定额管理在烟草商业企业成本费用管控中的应用

李 琴

（湖南省邵阳市烟草公司，湖南 邵阳 422000）

一、前言

对于很多烟草商业企业来说，传统的成本费用管控方式较为粗放，需要向现代化、精细化和全面化的方向进行转变。因此，越来越多烟草商业企业实行成本费用的定额管理，尽可能地节约人工成本，减少材料耗材的消耗，降低设备的磨损率和闲置率，以缩减各项成本费用。针对当前定额管理中存在的制定的定额指标不合理、定额未与预算完全对应、定额跟不上管理需求、沟通不充分、成本管控缺少信息化支撑、定额核算方法不规范等难点，达不到预期成本管控效果，烟草商业企业应当积极转变经济发展方式，建立长效的定额成本管理机制，优化资源配置，加强成本费用控制，规范公司的成本费用支出，推动定额管理标准化和规范化，促进公司自身的长远健康发展。

二、烟草商业企业定额管理的难点

1.制定的定额指标不合理

目前，我国烟草商业企业实行的定额标准确认方法包括三种类型，第一种类型是通过统计学方法来确认预期的结果，比如回归分析法、期望值分析等数据统计分析；第二种类型是按照自身的经验，主观判断预期的结果；第三种类型是在客观的定量的前提下构建工作标准[1]。由于某些烟草商业企业的财务管理人员未能对业务环节的成本费用进行详细的分析，以及对定额标准的确认方法应用不充分，往往根据以上第二种类型，也就是按照经验来估计定额标准，指标较为笼统，获取的信息数据较为简单和片面，导致制定的定额标准不够合理，影响到计划的具体实施。

2.定额未与预算完全对应

有些烟草商业企业未将定额管理和预算管理进行紧密结合，定额指标只囊括了某些重点和容易量化的部分，未与实际的预算项目相匹配，从而影响了定额管理的规范性，也影响了预算编制的水平。同时，有些烟草商业企业在全面预算审核方面缺乏真实可靠的参考依据，一味追求同比的量化管控，遗漏公司经营管理的规律性，使预算项目的金额缺乏合理性，无法准确判断预算项目的支出性质和相关费用事项，难以顾及到细节，从而加大了资金链风险。

3.定额跟不上管理需求，沟通不充分

很多烟草商业企业的定额管理跟不上管理的需求，未构建相应的定额管理体系，该体系未实现公司的全面覆盖，以及未能囊括公司日常经营管理的全部成本费用项目，比如某些较为敏感、不容易量化的成本费用未能涵盖其中。并且烟草商业企业的定额管理考核缺乏标准，有很多总额控制标准，但是很少具体的执行标准，也没有针对成本费用审核的量化标准，绩效考核分析不够科学合理，进而影响了公司的经营决策。并且烟草商业企业的沟通机制不充分，缺乏专职的定额管理人员，职责划分不够明确，其他部门参与度较低，定额标准执行力不强，难以准确把控公司烟草产品和相关事项所需的成本费用，从而影响信息数据的准确性，难以确定符合公司实际状况的成本和费用标准，保证定额成本控制效果。

4.成本管控缺少信息化支撑

目前还有不少烟草商业企业仍应用传统的定额管理平台和手段，比如通过EXCEL表进行手工统计，缺少信息化支撑，数据的收集、更新和分析较为困难和繁琐，信息反馈不及时，也不全面，对定额管理的全过程监控滞后，而传统的定额管理手段难以满足现代化烟草商业企业的管理需求，难以更好地应对风云变幻的市场竞争环境。

5.定额核算方法不规范

部分烟草商业企业的定额核算不规范，未建立成本费用核算评价体系，定额管理核算方法不科学，造成定额管理开展不够顺畅，实施效果不太明显，难以发挥成本费用管控的作用。比如没有针对现有的一级科目和二级科目设置统一规范的费用科目，某些支出项目没有相应的费用明细项目，核算较为混乱，不利于成本费用的精益化和定额管理。

三、定额管理在烟草商业企业成本费用管控中的应用

1.制定合理的定额标准，建立定额指标体系

定额标准是烟草商业企业绩效和成本管控的主要内容。烟草商业企业应结合自身的业务流程特点，制定合理的定额标准，建立多层级的费用定额指标体系，提升成本定额管理的科学性和有效性。

具体来说，首先，烟草商业企业应明确定额指标的类型，详细分析哪些指标是可以管控的，哪些是不可控的，再减少不可控指标的数量，使制定的指标更具有可控性和可操作性。也就是说，烟草商业企业可对不同的定额管理因素进行分级设置，将最低级别的单元当作定额管理的研究主体，从而把各个指标当作一个小的主体去研究分析，进而发掘各个指标、各个流程中降低成本费用和提高管控效率的方法。有些烟草商业企业将定额指标划分为共性指标和个性指标两种类型，共性指标是烟草行业的相关指标，个性指标是烟草商业企业自行设计和计算出来的指标，可以解决和管理公司个性化问题[2]。

