扫描的电子档案，进行存储和录入，同时在线上和线下共同维护档案资料，以此确保学生各个阶段的档案资料能够体现出归档的及时性和应用的高效性，避免人为错误。

结束语

通过上面的分析，我们能够充分看出，在“互联网+”的时代背景下，高校学籍档案管理工作显得更为重要。需要关注的是，在具体的档案管理工作中也存在一定的问题或者不足，如：归档内容比较陈旧、简单，不能充分满足社会的选才要求，归档工作比较滞后、不够及时，电子档案网络化管理需要进一步提高和规范等。对此，应该切实提出和落实应有的解决对策，实现高校学籍档案管理工作的高质量发展，保证高校人才的培养。