高校年鉴编纂机制创新与实践路径

王 琴

（北京电子科技职业学院 北京 100176）

高校年鉴属于逐年编纂、连续出版的工具书[1]，该类工具书应全面、系统、翔实地编纂学校年度变迁发展状况、教学、科研、管理、社会服务等方面重大事件、主要成果、有价值的统计资料等。 随着国家高等教育事业的快速发展，为了高效汇集各层面工作信息，更好地服务学校发展，各高校围绕提高年鉴编纂质量问题开展了多角度的探索和实践。 北京大学构建了党校办综合协调、建立各参编单位主管领导负责制、选聘各参编单位业务骨干担任复审编辑的三维工作体系[2]；河南财经政法大学从用户需求角度出发，立足年鉴编纂数字化平台探索建立校内协同或联合编研机制[3]；李娟、罗应梅等建议从加强组织保障、强化业务培训、建立激励机制等方面着手，达到提高年鉴条目内容规范性、激励参编人员工作积极性的效果[4][5]。

上述研究均是以高校年鉴编纂传统机制为前提展开，本文在分析高校年鉴编纂传统机制及存在问题的基础上， 以北京电子科技职业学院为例，论述高校年鉴编纂工作的机制创新和实践路径问题，认为通过重新定位部门职能、优化编纂流程，可以有效解决高校年鉴编纂队伍不稳定、供稿水平参差不齐、编纂周期过长等问题，以提高年鉴编纂工作的规范性和时效性。

一、高校年鉴编纂的传统机制及存在的问题

高校年鉴编纂工作传统的运行机制是：由学校年鉴编委会统一领导，编辑部门牵头负责，各业务部门根据编纂任务要求提交资料。 编委会负责提供条件保障，牵头部门负责确定年鉴体例并审核上交的资料，业务部门提供具体条目内容。 这种传统机制下高校年鉴编纂工作的突出特点是 “编委领导，众手成书”。 当然，这种管理机制既推动了年鉴编纂工作得以落实，又很大程度上保证了年鉴内容比较全面完整。 但实践证明，这种管理机制也导致高校年鉴存在着难以避免的问题。

当前，各高校年鉴编纂机制普遍存在以下几个主要问题：

（一）内容欠规范

由于高校年鉴的编纂是“众手成书”，高校供稿单位少则几十个，多则几百个，参与撰稿人员可能涉及近百人。 且参编人员均非年鉴编纂专业人员，即使在编纂工作启动时会进行业务培训，但是大家理解角度千差万别，文字水平参差不齐，又都是兼职此项工作， 因此必然出现年鉴内容欠规范的问题。 有的供稿单位直接提交《年度工作总结》作为年鉴材料，重点工作特色不能显现，各部门供稿内容风格和繁简程度不一致，严重影响年鉴整体质量。

（二）信息可利用度低

高校年鉴工作受重视程度低是毋庸置疑的普遍现象。 参编人员多是基层工作者，把握部门整体工作的高度、视野和全局意识的水平不一，导致年鉴条目内容在信息梳理和表述方面差强人意。 具体表现为：相关信息点缺项，条目多表述某个环节，而缺乏宏观的综合梳理，表述内容偏于主观性，缺乏客观性等等。 因而削弱了条目内容的参考价值，难以发挥高校年鉴在资政、宣传等方面的实际效用。

（三）编撰周期不确定

高校年鉴工作涉及部门及人员众多，基层供稿单位工作量、工作特色、重视程度、编纂水平的差异给负责统稿的编辑部门带来很大的编纂难度，业务指导交流、稿件审核修改都耗费大量的时间。 另外，年鉴编委会、基层供稿单位、供稿人等各个环节相互牵制，经常出现交稿拖延现象，导致年鉴编纂、出版周期长，严重影响了年鉴的时效性[6]。

二、高校年鉴编纂机制创新与实践路径

鉴于以上问题，北京电子科技职业学院档案室努力创新年鉴编纂工作机制、积极探索实践路径，重新定位编辑部门和业务部门的工作职能，充分发挥编辑部门在编纂业务能力方面的优势， 缩短编纂周期，提高编纂质量。 具体机制创新与实践路径内容如下：

（一）调整部门职能，发挥编辑部门业务优势

1.编辑部门承担主体工作职能

通常年鉴编辑部门主要负责以下工作：拟定年鉴体例框架、下发组稿通知、对参编人员开展业务培训、汇集并审核业务部门上报资料，最后将核准无误的材料合成初稿提交编委会审定。 学校档案室调整了编辑部门的工作职能，将原来由业务部门承担的年鉴条目拟写工作调整为由编辑部门承担，主体编纂工作关口前移， 掌握年鉴编纂工作主动权。档案室落实条目拟写工作流程如下：首先，形成分目框架。 按照学校年鉴编纂体例框架，根据各部门提交的年度档案资料梳理出重点工作，形成各部门年鉴内容的分目框架。其次，拟定条目内容。进一步深入挖掘，从学校年度工作要点、工作总结、校发文、各部门工作总结、各部门负责人年度工作报告、官网宣传稿件等材料中梳理出各部门的条目信息，并按照年鉴条目编写要求拟写出条目标题和具体内容。 在拟写条目内容时，对那些需要相关业务部门补充或者核准的信息点，在需要补充信息的位置留出空格，对需要核准的信息添加标注，说明核准要求。 部门职能的调整使得学校档案室立足学校全局统筹各部门重点工作的职能优势和编辑条目的业务优势得以充分发挥，档案室为业务部门提供的不是千篇一律的工作要求， 而是一份份个性化的“填空题”版年鉴初稿，其中涵盖了各部门机构和人员信息、重要业务工作、特色工作，而且体例统一。这样既满足了年鉴内容详实全面的要求，又大大提高了年鉴内容的规范化程度。