其次，烟草商业企业应明确定额指标的内容，把定额指标通过多种方式进行描述，包括阐述功能特性、分析数据来源、列明计算公式、真实反映问题等，从而细化定额指标的设置意义、基本含义和具体用途[3]。烟草商业企业可基于自身实际状况，搭建物流成本库，按照成本的作业特点，设置物流成本账户，对各个作业流程的成本进行管理分析，实时监控和掌握成本费用的使用状况，提升预算管理和定额管理的精准性。

比如有些烟草商业企业设置费用定额、劳务定额、消耗定额、技术标准设定设备定额和人力资源定额五大类定额指标，分别阐述公司日常作业流程的要素，搭建不同类型定额指标的关系网。其中，劳务定额是指对公司各个作业岗位流程的劳动效率进行管理，包括装卸货、搬运、生产、配送、送货、分拣等流程，设置相应的用工标准，人力资源定额是指对公司各个岗位的劳务用工成本进行管理，准确衡量员工的劳动强度和效率，这两者的结合，可很好地串联人力成本指标变动、劳动效率等关系，从而有助于烟草商业企业调整配送的路线，减少用工人数和车辆使用数，缩减劳务成本。消耗定额是指对公司各个作业流程的物料资源消耗进行管理，合理确定损耗系数，包括水电费、油耗、原材料、办公用品、生产物料等，再科学应用技术测定法、统计分析法等方式确定耗材资源从量的定额标准，费用定额是指对公司各笔成本费用进行管理，技术标准设定设备定额是指根据公司机械设备的维修备品备件的实际运行状况、使用寿命、维护重点等，对机械设备的耗材、使用部位、维修次数、维修费用、存放环境等进行管理，明确机械设备的耗材标准、维修保养费用标准等要素，有助于充分发挥机械设备的效能。通过消耗定额和费用定额的结合，可很好地体现包装费、设备费、燃油费、水电费的使用情况，找到物料资源消耗成本费用波动的原因，从而更加合理地设定车辆装载率、物资破损率、作业差错率等指标。通过技术标准设定设备定额和费用定额的结合，可很好地体现公司设备维修维护、车辆维修的费用，细化公司全作业程序。

此外，定额指标是一个动态的过程，因此在定额指标确定之后，各个部门需要细化所承担的定额指标，层层分解到具体的岗位和责任人。在贯彻实施阶段，烟草商业企业需要按照管理过程当中存在的漏洞，对定额指标进行动态化调整优化，加强定额指标的时效性，保证定额标准的可用性和科学性。

2.以定额管理为基础，制定企业全面预算

定额管理是预算管理的“立足之本”，是编制预算成本的依据标准。通过定额管理，测算资金、物料、劳务的标准，避免预算责任主体预算编制的主观性和随意性，使预算编制更具有根据，并且可落实到具体的责任部门和责任人，促进预算管理的实施，有助于控制开支，保障预算执行中信息数据的真实性和可靠性。

因此，烟草商业企业应当以定额管理为基础，制定企业全面预算，融入定额管理的要素，促进定额管理与预算管理的融合，完善预算编制、预算实施、预算评价等方面的流程，提升预算管理的精细化和标准化，保证定额管理制度落到实处，成本费用支出更加规范。比如有些烟草商业企业完善体现全作业流程的成本费用定额机制，以“元/箱”为基本单位，估算烟草的成本、劳务、能耗、效率等，按照单箱定额资源消耗和总生产量的数值，生成相应的定量指标，将预算管理作为核心，结合公司各项作业成本费用的特征，通过定额分析其增加或者减少变化趋势和主要原因，并且有针对性地进行管控，形成公司的年度预案[4]。

烟草商业企业也可合理应用多种权重计算明确成本费用的标准，可基于历史成本，分析成本费用的消耗情况，制定更为科学合理的预算指标和成本费用控制标准。比如有些烟草商业企业核定定额料和装置水电费的定额，按照公司过去几年来各项定额的实际消耗指标，明确下一年度的目标消耗指标，并且层层分解，将目标下达给各个部门和装置。

3.构建和完善定额管理制度，建立沟通机制

首先，烟草商业企业应当构建和完善定额管理制度，明确定额的组织架构、执行范围、实施目标、拟定原则、确定方法、考核方式等内容，设置定额管理机构，明确定额管理人员的工作职责，制定公开透明和公平公正的定额管理考核机制。定额管理机构需要负责定额管理体系的搭建、管理、协调等，制定定额管理的方针和工作目标，明确物流定额管理定位，梳理作业流程，决定重大事项，合理配置各项资源，开展定额管理的研究和实践工作，提升公司定额管理的有效性和科学性。烟草商业企业可将定额管理定位在全作业流程的优化方面，实现员工岗位设置的最优化，提升成本管控的有效性。比如将物流业务当作起点，从最初的卷烟入库，到中间的卷烟配送，再到最后的卷烟到达零售客户处，这一系列的过程都应当进行量化，提升作业效率和劳务效率，降低物料消耗[5]。

