档案室档案管理中计算机技术的应用研究

林惜顺 中共东山县委机关综合事务保障中心

目前，档案室档案管理也成为人们所探讨的焦点，因为这直接关乎行业发展，而随着科学信息技术水平的不断提高，计算机技术也被各行各业所应用，也被应用在档案管理中，且获得了令人称赞的成绩和效果，该技术的应用能够提高工作人员工作质量，也能够避免问题的出现。笔者也根据自身多年工作经验，针对档案室档案管理现状进行分析，也提出一些优化策略，希望能够切实的将计算机技术融入在档案管理工作中。

一、档案室档案管理中计算机技术的应用价值

（一）有助于档案归档

随着行业发展规模的扩大，档案室管理人员也开始认识到计算机技术应用在档案管理中的价值，它有助于档案归档，具体我们从以下分析[1]。第一，由于档案管理工作所涉及的内容比较多，传统人工管理方式不能够提高工作质量，所以此时可以将先进的计算机技术应用起来。其中技术的应用，有助于帮助档案管理人员更好地展开档案信息收集工作，进而提高工作质量和效率。第二，先进的计算机技术应用于档案管理工作中，也能够确保档案数据信息的真实性与完整性，进一步为决策人员决策工作带来数据上的支持，同时技术的应用也能够省去一些不必要的麻烦，如此一来，得以推动档案管理工作有序进行。

（二）有助于资源共享

企业在实际档案管理过程中，将先进的计算机技术应用于其中还有助于资源共享。本身是档案室发展规模的扩大，档案管理工作量也逐渐的加大，所以为了保障资源信息得到实时共享，管理者更加需要将计算机技术应用于其中，同时我们也要构建相应的公共平台，借助平台，能够实现各部门之间信息以及资源实时共享的美好目标。其次，计算机技术应用于档案管理工作中，也可以为工作人员工作提供很多便捷，管理人员只需要借助相应的平台，就可浏览到自身所需要的数据信息，进而全面的提高档案管理工作时效性[2]。

（三）有助于规范管理

档案室档案管理工作难度系数比较高，而以往在管理上往往面临问题，所以随着时代的快速发展，管理者也开始认识到计算机技术应用的重要性，它有助于规范化档案管理，因为单纯依靠部门人员并不能够较好的完成，这就需要运用技术的手段，保障管理工作处于规范化状态。同时我们也要引导各级人员科学使用计算机技术，这样才能发挥技术在档案管理中的价值。此外，针对于档案管理中存在问题，管理者也要予以重视，应运用计算机技术去处理，进而保障档案室档案管理工作处于规范化状态，为行业发展奠定夯实基础。

二、档案室档案管理现状分析

（一）档案管理效率问题

相关数据表明，档案室档案管理效率比较低下，而致使此类问题产生的原因很多，其中由于管理人员不够注重管理所引发的问题比较多，他们对档案管理工作往往认识不充足，对其认识仍旧停留在表面层次，这样就会因思想意识落后，而影响最终的档案管理效果，难以将档案管理工作应有的价值发挥出来[3]。其次，部分人员在档案管理过程中工作积极性也不高，这样也会致使最终的管理效果差强人意，因为档案管理本身系统性就比较强，对专业人才的需求量也比较大，所以我们更加注意需要注重对档案管理人员系统培训。但是很多企业往往忽视对档案管理人员综合素质的培养，这样就会影响档案室档案管理工作质量。

（二）档案管理方式问题

由于档案室档案管理工作工作量比较多，我们还需要借助多元化的管理方式来提高工作质量。然而实际上部分企业在实际档案管理过程中，所采用的管理方法比较单一落后，这样很难提高档案管理水平。同时管理人员也没有注重计算机技术的应用，使得整个档案室档案管理水平比较落后，这对于行业发展会造成诸多阻碍[4]。其次，企业并注重信息化建设，此问题这在当前科学技术飞速发展的时代背景下也较为突出，鉴于管理方式单一以及技术水平低下，导致档案管理工作难度系数被加大，无形之中也会影响后续档案管理。

三、档案室档案管理中计算机技术的应用对策

（一）树立正确档案管理理念

为了保障档案室档案管理工作顺利的展开，新形势下我们应将计算机技术应用于管理中，同时管理人员也要树立正确的档案管理理念，这样才能够有效的将档案管理工作落实和贯彻下去。因为任何行业发展都需要树立先进的管理理念，只有改变旧观念，才能够紧跟时代发展步伐。当然，管理者要根据当前自身发展需求去加强档案管理，要善于借助先进的技术手段，这不仅可以减轻工作人员工作压力，也能够提高工作质量。其次，针对档案室档案管理中存在的问题，管理人员也要采取有效方法去克服这些问题，这样才能够实现提高管理工作质量的目的，最重要是能够保障管理工作处于规范化科学化状态。最后，通过树立正确档案管理理念，保障现代行业朝着更好的方向健康可持续发展。

