加强数字化建设提升档案管理信息化水平

叶金霞

全面实现信息化管理，已经成为提高档案管理的自动化程度和效率的有力手段和有效工具。在数字化背景下，进一步加强档案信息化管理水平，能够充分发挥档案资料以及文件的重要价值，并为相关工作的开展以及决策的制定提供關键的参考依据。基于此，本文从新时期档案信息化管理的基本要求出发，针对当前档案信息化建设中存在的问题，提出完善对策与建议，以期改善档案管理工作现状。

数字化背景下，为档案管理工作的开展提供了新的方向。为了能够强化档案管理力度，需要积极顺应当前时代的变化与发展需求，转变档案管理理念，深度挖掘档案资料的价值，从而促使档案管理工作更加高效。因此，在开展档案管理工作的过程中，需要结合数字化背景，采取合理有效的措施及手段，积极做出调整与改变，加强档案管理的信息化建设，进一步提升档案管理的信息化水平。

一、数字化背景下档案信息化管理的相关概述

（一）数字化背景下档案信息化管理

通常来说，数字化背景下档案信息化管理主要是通过数据压缩技术、电子扫描技术等多种现代化的技术手段，将传统的纸质档案、图像以及音频等类型的档案进行转化，从而成为一种数字化的信息，并将其存储在计算机信息系统中，实现档案信息的有效传输和利用。在信息化技术发展与创新的基础上，数字化的信息以及载体逐渐多样化，不仅突破了时间上的限制，也为档案信息存储工作带来了一定的便利。同时，数字化背景下档案信息化管理在一定程度上提升了档案资料的利用率。因此，在当前档案管理工作中，需要及时认识到档案信息化管理的关键作用，并明确提升档案信息化管理的必要性和重要性，为推动我国档案事业的建设与发展提供关键支持。

（二）数字化背景下档案信息化管理应用优势

1.档案管理精准度高

单位的档案包含单位的日常工作、活动记录，与上下级的工作对接记录等，数量庞大且信息之间关系复杂，需要档案管理人员多角度分析并对档案信息进行综合处理。在数字化背景下，档案信息化管理能够进一步提升档案管理工作的精准度。同时，可以通过搜索引擎完成档案资料的搜索、调用以及利用等，不仅节约了工作时间，也提高了档案资料的使用效率。随着经济的迅猛发展，档案资料数量逐渐增多，为档案管理工作的开展带来了一定的难度和压力。通过加强档案管理信息化建设工作，能够满足当前数量庞大的档案资料的处理与管理工作。

2.提升档案管理工作质量

纸质档案容易出现破损、丢失等情况，对档案管理工作带来极大不便甚至是重大隐患。而在数字化背景下，档案信息化管理能够有效避免纸质档案管理带来的问题，并且提高档案管理工作质量。同时，在档案信息化管理中，可以将档案资料以电子档案的形式进行存储，不仅提高了档案管理的安全性，也为档案管理相关工作的开展提供了关键保障。另外，信息时代下，档案资料的数字化处理使得档案管理中数据的完整性、多样性能够得到更全面、长久的保存，不受时间、空间所限，为工作的开展提供了诸多便利，是档案工作在信息时代的必由之路。

3.传输共享便捷性强

在档案信息化管理过程中，其数据传输以及共享优势相对较强。通过信息化管理手段和管理技术，实现了档案信息资料的远程传输，有效降低了档案管理工作中的失误问题，进一步提高了档案资料的综合利用率，使得档案信息和资源有了一定的外延特性，为档案库建设扩充了丰富的信息资源，也为用户提供了更加全面的档案信息服务，保障了用户对每一档案资料的查阅都能及时获取。

4.合理缩减管理成本

当前海量的数据资料，在一方面提高了档案管理工作的难度，也在另一方面增加了档案管理人员的工作量。为了能够确保档案管理的时效性和科学性，需要安排一定数量的管理人员完成档案管理工作，从而增加了档案管理整体运营和管理成本。而数字化背景下，通过档案管理信息化建设，能够有效降低档案管理工作的难度，实现对当前资源配置的优化与升级，减少人力资源的浪费。

