基于知识管理的企业档案管理发展策略

韩继平

摘要：企业档案作为企业生产、经营、技术变革和科研活动的真实记录与反映，在企业管理各方面发挥着不可替代作用。将知识管理引入档案管理信息化建设中，能充分发挥档案信息存储作用，挖掘档案信息中的知识，为企业发展提供充足的知识储备。

关键词：知识管理;档案管理;发展策略

档案记录了企业在生产经营中所取得的发展成果与积累的宝贵经验，档案管理作为支持企业可持续发展的重要信息源及知识源，越来越受到人们的重视。随着企业信息化的深入，档案管理的复杂性将大幅增加，这给信息知识的发掘、检索、共享利用带来了巨大挑战。因此，研究基于知识管理的企业档案管理发展具有重要意义。

一、知识管理含义

知识管理是指在组织中构建一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，达到知识不断创新，并进而回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识，并最终形成企业管理的知识资本，有助于企业做出正确决策，以适应市场变化。

二、基于知识管理的企业档案管理问题

1、管理观念落后。企业档案管理不仅是对与企业生产建设实际相关信息资源的管理，也是对企业生产建设成果的一种观念。从目前信息技术的发展水平来看，企业档案管理观念与信息技术水平并未保持一致。企业管理者对档案管理的认识还保留在原始阶段，缺乏对信息资源管理重要性的重视，甚至少数企业仍采用传统的纸质档案管理模式。虽然一些企业已开始意识到信息资源管理在发展中的重要性，着手深化档案管理改革，进一步实现档案管理数字化、网络化发展。但在改革进程中，一些企业存在一些盲目性，缺乏专业的档案管理理念为支撑，致使企業过于重视档案管理体系的建设，而忽视了信息资源的循环开发利用，最终使档案管理改革未达到预期目标。

2、企业档案管理人员知识水平低。企业档案管理要充分实现档案价值，档案管理者的知识水平是一个必不可少的重要因素。目前，企业档案部门的准入门槛低，专业性弱，甚至不是专业的档案管理人员，导致档案管理效率低下，而且制约了档案知识管理的发展。大多数档案管理人员与企业的业务活动严重脱节，若不充分了解企业档案信息需求，就无法有效、深入地开发企业档案中的知识信息。知识是经加工后信息，档案是记录信息的载体。因此，档案管理人员只有具备较高的专业素养，在日常工作中对档案信息及企业需求进行挖掘分析，将企业档案中有价值的信息加工整理成知识，才能根据企业需求提供信息服务。

3、档案管理技术落后。随着社会科技的发展，企业也进入了自动化、智能化时代。虽然企业在生产、销售、办公服务等方面发生了变革，但企业档案部门仍采用传统的档案管理技术。传统档案管理方式已不能适应时代变化及企业发展，然而，目前我国大多数企业的档案工作仍采用传统档案管理模式。传统档案管理主要针对纸质档案手工管理，缺乏对档案内容特别是档案中信息资源的深入挖掘，难以满足知识管理要求。现在企业已实现计算机办公，一些企业已走在人工智能的前沿。然而，在企业档案管理部门，信息化的步伐仍停滞不前，档案信息资源开发不仅效率低下，而且难以实现知识共享。因此，创新档案管理技术是企业档案管理发展的一大挑战。

4、企业档案知识开发缺乏深度挖掘。企业档案部门不仅保存了企业成立以来丰富的馆藏资源，而且在企业业务活动中也包含了各种文档资料。馆藏资源数字化虽已实现，但档案的“保存”、“安全”和“借阅难”问题也得到了有效解决。当前，需考虑原档案、现档案电子化、数字化存储和查阅，但始终缺乏对企业档案的深入挖掘;此外，知识管理包括显性、隐性知识管理，其中，显性知识是指能在文本中看到并用语言表达的信息。隐性知识是指需通过经验及智慧获得的信息，而不是通过语言传递的信息。然而，档案管理者只注重档案内容，不注重档案知识管理，未深入挖掘利用档案显性、隐性知识。