（二）创新档案管理方式方法

再树立正确档案管理理念的同时，企业也要创新档案管理方式方法，因为相关数据表明，以往由于管理方式单一致使最终的档案管理效果低下，难以满足行业发展需求，所以为了紧跟时代发展步伐，企业管理者还需要将计算机技术应用于档案管理中，先进技术手段的应用可以弥补传统管理方式上的不足，在最大限度上将档案室档案管理工作落实到实处。其次，管理人员也要结合实际状况去选择正确的方式方法来对档案进行管理，这样一来，才能够保障管理工作得以顺利的展开，也能够为行业后续发展提供可靠的数据支持。本身档案室发展规模的逐步扩大，内部档案资料数量也变得越来越多，所以我们更加需要注重管理方式方法的创新，以此来推动档案管理工作有序展开，这对于行业经济利润的提高也至关重要。

（三）完善档案管理规章制度

任何行业发展都需要规章制度的支持，倘若规章制度缺失，会致使内部人员行为举止存在着一些问题，同时也不利于各项经济活动的发展，所以新时期下对档案室管理人员也提出了新的要求，日常档案管理中应将计算机技术应用于其中，也要完善相应的管理规章制度，并引导各级岗位人员严格按照制度内容去展开管理工作，这样才能够保障档案管理工作处于一个规范化的状态。同时我们也要将计算机技术渗透在各个管理工作中，也要积极落实计算机管理理念，这是保障档案管理工作科学化有序化的重要内容[5]。其次，企业也要建立完善的档案管理系统，引导各级人员去正确使用系统，这样才能够保障内部重要数据信息的完整性和真实性，保障后续档案管理工作也能够有序的展开。最重要的是要做好日常记录工作，进而通建立完善的管理规章制度，避免档案信息丢失损坏等问题的产生。

（四）注重档案管理人员培养

现代行业在发展速度提高的同时，管理者开始认识到档案管理工作的重要性，特别是在当前科学信息技术飞速发展的时代背景下尤为重要。而以往由于内部缺少专业人员，致使最终的档案管理效率差强人意，对于其他经济活动发展也会造成阻碍，所以要想促进档案室档案管理工作顺利展开，我们还需要注重对档案管理人员的培养。第一，作为管理人员要以身作则，要努力提升自我、不断丰富理论知识，这样才能够发挥好领导人应当发挥的作用和价值，进一步调动其他档案工作人员工作热情。必要的前提下，我们也要在内部建立相应的激励惩处制度，对于表现良好的档案管理人员可以给予嘉奖，而嘉奖的方式也要结合员工实际状况科学给予，只有这样才能发挥激励惩处制度的最大化价值，保障档案室档案管理工作顺利进行。第二，我们也要注重对档案管理人员职业道德品质的培养，只有高素质技能型人才，才能够为档案管理工作提供新的理论知识，当然也要提高他们的实际操作技，能要灵活使用计算机技术展开档案管理，从而将计算机技术在档案室档案管理中的价值发挥出来。

（五）加强网络化平台的构建

现今阶段，计算机技术被各行各业所应用，为其经济活动发展也带来了很多便捷，同时也能够减轻工作人员的工作压力，因此，档案室要想提高档案管理工作质量，也需要加强网络化平台构建，这就需要结合档案管理工作实际需求，在内部构建一个网络化平台，平台的构建可以实现资源共享目的，进而保障档案管理工作顺利有序展开。同时我们也要加强各部门人员之间的互动交流，使他们能够利用网络化平台去进行沟通交流，这也是实现资源共享的一个重要途径。其次，管理者也要对网络化平台的使用效果进行分析，更要加强网络安全管理，倘若网络不安全，也会造成重要数据信息被盗取或者是丢失，所以加强网络安全管理非常重要。最重要的是要提高管理人员安全意识，使他们能够正确去使用网络化平台，从而保障档案数据信息的真实性与可靠性，为后续档案室管理也能够注入生机与活力。

四、结语

综上所述，如今档案室档案管理工作中所面临的困境比较多，所以为了解决问题，我们应将计算机技术应用于其中，而领导人员也要树立正确档案管理理念，同时也要创新管理方法并完善规章制度，最重要的是要注重档案管理人员培养且加强网络化平台构建，只有这样才能将档案管理工作切实落实下去，并借助现代计算机技术提高行业综合管理水平。