基于信息化背景下推进烟草企业档案数字化管理的探索与实践

何召臣

摘要：“十四五”期间，对企业档案工作数字化管理要求是全流程、全范围、全方位，特点是电子文件要全归档、资源要全数字化。通过数字化转型，能够使档案工作具有更强地支撑能力，有力应对资源空间的挑战、服务能力的挑战和工作效率的挑战。当前，部分烟草企业的档案资料大多采用传统的模式，使用纸质文档存储在档案室中，并随之衍生出一系列问题和潜在隐患。通过将企业档案数字化管理，能够有效地提高档案信息处理时效性，极大地促进企业档案管理规范化、科学化、智能化发展。

关键词：档案管理转型;数字化管理;智能化

1 研究背景与现状

1.1 研究背景

档案是企业重要资源，具有不可再生性、稀缺性和唯一性。一旦损毁，将会造成不可估量的损失。档案管理数字化是信息时代的必然要求。“十四五”期间，对企业档案工作数字化管理要求是全流程、全范围、全方位，特点是电子文件要全归档、资源要全数字化。通过数字化转型，能够使档案工作具有更强地支撑能力，有力应对资源空间的挑战、服务能力的挑战和工作效率的挑战。因此，推进存量传统载体档案数字化，实现数字化转型，是企业档案管理工作“十四五”时期的重点任务。

1.2 现状

档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料。为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存和利用的问题。但是，长期以来，我们的档案资料大多采用传统的模式，使用纸质文档存储在档案室中，并随之衍生出一系列问题和潜在隐患。一是存在损毁的隐患。因火灾、虫蛀、受潮霉变、年久风化等因素造成纸质档案在保管过程中发生不同程度、不可逆转地损毁。二是耗费大量空间资源。目前，纸质文档一般存储在档案室里，对存储空间的要求较高，维护、使用起来也不方便。在对重要档案的备份管理时，需要耗费大量的人力物力，也容易造成档案的篡改、损坏或遗失。三是检索不便。档案数据作为一种原始信息记录，在未经整理的情况下难以被有效利用。同时，传统的纸质档案检索难度较高，为实现档案资源高效、合理利用带来较大难度。

在信息化背景下，多家档案部门都对档案数字化转型进行了有益探索。其中国家电网有限公司“互联网+档案”融合项目、中山市档案局数字化档案室建设、杭州信用档案模式都做出了一定成效，取得了良好的社会效果。

2 主要做法

2.1 档案数字化管理定义

档案數字化管理，就是把纸质文档通过扫描、录入等方式，将信息存储到计算机数据库中，实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。

2.2 拟开展的工作内容

首先，对企业全部档案按照标准进行整理、编码、盖章、制作目录、装订、装盒。其次，对文书档案和业务档案进行数字化加工。最后，将处理完成的数字档案数据导入本单位软件数据库内并完成数据挂接。

3 操作步骤

3.1 数字化加工基本流程

纸质档案数字化的基本环节主要包括：借卷登记、顺卷检查、档案扫描、图像处理、数据质检、对应检查、数据合并（格式转换）、数据挂接、数据验收、数据备份、光盘刻录等内容。根据实际需要，如档案数量较大，可采用服务外包的形式完成档案数字化加工。

3.2 关键节点操作要求

（1）档案整理、顺卷检查。对已归档文件进行检查完善，查漏补缺，对早先流水号编制不规范之处进行调整，使之符合档案管理系统目录建库的要求。同时将档案目录录入响应档案管理系统中，建立机读目录数据库。整理过程中区分扫描件与非扫描件，对特殊处理页面做出标示，登记在册，便于控制扫描质量。

（2）档案扫描。扫描过程主要包括五个步骤：借卷，拆卷，扫描，合卷订卷，还卷。

借卷：按实际数量填写详细的档案交接清单，并由双方负责人员签字。拆卷：拆除装订物，按顺序排列整齐。扫描：纸质档案扫描可采用黑白二值图像和彩色图像两种方式。页面为单色文字的纸质档案，采用黑白二值图像扫描;页面为多色文字图像的档案文件，可采用彩色图像扫描。合卷订卷：扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。还卷：归还档案，填写交接单。

（3）图像处理。图像处理主要包括纠偏、去污、拼接三个内容。纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正。去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。拼接：为保证档案数字化图像的整体性，对幅面分离的图像进行拼接。

（4）数据质检。数据质检主要包括以下四个方面内容：

对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，重新扫描。发现文件漏扫时，及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，及时进行调整。

3.3 注意事项

在提高档案资源管理和利用效率的同时，应加强对档案资源的保密和安全管理，避免因数据泄露而造成经济损失。应对档案管理建立安全识别体系和逐级审批机制，严格做到涉密信息不联网，对非涉密信息应设置查阅权限，严格遵守审批程序，保障档案资源安全。

4 启示

信息化背景下，改革传统纸质档案管理模式，推进档案数字化转型已成为时代的主流。通过推动档案数字化管理，能够较好地实现存储、使用数据信息智能化，极大地促进了企业档案管理规范化、科学化、智能化发展。

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