公共部门人力资源信息系统应用研究

王玉超

摘要：人力资源信息系统是人力资源管理信息化发展的产物，在公共部门建设应用人力资源信息系统有利于人力资源效用的充分发挥，有利于为社会提供更优质的公共产品和服务。当前公共部门传统的人力资源管理模式已不能适应新形势下的人事管理需要，亟需开发应用满足实际管理要求的人力资源信息系统，合理规划人力资源信息系统的应用策略，推動公共部门人力资源管理模式改革创新。

关键词：公共部门;人力资源管理;信息系统

人力资源信息系统（HRIS）是利用信息技术对人力资源进行管理和开发的电子系统，能够有效促进人力资源管理的科学化和高效率。在信息技术与人力资源管理融合发展的背景下，多种人力资源信息系统被研发并广泛应用于各个部门，尤其是在企业取得了较好的实践效果，为公共部门的人力资源管理信息化建设提供了契机。基于先进的信息技术建立适应社会发展需要的人力资源信息系统，能够促使公共部门人力资源管理的规范化和精细化，从而更好地发挥人力资源的使用价值，服务社会公共利益需要。

一、公共部门人力资源信息系统效用分析

人力资源是经济社会发展的第一资源，行政事业单位、医院、学校等公共部门集聚着大量高素质人才，承担着公共管理和公益服务的重要职责，公共部门人力资源的价值发挥程度直接关系着公共利益的实现，将人力资源信息系统应用于公共部门对组织发展和个人成长进步等都具有重要意义。

（一）有利于提高人事信息管理效能

传统的人事信息管理习惯使用纸质档案，在制作、收集、保存、查阅上都较为繁琐，且容易造成工作重复和资源浪费。人力资源信息系统则借助计算机软件和网络技术，突破了时间和空间上的限制，实现了人事信息的自由传输和动态更新。将人力资源信息系统应用于公共部门，通过人事数据的全面搜集和处理建立起电子档案，不仅能帮助管理者快速了解和维护职工信息，还能实时了解每个职工的工作状态、工作成果，从而将职工的基本信息与工作实绩进行动态整合，方便快捷地对职工进行跟踪管理，大大提高管理者信息处理的工作效率，降低在信息处理上投入的时间和资金成本。

（二）有利于优化人力资源管理质量

目前公共部门的人力资源管理模式信息化程度不高，管理者要将较多的精力用在人员招聘、职工考勤、绩效考核、工资发放、培训教育、岗位调动等事务的筹划和具体实施上，日常事务较为机械重复，大量工作仍然采用手动作业方式，工作效率和管理水平不佳。人力资源信息系统具有电子化、智能化的管理功能，可以帮助管理者快速准确地获取所需信息，自动生成职工人力资源数据报表，为管理者开展工作和领导层决策提供有力支持，有效提高人力资源管理的质量，实现日常人力资源管理的规范化和高效化。人力资源信息系统科学的管理方式还能将人、事有效结合，针对性制定人力资源管理方案，在职工职位变动、薪资管理等方面合理设定，促进单位内部人力资源的优化配置。

（三）有利于平衡人才资源供求关系

公共部门受限于单位传统的等级管理方式，在职位晋升和薪资待遇上对高素质、高层次人才的吸引力都不强，因人力资源管理不善造成的人才流失也很多。人力资源信息系统解决了传统人事招聘上的信息不对称问题，借助互联网实现人力资源数据库和职位需求数据库的双向连接，既能为公共部门筛选出符合岗位所需的紧缺急需人才，又能为寻找期望工作岗位的人才提供更多机会，在双方充分沟通的情况下更能达成合作意向。通过大数据分析，公共部门可以制定更加透明公平的招聘条件，根据市场行情和人才心理预期确定合理的薪资水平和相关待遇，以此吸引专业人才的关注，在人才引进后利用人力资源信息系统制定个性化职业发展规划，充分发掘人才专业优势和个人特性，提供成长进步通道，激发他们的工作热情和创新精神，提高人才与岗位的匹配度和稳定性，实现人才资源供求关系的动态均衡。

