加快推进档案信息化建设的几点思考

蔡冰

摘要：加强档案信息化建设是如今档案工作满足社会发展需要的必然选择。所以，若是想加快档案信息化建设的速度，就应该通过合理的统筹规划、档案管理制度的完善、信息资源的有效整合等诸多方式，将档案管理系统和安全管理体系纳入到信息化建设中，并对工作人员进行严格的培训，只有如此才能够为档案信息化建设提供充足的人才支撑。基于此，笔者将结合自己的经验，就加快推进档案信息化建设的策略进行分析，希望可以为相关人士提供一定的参考和帮助。

关键词：档案管理;信息化建设;有效策略

档案信息化建设主要是指各个档案部门在我国宏观调控与合理引导下，应用先进信息技术，对档案资源进行全面的收集、归纳、分析及运用，其是如今时期各大档案部门需要完成的一项重要工作。以宏观的角度来说，档案信息化建设属于一种较为繁琐且复杂的工作。加快档案信息化建设能够推动档案管理事业朝着科学化和现代化的方向不断发展，还可以增强工作人员的专业能力与职业素养，帮助电子政务、电子商务甚至是社会工作实现智能化管理，让档案工作可以为各个企业和国家提供良好服务。

一、统筹规划加强管理制度的建设

（一）完善运行机制

若是想把档案信息化建设工作完全融入到各级党委、有关部门或者是事业单位开展的信息化建设环节中，让档案信息化可以和我国国民经济甚至是社会发展目标一起进行[1]。就需要让各个档案部门和相关的信息化建设部门进行密切的交流，主动加入到当地的网络建设项目又或是电子商务项目中。最为关键的是，档案部门应该提高自己原本的数据库建设速度，把大量文件资源当做关键依据储存到整个数据库，同时将其纳入到有关部门的电子政务格局内，让档案的储存和运用都能够满足相关的标准与要求。

（二）优化管理标准

如果想推动档案信息化建设工作更加顺利的开展下去，就应该建立完善的标准与制度。档案信息化建设的基本目标就是达成各项信息和数据的共享，因为受到以往档案管理方式带来的影响，就導致如今的档案信息化管理的要求和规定较为繁琐且复杂，若是想确保信息系统获得科学合理的应用，保障信息数据有着较高的安全性，就应该进行统一的规划、建立完善的标准、做好数字档案馆的建设、完成信息资源的归档处理等等，只有如此才能够慢慢形成健全可靠的安全机制，为将来档案信息的共享铺垫牢固基础。

二、建立档案信息数据库

（一）通过计算机技术建设数据库

各地区内部的档案馆需要加快目录中心的顺利建设，同时利用网络技术达成资源的交换或者是共享。具备一定经济基础的档案馆，还能够和周围的省市、地区的档案馆共同合作，完成档案目录和档案数据的互通及共享，如此就可以在更大的领域内进行信息资源或者是数据资源的传输。

（二）主动推进多媒体数据库建设

建立专门的档案目录数据库，利用新型的接收方式又或是信息化等形式，就可以让馆藏照片、影像带以及录像带被传输到数据库中，建立起更加完善、可靠、安全的数据检索库，如建设出完善的拥有一定特色的交通档案信息库，以此来增强档案检索工作的实际效果和质量[2]。并且，还应该主动建设有着地方特色的数据库，如重点工程、河道建设、声像档案等等。

（三）推进信息资源的二次开发

相关档案部门需要对各个保存的档案做好细致的研究和分析，如此就能够增强档案本身的应用价值和应用效率。另外，档案管理部门还能够通过各种各样先进技术让档案本身的应用效果获得提升，如借助网站平台上传各个类型的档案信息，让越来越多的用户可以对档案的价值和作用有着清楚地了解，真正达成资源的最大化应用。

三、构建档案信息安全保障体系

计算机设备出现严重的故障、存在病毒侵袭的情况、用户错误操作等因素都会对整个计算机系统本身的安全产生巨大威胁，还会致使已经被保存的数据信息逐渐丢失或者是损坏[3]。所以，信息安全确实是档案信息化建设最为关键的构成内容。档案信息和普通的信息有着较大不同，其记录着党与国家开展重大会议或者是活动的整个过程，最为关键的是，档案中的某些内容还包含着国家机密和重大事件，如政治经济、科学技术、军事发展等较为敏感的信息，拥有着高度的隐秘性和限制性。这部分信息如果被违法人员盗取和利用的话，就必定会对国家的安全造成影响，严重的情况下，还会损坏大众的利益，让社会出现混乱。所以，对档案信息安全进行严格的管理，是如今档案信息化建设中的关键构成内容，一定要将档案安全管理归纳进整个信息化建设环节中，制定出完善的资金、技术保障体系，并通过安全技术标准的设立，保障档案数据或者是档案系统有着高度的安全性。此外，还应该对网络平台上的内容和信息进行全面的审查，避免出现泄密和失密的情况，做好内部管理工作，将安全责任制度一一落实下去，保障所有工作流程涉及到的档案都体现出较强的安全性，能够万无一失。

若是想保障档案本身的安全和可靠，相关管理部门就需要应用以下多种方式：其一，在计算机硬件上通过各种先进的技术方式彻底隔绝安全隐患，如此就可以确保系统运行有着高度的安全性，如能够装置防火墙软件，避免病毒或者是违法人士的入侵。其二，制定出完善的管理机制，加强各个项目的管理，保障信息长时间处在流畅的状态中，有着高度的安全性或者是可靠性，如对于某些较为敏感的信息和数据来说，不能直接将其上传到网络平台上，尤其是包含有国家机密的内容，严禁任何人员将其发布在各大网络上。其三，对档案工作人员进行严格的管理，让他们形成“信息安全、人人有责”的良好理念和意识，组建出一支高素质、高能力的工作队伍，可以自觉遵守档案规则，不会出现知法犯法的情况，让电子档案的应用有着明显的安全性，能够被越来越多人员所注重。

结束语：总而言之，若是想提高档案信息化建设的速度，就应该不断克服信息化建设环节中存在的各种问题和阻力，加强档案部门的管理，增强工作人员的认知，提高他们的风险意识和安全意识，深度研究且分析档案管理技术，并将安全责任一一落实下去，组建出高素质、高能力的人才队伍，更有效的控制风险。并对运行机制、管理制度进行优化，建立专门的数据库，对信息资源做好二次开发，构建出完善的档案信息安全保障体系，只有如此才可以确保档案信息有着高度的安全性，不会出现严重的损失和后果，确保档案信息化建设工作更加顺利的开展下去。

参考文献：

[1]陈聪.关于加快推进档案信息化建设的几点思考[J].机电兵船档案，2021（05）：34-36.

[2]卢晓茜.加快推进档案信息化建设进程的几点思考[J].机电兵船档案，2015（03）：57-59.

[3]张瑞霞.关于加快档案信息化建设的几点思考[J].科技情报开发与经济，2012，22（23）：101-103.