其次，烟草商业企业应当根据当前市场、原材料、政策等外在因素的变化，动态调整和同步更新定额标准，使得定额与市场和公司的实际相贴合，提升定额管理的权威性和有效性。

此外，烟草商业企业应当畅通定额管理的沟通渠道，制定常态化工作机制，包括收集定额基础数据，估算定额指标，定期组织相关部门召开定额管理分析的会议，及时发现公司定额管理工作中存在的薄弱环节，找到指标异常变动的深层原因，并且持续改进，采取干预、指导和纠正的方式，优化作业流程，促进精益化成本管控目标的达成。

4.充分利用信息化技术，实行成本信息化管理

烟草商业企业可量身开发一款定额管理信息系统，实行成本信息化管理，有助于把定额管理的理念融入到公司预算管理的全过程当中，加强成本费用的实时监控和管理。同时先进的新一代信息化技术可以为公司的数据分析和决策管理提供强有力的支持，定额管理人员可以快速对烟草各作业环节的信息数据进行收集、登记、汇总、分析、去重、考核、评价等，促进公司的决策质量和效率。通过定额管理信息系统，还可以优化工作流程，比如优化物流车辆配送路线，减少车辆配送的数量，节省人工成本，加强各个部门、各个岗位和各个项目之间的沟通交流，帮助公司梳理各个岗位工作职责，明确各个项目和业务往来的关键要素，降低中间环节的浪费，有助于成本管控。

烟草商业企业还可有机融合业务管理系统和财务管理系统，方便设定定额指标以及管控定额数据，快速对业务数据和财务数据进行整合分析，形成有针对性的定额成本管控平台，确保对定额管理过程的实时监控，对定额管理信息数据的准确测算，对定额管理绩效的科学评价，对定额管理考核指标的进一步量化。

此外，烟草商业企业还可提升机械自动化水平，更换老旧机械设备，购置精密度高的机械设备，实现自动化装卸、配送等作业，从而降低人工成本的投入，加快作业效率。

5.规范费用会计核算，提升核算水平

烟草商业企业应当规范费用会计核算，建立统一成本核算体系，严格费用开支范围，做好成本统计，把好核算关口，提升财务核算水平，加强成本费用的预警、管控和决策力度。在发生费用时，应当对满足定额的配送费用和发生的差异进行准确核算，强化对成本费用差异的核算和分析。在每个月末，定额管理人员基于定额成本，对各项成本差异进行增减，计算出实际发生的成本，为公司成本费用的定期考核分析提供强有力的信息数据支撑，对超出预定数值的部分进行预警分析。对于做出预警的成本费用管理指标，根据定额管理工作当中的实践经验，相应地制定出合适的定额控制策略，并且通过知识库的方式保存在公司的系统平台上，有助于后续的成本费用控制决策。

具体来说，烟草商业企业可通过辅助核算的方式，对烟草的费用进行归口管理，设置相关的“费用核算明细档案”“车辆档案”等科目，以对烟草的成本费用进行辅助核算[6]。并且可根据所产生的成本费用的特征性质，准确划分仓储分拣费用、保管费用、配送费用和综合费用等，科学划分和核算入库环节、仓储环节、分拣环节、配送环节、综合环节等作业节点的实际运行成本，搭建全面的成本费用数据库。烟草商业企业还可以对自身的运营效率、烟草成本费用情况进行深入分析，掌握各作业流程的效率、费用指标等基础信息，结合定额指标，明确亟待优化的对标指标，提升成本费用对标准确性。在日常经营管理当中，烟草商业企业应当做好成本费用定额、预算、管控、核算、分析等方面的工作，加强成本费用的横向对标对比、纵向的同期对比的精准程度。

同时，烟草商业企业应当根据自身实际经营特点和发展状况，选择合适的定额管理核算方法。比如可选择加权平均法这种成本核算方式，通过对过去一段时间内发生的人工数、物料、费用等多方面信息数据的加权平均，再核算相应的成本平均值，按照这个成本平均值，来制定定额，提升定额管理的科学性和有效性。比如可选择实地测算法这种成本核算方式，通过实地跟踪和估算公司的定额标准项目，包括人工成本、直接费用、设备折旧费用等，从而使得定额标准更为接近公司实际发生的各项成本费用。

四、结语

总而言之，在经济新常态下，定额管理是一种实用和可靠的成本费用管理工具，在烟草商业企业的成本费用管控方面发挥着非常重要的作用。烟草商业企业要建立起符合自身实际情况的定额指标体系，制定科学合理的定额指标，构建和完善定额管理制度，建立沟通机制，以定额管理为基础，制定企业全面预算，充分利用信息化技术，实行成本信息化管理，规范费用会计核算，提升核算水平，加强成本费用的事前、事中和事后控制，实现财务集约化管理，力求将成本费用管控在一个合理的范围内，促进各类基础管理业务水平，促进公司降本增效，推动现代化建设，实现良性发展。