二、公共部门人力资源信息系统的模式建构

开发应用公共部门人力资源信息系统，是人力资源信息化管理模式的落脚点。这就要求在人机互动的基础上对人力资源进行信息整合与科学分析，在掌握整体人事信息的前提下统筹谋划，合理设置系统模块和管理功能，使信息化技术和先进管理理念有机结合，促进人力资源管理水平的提升。

（一）搭建人力资源信息管理平台

人事信息是人力资源信息系统的基础，公共部门的人力资源管理要从信息处理方面着手搭建管理平台。首先，加强基础设施建设，合理增加资金投入，采购安装适当配置的计算机、服务器等硬件设备，对人力资源信息管理设施进行更新换代;其次，创建人力资源电子数据库，要确保人事信息的准确全面，统一规划人事信息采集流程，确定信息采集的内容，在信息采集时要统一格式标准，做好数据的转换和保存，保持数据源的一致性;再次，及时对信息进行更新维护，实行人事信息的动态管理，在对信息的可靠性核实的前提下，根据实际情况及时更新维护职工信息;最后，对已有的数据进行整合，既包括对个人涉及管理内容的所有信息进行整合，也包括各管理内容所有职工的信息整合，在信息整合过程中要兼顾管理要素之间的有机衔接与信息联通。

（二）完善信息系统内容与功能设计

人力资源信息系统需要借助功能模块实现整体管理效果，因此要重视系统内容和功能设计，为系统应用和维护打下良好基础。首先，配置管理功能模块，主要有职工信息管理模块、绩效管理模块、薪酬管理模块、岗位管理模块、培训开发模块等，动态智能管理职工的个人信息、工作绩效、薪资待遇、岗位及职务、培训情况等;其次，确定事务处理流程，对各功能模块进行链条式管理，各功能模块既相对独立又整体关联，实现数据的分类处理和资源共享;再次，加入职工意见反馈板块，用于搜集、整理关于人力资源管理和信息系统改进的意见;最后，设计人事决策支持子系统，在信息集成和模块整合的基础上对职工各项指标及综合评价进行定量和定性分析，对组织机构和内部人事结构优化提出建议，为领导层的人事决定提供依据。

（三）开发人力资源管理软件程序

公共部门人力资源管理不同于企业，在人力资源管理上带有体制色彩，具有编制化管理特点，因此不宜直接选用企业使用的人力资源信息系统，而是要根据自身条件开发符合实际管理要求的人力资源管理软件程序，保证信息化管理的适用性。软件程序开发是建立人力资源信息系统的关键，应做好需求调研，并从信息化知识、技术、产品、管理等方面提出可行性方案，邀请专家对方案的可操作性、实用性进行充分论证，通过招标方式聘用软件公司开发设计，融合运用互联网、区块链、大数据、云计算等先进信息技术，注重对信息采集、汇总、分析、处理、利用程序进行准确性、兼容性和稳定性测试，在后续工作中还要做好软件程序的维护和调试，深化应用提升工作，完成转运支持和系统验收。

三、公共部门人力资源信息系统的应用策略

人力资源信息系统是信息化时代管理手段的改进和优化，从本质上来说是管理者的辅助工具，只有将信息系统应用于实际管理过程才能实现卓有成效的管理，因此公共部门要从整体视角确定实施策略，发挥其最大效用。

（一）转变思想确立信息化管理理念

公共部门长期依赖建立纸质档案进行人力资源管理，工作琐碎重复，在人事使用问题上主观性强，管理工作往往陷入文山会海之中，信息化建设较为滞后。在新时代，人力资源信息化管理是必然趋势，公共部门的领导层和管理者应认识到传统的管理模式已不能适应信息化社会的管理需要，应与时俱进更新管理理念，从长远和发展的角度对待人力资源管理工作，不断学习信息技术知识，树立信息化管理观念，积极参与人力资源管理信息化建设规划设计，用战略眼光开发应用人力资源信息系统，提高管理效率。