三、基于知识管理的企业档案管理发展策略

1、转变管理理念。要使知识管理与企业档案管理充分结合，必须更新传统观念。一方面，要树立“大档案”观念。一般来说，人们将档案视为历史记录，以此限制档案范围，而忽视了档案产生背景、操作步骤、设计理念、流通过程等。事实上，档案生成过程可能比档案本身更有意义，所以在企业档案管理中，应关注档案信息生成过程，从各环节提取知识信息，更全面地掌握档案资料。另一方面，应注重档案共享和创新。知识管理的核心在于知识共享和创新，从侧面看，档案是企业知识的重要载体。企业档案管理不是单方面收藏和保存，而是开发信息内容，提取具有内涵和价值的知识信息，并再加工，实现信息共享，为企业管理、业务活动等提供支持。此外，企业的各种工作细则、业务流程和规范等还能从档案历史记录中提取有用信息，加以改进，进一步挖掘档案资料价值。

2、提高档案管理人员专业素质。基于知识管理的企业档案管理不仅需专业档案管理人员，而且需较高的知识管理能力。企业档案知识管理包括档案知识收集、整理、加工、利用和共享等。这一系列复杂过程，档案工作者要求具备信息技术技能、与档案知识管理相关的专业技能及职业道德素质。因此，档案管理者应不断学习知识管理理论知识，提高自身职业素质，使自己能胜任档案知识管理工作。企业应提高档案管理人员准入门槛，招聘专业档案知识管理人员，邀请知识管理专家入职培训等。每个业务部门有不同业务工作，工作中形成与需要的知识也不同。档案管理人员除具备专业知识管理技能外，还需了解企业生产经营中业务工作及知识管理理论，只有这样才能为企业提供高质量知识服务。

3、创新档案管理技术，建立档案管理知识库。①信息技术在企业管理中发挥了巨大作用，档案知识管理需信息技术支持。传统企业档案管理技术落后，不能满足档案知识管理实际需要。企业要加大对档案部门的资金投入，进行档案管理技术创新;②积极运用信息技术创新建设档案管理知识库，通过档案管理知识库的建设，收集保存企业生产经营活动中的文件资料及知识，更好地共享档案知识。一般来说，企业知识库需企业业务流程活动中形成的文件资料，包括产品、经营、财务、客户等信息。所构建的知识库通过信息技术将企业活动中知识综合整理并存储在知识库中。企业各部门和员工能及时有效获取知识，企业各部门有价值的信息能存储在知识库中，促进企业知识共享和创新。企业人员流动不可避免，通过记录每个员工创造的知识成果和业务经验，知识库避免了才随人走，从而削弱了企业知识储量。

4、注重档案知识深入开发利用。在知识经济时代，企业为自身发展必须进行知识管理，企业档案管理部门应自觉承担起企业知识管理的重任。企业档案管理部门应改变过去传统档案管理模式，注重档案知识深入开发利用，成为档案知识管理开发者、管理者、服务者，拓宽档案管理职能。知识管理比传统档案管理更为复杂，隐性知识的开发利用比显性知识更复杂困难。①企业需制定知识共享规则，确保在不侵犯个人利益情况下实现知识共享，只有这样才能得到企业员工的大力支持及积极共享;②信息技术在企业工作中起着重要作用，档案管理部门需引进先进信息技术，有效挖掘档案知识;③隐性知识具有特殊性及不可替代性，是企业中包含的知识资产。档案管理部门应选择有经验、有智慧的知识管理人员进行隐性知识开发。

参考文献

[1]钱小英.知识管理背景下的企业档案管理[J].企业改革与管理，2015（07）.

[2]黄晶云.基于知识管理的企业档案管理发展策略[J].办公自动化杂志，2020（09）.