二、数字化背景下档案信息化管理应用问题分析

（一）档案信息化管理力度低

在档案管理过程中，当前的信息化管理力度相对较低，未能将档案信息化管理的关键作用发挥出来，并且在一定程度上影响到了档案管理的全面性和科学性。比如，在档案管理工作中，经常会出现信息重叠的情况，各个部门之间信息资源的交流与互通性相对较差，造成档案信息较为分散，无法集中。同时，由于档案信息的分散性，会直接影响到档案管理人员对档案信息的收集、整理等工作，并降低了档案管理工作效率。

（二）档案信息化管理模式相对滞后性

当前，很多行政机构虽然具备档案信息化管理的工具，但使用率不高。还有些单位对档案管理工作缺乏足够的重视，投入有限，设备落后，配置与需求不相符，阻碍了信息化建设速度。此外，很多档案管理人员并非全职，兼职较多，很难全身心投入工作实践。档案类型多样，不同类型具有差异化的归档范围、管理期限和重要性。但是，当前档案管理人员知识面有限，认识层面参差不齐，对传统的模式管理档案方式依赖性较强，很难形成对档案资料的端正认识，直接影响了档案信息化管理的建设与发展。

（三）信息化管理意识相对淡薄

目前，在档案管理工作中，信息化管理是其工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的关键途径。在档案管理工作汇总，需要充分利用计算机技术及手段等，做好档案信息资料的存储工作，并提高档案管理工作效率和工作质量。然而，在实际的档案管理过程中，一些档案管理人员自身的工作责任意识不强烈，且对档案信息化管理的认识不够全面，受到自身传统工作理念的影响，对于档案信息化管理相关知识的学习积极性和主动性不高，宁愿继续坚守着档案传统工作方式和服务方式，很难确保档案资料的真实性、完整性、时效性等。同时，在开展档案管理工作的过程中，对于一些不安全因素的控制与分析能力相对较弱，可能出现人为失误或者是操作不规范等情况。一些档案管理人员的专业能力还有待提高，多表现在档案信息归档不及时、档案管理较为混乱等。而这些情况的出现，在一定程度上增加了档案管理工作的难度，甚至会造成档案信息资料丢失等情况。此外，在很多档案管理过程中，还存在管理职责划分不明确的情况，不利于档案信息化管理工作的开展。

（四）安全保障体系不够健全

一些从事档案管理工作人员，并非是专门的计算机专业人员，即使具备一定的档案信息录入技能，也可能存在对档案资料的网络安全管理意识与能力不足的问题。在信息化技術以及数字化技术不断渗透的基础上，在一定程度上增加了电子档案的安全风险率，比如电子档案可以随意拷贝等，甚至是一些网络黑客对档案信息管理系统的破坏，从而降低了档案信息的安全性和可靠性。尤其机关档案管理涉及到许多机密信息，需要对档案的安全性做出充足的保障。在开展档案信息化管理的过程中，其对应的安全保障体系不够健全，无法从根本上保证档案信息的真实性和完整性，也无法有效规避外界风险因素对档案管理工作造成的影响。此外，当前档案信息化管理过程中，其传输系统还不够完善，对档案信息资料的内容不能全权负责，阻碍了后续档案的查阅以及利用。

三、数字化背景下档案信息化管理应用的有效措施

（一）树立正确的信息化管理意识

在数字化背景下，为了能够提升档案信息化管理水平，加强对各类信息化技术和手段的有效应用，需要树立正确的信息化管理意识，提高对档案信息化建设的关注与重视。首先，在开展档案管理工作的过程中，需要积极顺应时代的变化与发展对档案管理工作提出的要求，采取合理有效的措施，强化管理意识，真正意识到档案信息化管理的重要作用。其次，需要加强档案信息化管理与建设的经费投入，确保档案信息化管理中各项工作的顺利开展，并积极引进先进的管理设备，做好档案管理基础设施建设，从而发挥出档案信息化管理的作用和优势。