（二）以人为本建设高素质管理队伍

人力资源信息系统的开发和应用都需要既懂技术又懂管理的人才队伍来支持，这样才能使每一项计划得以落实。培养专业的信息化管理人才。首先，要做好人员筛选工作，选拔责任心强和有信息管理和人力资源管理专业背景的职工作为重点培养对象;其次，要开展多渠道的培训活动，丰富信息化管理的知识储备，通过邀请技术和管理专家现场指导、参加网络平台教育、外地参观学习等方式进行全方位的培训，提高管理者工作技能和综合素质;最后，要强化信息技术水平和实践管理经验，让管理人员全程参与人力资源信息系统的设计、开发、测试、应用、维护、优化工作，做到对信息系统充分了解和熟练操作使用。

（三）持续改进适应人事管理需要

公共部门人力资源信息系统的应用是一个渐进完善的过程，应根据公共部门管理体制改革进展、单位综合管理情况和人力资源管理的个性化需要进行设计开发，使其更加适应人力资源管理的形势要求。一方面，顺应时代发展潮流引进信息系统建设所需的先进设备和高新技术，开发更加智能化的管理软件程序，在职工信息管理、劳动关系管理、薪酬管理、绩效考核上实现数据自动计算和精确分析处理;另一方面，结合实际需要不断优化信息系统的内容、功能模块以及系统操作使用规则，使系统过程化控制更加科学，管理流程更加成熟，从而更好发挥对人力资源管理的支撑作用。

（四）健全规则强化系统运行管理

公共部门的人力资源管理具有相对稳定性，人力资源信息系统投入使用之前就应在操作规范和使用规则上予以明确，未经授权不得随意调用。首先，制定科学合理的信息管理规章制度，严格调取、修改、查阅等信息使用程序，确保信息数据使用具有规范性;其次，优化人力资源信息化管理流程，结合人力资源管理规定和系统程序对职工招聘、培训、考核、任职、薪资等多种管理事项进行流程梳理，使其与信息系统更加契合;最后，加强信息系统保密管理，通过设置防火墙、数据加密等技术、定期进行维护等方式提高人力资源信息系统的安全系数，保证信息资源的安全完整。

（五）统筹规划服务组织整体发展

人力资源信息系统是公共部门进行人力资源管理的重要手段之一，作为一种管理工具服务于单位的整体发展。人力資源管理信息系统是公共部门信息管理系统的一个子系统，在开发和应用时要注意与OA办公系统、财务信息系统等其他信息系统的程序兼容，做到系统之间的信息流通和有机衔接。人力资源信息系统作为公共部门信息化建设的重要一环，需要从整体的维度进行长远的统筹规划，根据单位的发展战略目标和技术水平进行分析和评估，做好顶层设计，分阶段制定科学合理的目标，服从总体发展规划，充分把握现有资源，达到人力资源管理的最佳效果。

四、结语

人力资源信息系统在公共部门的应用，不是单一的技术推广，而是一种全新管理模式的创新。公共部门人力资源管理信息系统的构建需要综合利用计算机和网络通信等先进的信息技术，做到人事信息的集成管理、内容及功能模块的齐全完备、软件程序的适用可靠，以此夯实人力资源管理信息化的基础。在人力资源信息系统的运用上，应树立信息化管理理念，培养既懂信息技术又会管人管事的专门人才，并根据形势需要对信息系统进行改进提升，不断完善其运作规则，善于从全局谋划，在技术和制度上推动综合管理的改进提高，进而强化公共部门的软硬实力，为社会创造更多价值。

参考文献：

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（作者单位：滕州市行政审批服务局公共资源交易中心）