新时期行政事业单位档案的数字化管理研究

张元智

【摘 要】随着科技的不断发展，信息技术的应用范围变得越来越广泛。信息技术在行政事业单位的应用主要表现为档案的数字化管理。就行政事业单位而言，传统的档案管理存在较多弊端，因此需要将数字化档案管理应用到行政事业单位中。本文从档案的数字化管理对行政事业单位的作用入手，对新时期行政事业单位档案的数字化管理进行研究。

【关键词】新时期 行政事业单位 档案 数字化管理

档案是信息资源中的一种，它是个人、机关或组织在社会活动中形成的以一定形式存在的历史记录。档案的有效管理对行政事业单位的长远发展具有一定的促进作用。随着科技的不断发展，信息技术被应用到行政事业单位的档案领域，形成档案的数字化管理。

1 新时期档案的数字化管理对行政事业单位的作用

档案数字化管理对行政事业单位的作用主要表现在以下三个方面：

1.1 档案数字化管理能够提高行政事业单位档案的利用率

目前，我国部分行政事业单位仍然使用传统的管理方式对档案进行管理，在这种管理方式中，档案是以纸质形式存在的，管理人员将档案存放在指定的位置。运用这种管理方式对档案进行管理的缺陷主要表现为，当管理人员需要找出某个或多个特定的人员的档案时，需要花费的时间较长，传统档案管理方式的档案利用率较低。档案的数字化管理能够有效提升档案的利用率，如果需要找到某份档案，只要在电脑中输入关键词，就可以将所需档案快速找出来。就档案的储存工作而言，行政事业单位的相关人员可以通过对档案信息的输入快速完成储存工作，这种储存方式节省了档案储存空间[1]。

1.2 档案数字化管理能够提高行政事业单位人员的工作效率

纸质档案的储存工作和管理工作需要花费的时间较多，这种管理方式降低了行政事业单位档案管理人员的工作效率。相比之下，数字化档案管理的储存、归档、查找以及管理工作更加方便快捷，它提高了档案管理人员的工作效率。

1.3 档案数字化管理能够提高行政事业单位的经济效益

就纸质形式的档案管理工作而言，一份档案在进行储存之前，需要使用的纸张数量较多，就行政事业单位的整体人数而言，使用纸质档案造成了一定的资源浪费。与传统的档案管理方式相比，数字化档案管理过程中不涉及纸张的使用问题，这种管理方式需要的成本较低，因此可以从一定程度上提高行政事业单位的经济效益[2]。

2 档案的数字化管理在行政事业单位中的应用基础

与传统的管理方式不同，将数字化档案管理应用到行政事业单位中需要建立在一定的基础上。目前，行政事业单位数字化档案管理已经具备的条件主要包括以下几种：

2.1 计算机网络硬件的发展

数字化档案管理需要建立在一定的计算机网络硬件基础上。目前，计算机在我国行政事业单位中得到了较高程度的普及，这种普及为数字化档案管理的实现提供了物质基础。除此之外，近年来，计算机网络建设和通讯技术的不断发展，也为行政事业单位数字化档案管理的实现提供了有利保障。

2.2 档案管理软件的发展

目前，已经存在的档案管理软件已经达到数千个。这些档案管理软件包含档案信息的收集、整理、检索等多项功能，因此，这些档案管理软件的运用可以有效促进行政事业单位数字化档案管理的实现，进而提升行政事业单位的档案管理效率和管理质量。

2.3 数字化档案管理人才

数字化档案管理人才是行政事业单位的档案实现数字化管理的重要条件之一。档案的数字化管理在管理人员的计算机网络知识和相关操作能力方面提出了更高的要求。行政事业单位中的档案管理人员的学历较高，他们的学习水平较高，对此，行政事业单位需要对档案管理人员进行有针对性的培训，提升他们的计算机操作能力，使其更加满足档案的数字化管理需要[3]。

3 促进行政事业单位档案数字化管理发展的主要措施

3.1 促进档案管理人员数字化档案管理意识的树立

行政事业单位档案管理人员数字化档案管理意识的树立，能够从一定程度上对档案数字化管理产生促进作用。数字化档案管理意识的树立应该结合数字化档案管理知识的学习同时进行，行政事业单位的管理人员需要通过自身意识的树立、专业技能水平的提升，提高档案的数字化管理效率[4]。

3.2 促进行政事业单位档案管理规范化的实现

就行政事业单位而言，档案管理的规范化能够从一定程度上促进数字化档案管理的发展。为了更好地实现档案信息的共享，行政事业单位应该制定统一的标准，对档案信息的交换、共享等工作进行规范，提升数字化档案管理的效率。

3.3 促进文书和归档处理数字化的实现

在行政事业单位中，文书工作占据了较为重要的地位。档案与文书工作之间的联系较为紧密，文书的质量能够对档案成果相应影响。如果文书质量较低，那么该行政事业单位的档案成果较低。传统的文书是以纸质形式存在的，随着行政事业单位相关人员工作强度的增加，文书文件的数量随之增加，这种情况会对文书的管理工作带来一定的困难，数字化文书管理则可以提升文书管理人员的工作效率。数字化档案管理还能减少归档时间，减少人力、物力资源的浪费[5]。

3.4 对数字化档案管理中的档案信息安全进行提升

就行政事业单位而言，档案信息安全是档案管理工作中的重点。在传统的档案管理工作中，由于管理人员的失误、管理方式的复杂等原因，常常导致档案信息丢失、受损等问题，运用数字化管理方式对档案进行管理，运用档案备份、对档案管理软件进行自动杀毒、设置防火墙等措施，有效保证档案信息的安全。

4 结语

计算机网络硬件和软件的发展、数字化档案管理人才是行政事业单位档案实现数字化管理的基础。将数字化档案管理在行政事业单位中的应用具有一定的优势，这些优势主要表现为提升行政事业单位的档案率用率、档案管理人员的工作效率以及提升行政事业单位的经济效益。

参考文献：

[1]梁景秀，张婧.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].东方企业文化，2014，17：370.

[2]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望，2015，33：177.

[3]何杏仪.关于新时期事业单位档案的数字化管理的探讨[J].南方论刊，2012，04：78-79.

[4]吴丽丽.试论新时期事业单位档案的数字化管理[J].长江丛刊，2015，34：103.

[5]郑勇.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].中国管理信息化，2015，21：199.