医院基建档案的重要性及有效管理措施分析

王志华

（哈密市中心医院，新疆 哈密）

0 引言

尽管医院基建档案对医院后续的项目验收、维修、改建、扩建等工作尤为重要，但就目前的医院基建档案管理工作而言，仍存在管理意识不足、管理人员专业能力欠缺等问题，因此医院需就此类问题，有效改进其基建档案管理模式，经建立健全档案监督机制、提升基建档案管理意识，优化档案管理制度，引进现代信息化技术，提升基建档案管理人员的综合能力等方式，提升基建档案管理工作的工作效率，确保各项基建项目的有效开展和投入[1]。

1 医院基建档案的相关概述

医院基建档案主要是指医院基础建设项目实施过程中各项原始信息材料，其内容主要包括基建项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等各环节中所产生的文集、图像、声像文件，同时还包括基建项目实施过程中改建、装修、设备等方面的相关记录[2]。

目前医院基建档案管理制度虽然较为健全，但是对基建档案的管理却不太规范，信息化的利用不够。首先医院基建档案员往往是综合档案室临时调用或者是基建办公室工作人员兼职。业务水平、理论水平、文化程度方面的参差不齐导致基建档案的综合管理水平不高。基建办兼职工作人员在基建档案的编制上对资料存档范围把握不准，在规档文件的整理上缺少经验。档案室工作人员因缺少基建方面专业知识，因此一旦涉及到过于专业化的资料，对归档及归档后临时查阅也存在一定难度。其次医院基建档案后期有专人开始负责管理，但相关管理知识、经验处于相对缺乏状态。

2 医院基建档案的重要性

2.1 真实完整地反映医院基础建设状况

由于基建档案是医院相关基础建设项目的原始资料，则其能较真实地反映基础建设项目的基本状况，即包括医院基础项目建设过程中所用材料的质量、各结构建筑的设计参数以及相关的监管指标等，能较真实完整地反映目前医院基础建设状况[3]。除此之外，医院在最后的验收、后期使用、维护、改建、扩建过程中，则可将此档案资料作为基础或参考资料，来进行建筑质量的审核验收，或是进行相关基础建设项目的设计，确保医院的基础建设项目能顺利开展。

2.2 为医院审计审查活动提供重要依据，且有一定监督作用

医院基建档案也是医院审计审查活动的重要依据，即由于基建档案是医院基础建设项目的一手资料，其各建筑项目的预算资金、实际投入金额、总投资金额等都有相关的文档记录，在后续医院资金审查过程中，可以此为依据，进行医院基建项目资金方面的核查。同时由于各项资金数据有进行严格记录，则医院基建项目监督人员也可通过相关资料进行建筑质量和设计方面的核查，有效提升基建项目负责人的责任意识，避免公款私用、建筑使用材料不合格等状况发生[4]。即经相关资料的核实对比，经追溯管理方式，能快速地找出各部分负责人，以实现较好的追责管理，保障医院基础建设项目的质量，避免项目事故的发生。

3 医院基建档案的有效管理措施

3.1 建立健全档案监督机制，提升基建档案管理意识

首先需改善医院领导对基建档案的管理意识，加强医院基建档案管理重要性的宣传，使医院内所有员工对基建档案管理的重要性有正确认识，确保医院各部门、科室能有效配合基建档案管理工作，确保各档案资料的真实性和完整性[5]。其次医院需建立健全基建档案的监督机制，可通过由医院领导、档案室领导及相关管理者所组成的监督管理小组，对医院的基础建筑项目资料进行监督管理，严格核查不同环节的档案资料，确保资料的真实有效。

3.2 优化档案管理制度

医院需优化基建档案管理制度，明确各档案具体的记录标准，对记录内容不完整、记录格式不规范的档案资料进行退回重整，确保基建档案的准确性[6]。同时需对不同类型的基建档案进行分管模式，即科学地对档案资料进行分类整理，并保留资料中各数据、内容的信息来源，确保基建档案资料的可溯性，落实好责任制度。除此之外，需确保监督管理机制同档案管理制度的有效衔接，落实好档案资料的考核工作，提升基建档案管理工作的工作质量。

3.3 引进现代信息化技术

随着现代科学技术的发展，可在医院基建档案管理中合理引进现代化信息技术，即除传统的基建档案资料数字化外，可建立专门的医院基建档案管理平台，并在平台中引入云计算、大数据等现代化信息技术，使基建档案管理者可通过此类技术快速且有效地对档案资料进行分析、归纳，有效提升医院基建档案管理工作整体的工作效率。同时可利用现代化科学技术，通过扫描等方式直接将纸质的基建档案信息电子化，使基建档案管理者可直接对电子化后的档案资料进行分类存档，确保电子化基建档案资料的准确性，避免因人工录入方式，而增加资料错误的风险。建立相关的电子表格，使医院基建档案管理能实现集中性管理模式。

3.4 提升基建档案管理人员的综合能力

首先医院需加强对现有基建档案管理者的培训工作，给予其更多的进修或培训机会，使档案管理者的知识水平和专业能力有效提升。除此之外，医院还需加强培养管理人员对档案法相关法律法规的认识与了解，提升其职业素养，培养综合性基建档案管理人才，有效提升档案管理人员的综合能力。其次医院也需引进高素质的基建档案管理人员，并对其进行知识理论、实际管理能力、基本素养等全方面的考核，确保录入的基建档案管理人员为综合能力较强者，提升医院基建档案整体的管理水平。

4 小结

医院基建档案包含着医院基础建设项目实施过程中的各项原始信息材料，对医院审核、验收、后期维修、改建、扩建等过程尤为重要，经基建材料、结构与相关基建档案资料的核查，能确保基础建筑项目的质量，避免或减少项目事故的发生。同时医院资金审查方面也是以基建档案资料为依据，来进行基础建设项目预算与实际资金方面的核查工作，有效避免公款私用等状况发生，因此医院需重视其基建档案管理工作。在医院基建档案有效管理措施方面，本文主要提出了建立健全档案监督机制、提升基建档案管理意识，优化档案管理制度，引进现代信息化技术，提升基建档案管理人员的综合能力这几项措施，通过基建档案管理模式的全面改进，以提升管理工作者的工作效率，确保各基建档案资料的真实性及完整性，确保后期的基础建设项目能有效开展。