（二）优化并完善档案信息化管理系统

要结合档案管理的实际情况，优化并完善档案信息化管理系统，为各项管理工作的开展提供基础保障。首先，要对档案信息化管理相关的工作流程进行分析和研究，并做好工作流程的简化工作，结合管理工作要求研发并升级档案信息管理系统。其次，在档案信息化管理系统中，需要将纸质档案进行及时转化，通过扫描仪等技术手段，准确地将纸质档案的内容做好数字化转化，并根据档案信息资料的内容做好分类管理，便于后续档案管理工作的开展。此外，在完善档案信息化管理系统的过程中，要保证管理系统的兼容性，确保不同格式电子文件的安全存储，从而提升档案信息化管理水平。

（三）强化信息化安全管理与控制力度

在推进档案信息化管理与建设的过程中，需要提高对各类技术以及手段等的安全利用，全面保证档案信息资料的完整性和安全性，从而提升档案管理的工作效率。目前，随着各类技术手段的创新与发展，对于档案信息化管理工作的开展也带来了一些安全隐患问题，从而威胁到了档案信息化管理的安全。而档案信息资料具备一定的保密性，需要采取有效的措施和手段，从源头上规避档案信息资料泄露的情况。因此，在进行档案信息化管理的过程中，需要不断强化信息化安全管理与控制力度，积极构建科学化、现代化和标准化的网络安全管理制度，在最大程度上保证档案信息的安全性和可靠性。首先，需要针对档案信息化管理中的防火墙等进行升级和优化，有效避免电子档案信息被黑客盗取，通过先进的加密监控技术手段，提高档案信息的安全性。其次，在构建科学完善的安全管理体系的过程中，要做好硬件设施的安全保障工作，及时明确档案信息化管理中设备、环境等可能存在的安全隐患问题，并及时把握好各类不确定因素，制定出有效的预防处理方案，加大排查和维护力度，减少外界不确定因素对档案信息化管理的干扰和影响。此外，需要定期对档案信息化管理系统中的资料信息进行扫描，及时消除网络病毒等的侵害，从根本上提高档案管理的安全性和稳定性。

（四）打造专业化的管理人才队伍

档案管理数字化的推进除了要明确规划工作，做好软硬件设施的设置外，还要在管理人员的观念教育和能力素养方面多加培养训练，让管理人员相应技术水平推动档案管理信息化的开展。首先，需要就档案信息化管理工作的需求，制定出科学有效的人才需求方案，做好人才引进和培养工作。同时，要建立完善的教育培训制度，定期组织召开档案信息化管理相关的培训活动，最大程度提升档案管理人员的工作能力，并加强对档案信息化管理的重视度，提高档案管理工作相关部门之间的交流与沟通，保证档案信息化管理工作能够符合时代发展需求。其次，档案管理人员需要提高自身的学习积极性和主动性，加强对各类信息化技术和设备的学习和掌握，通过对信息化技术的熟练操作，提高档案管理工作的质量和效率。档案管理人员需要及时了解档案信息化管理相关政策，为建设高素质、复合型的管理人才队伍提供重要保障。最后，档案管理人员需要提升自身的工作积极性和工作认清，及时明确档案信息化管理中自身的职责所在，全身心投入到档案信息化管理工作中，把握好工作中的重点和难点，促进档案信息化建设。

（五）创新档案管理模式

对于档案管理工作而言，为了能够充分发挥出档案信息化管理的关键作用，需要就其管理模式进行创新和完善，避免管理模式的单一性和滞后性，展现出现代化管理模式的重要优势，从而提高档案管理工作质量。在此过程中，需要积极转变管理理念，加强对先进的管理模式和管理方式的引进，做好创新工作，并对当前档案管理相关软件以及硬件进行升级，切实将信息化技术及手段等融入到档案管理的各个环节中，及时处理好档案信息化管理过程中存在的问题和不足，深度挖掘档案信息资料的价值，为后续各项工作的开展提供重要的参考依据。

结语

综上，信息技术已逐步取代传统档案工作方式，为更好地适应信息时代发展，档案管理工作应站在战略高度来重视和加强档案信息化管理工作，将信息化管理理念融入其中，及时把握档案信息化管理中的重点环节和薄弱环节，充分发挥出档案信息化管理的作用和价值。同时，在数字化背景下，需要全面保证档案信息的真实性和安全性，加大探索和创新力度，不断完善和优化档案信息化管理模式，从而推动档案管理工作可持续发展。

（作者单位：福建南平市延平区综治中心）