2.业务部门承担辅助工作职能

学校年鉴编辑部门承担起拟写年鉴条目等关键任务，业务部门的工作职能由负责提供年鉴稿件简化为确认年鉴内容和核实关键信息。 工作职能的转换有效为业务部门“松绑”，大大减轻了业务部门的工作量。 具体流程如下：首先，编辑部门将“填空题”版年鉴初稿分送至各业务部门负责人。 其次，业务部门负责人在规定时间内完成确认本部门条目内容、核准数据信息的工作。 最后，各业务部门负责人签字确认并将成稿反馈给编辑部门。 业务部门的编纂工作简化为“做填空题”，不仅激发了他们参与编纂工作的积极性，更重要的是有效缓解了交稿拖延状况，缩短了编纂周期。

（二）优化工作流程，提高年鉴编纂整体效率

1.缩减业务培训和初稿收集工作环节

通过创新编纂机制，整个编纂工作的重点任务集中由我校档案室承担，对应的参编人员也由原来的各业务部门工作人员缩减为各业务部门负责人。原来业务部门提交年鉴初稿的任务被删减了，相应地，也不需要各业务部门的工作人员承担稿件拟写工作。 因此，自然缩减了对参编人员开展编纂业务培训和编辑部门收集初稿的工作环节。 编辑部门的工作职责是提供内容全面、 格式规范的年鉴初稿，业务部门负责人的职责是对年鉴条目内容把关，补充和核准信息，双方职责更加明确。

2.优化工作流程，提高编纂效率

缩减了业务培训和初稿收集工作环节之后，高校年鉴编纂工作流程优化为：召开年鉴编纂工作部署会——编辑部门拟定年鉴 “基础版”——提交业务部门负责人核实补充信息——返稿至编辑部门校对——提交编委会审阅——定稿，这一流程显然比传统机制管理流程更简明。 同时，年鉴内容梳理、条目编写这些决定编纂质量、影响编纂周期的重点环节都集中在编辑部门，编辑部门掌握了决定年鉴质量、控制工作节奏的主动权。 以前导致编纂周期延迟的因素，例如参编人员延迟交稿、编辑人员反复审稿等，也得以避免，有效提高了年鉴编纂工作效率。

（三）创新年鉴编纂机制需注意的事项

1.提高服务效果，强化年鉴编纂意识

编辑部门要树立“编以致用”的理念，通过深入了解业务部门的工作需求， 精心设计年鉴体例框架，使这本“工具书”成为业务部门开展常规工作离不开的权威“参考书”。 例如有的高校年鉴设置校址变迁、机构沿革、校庆活动、人物专题等特色栏目，使用户能够快捷获取学校整体情况和特色工作的信息[7]。 年鉴的实用价值越强，越能够激发业务部门配合落实工作的动力，进而强化重视年鉴编纂工作的意识。

2.提升业务能力，提高年鉴编纂水平

年鉴编纂主体任务前移，编纂质量和水平很大程度上由编辑部门来决定，对编辑人员的业务能力提出更高要求。 一是全局意识。 编辑人员要有从全局视野把握学校工作，不仅要熟悉学校年度工作重点， 更要广泛研究高校教育改革的政策和制度，以国家和地方落实教育教学改革的政策为依据，梳理学校年度工作具体实践，确定年度工作重点内容和特色成果，避免因个人认识能力局限造成年鉴展示内容不全面的问题。 二是发展意识。 编辑人员要从发展的角度梳理业务部门的条目内容，通过连续编纂的年鉴，展示出业务工作前后相续的连贯性和发展变化的脉络。 例如校企合作是近年来职业教育改革的重点，编辑人员在拟定条目的时候要注意挖掘不同年度校企合作工作的变化情况，为使用者提供系统、全面的参考信息。三是专业意识。编辑人员还要不断提高编纂业务能力， 使框架设计更科学，条目撰写更规范，条目内容更准确，以优秀的专业水准带动各业务部门高质量完成编纂工作。

结 语

编纂高校年鉴的目的是通过汇集学校年度教学、科研、管理工作的重大事件、重要成果和各层面统计资料，客观展示学校改革发展历程，发挥资政、育人等作用。 提高编纂质量是实现这一目的的核心要素，我们从创新高校年鉴编纂机制的角度进行探索和实践，积累了一些经验。 在创新驱动大背景下，高校年鉴编纂工作者仍需深入思考，从体例框架和呈现形式等方面继续创新，高质量完成年鉴编纂工作，为学校改革发展提供坚强助力。