论“互联网＋”时代高校档案服务突破与创新

梁骁

摘 要 “互联网+”意味着跨界融合，连接一切。“互联网+”时代给高校档案服务带来了机遇和挑战。采用文献资料法、实地调查法和访谈法，对当前高校档案服务存在的主要问题进行了分析，针对这些问题，提出了“互联网+”时代高校档案服务突破与创新的主要策略。

关键词 “互联网+” 高校档案 问题 突破与创新

信息技术飞速发展的“互联网+”时代给高校档案信息资源管理和档案服务带了新机遇，因为其服务效果和服务功能明显，直接达到的效果表现为服务成本降低、服务效能提高、档案价值提升、服务领域拓宽等。但是，高校档案服务在“互联网+”时代的今天依然存在诸多问题，使得高校在办学过程中所形成的人才培养、科学研究、文化传承、社会服务、学科建设、课程建设、学生管理、党建等档案信息资源未得到有效利用。这些问题的根源一方面在于缺乏互聯网跨界思维、聚焦思维、利他思维和数据思维;另一方面在于高校档案信息数据化程度不高、智能检索功能缺乏、信息隔离现象严重。由此可见，互联网时代给高校传统单一的档案服务模式带来了极大挑战。目前，高校档案服务亟待解决的问题是高校档案服务如何顺应时代要求，尽快融入“互联网+”时代，从而为师生、社会科研人员等广大用户提供更高效、优质的服务。

一、高校档案服务存在的主要问题

1.服务方式单一和“互联网+”远程服务平台缺失。调查发现，目前很多高校档案服务未能充分应用“互联网+”展开工作，服务方式单一，仅能为用户提供一些诸如到馆（室）查阅、复印的基本服务，信息技术、网络技术并未在高校档案服务中得到体现，不能通过利用“互联网+”方式为用户提供电脑网络查询、移动通信设备查询、网络电子传递等服务，难以满足不同用户需求，这种档案服务与当今社会格格不入，与“互联网+”“数据多跑腿”的本意相差极大。“互联网+”加的是传统的各行各业。“互联网+”对高校档案服务而言，是一个功能性服务平台，实现平台服务功能的重要方式则为远程服务[1]44。但研究发现很多高校并未建立档案网站，档案微博和档案微信功能未发挥出来，“互联网+档案”远程信息服务也只是纸上谈兵，用户对高校档案远程服务一直是一种奢望。所以，在“互联网+”时代，高校档案馆（室）必须充分与网络互连，深度融入当今快节奏的网络社会，从而快速、准确地为用户提供档案服务，提高用户的满意度[2]51。

2.档案智能化服务功能欠缺。在“互联网+”时代，智能化服务是公共服务发展的必然选择。令人遗憾的是，目前很多高校档案服务智能化功能严重缺乏。第一，缺少像网络图书馆中外文数据库那样的智能检索功能。由于信息技术的高速发展，以及高校自身的发展，导致高校电子档案成倍增加。如此大量电子档案构成的数据库只有具备智能化检索功能，才能将其转化为用户需要的信息资源，用户才可以通过智能检索功能既快又准地检索到自己需要的信息。反之，若缺乏智能化检索功能，海量电子档案数据库就沦为空中楼阁。然而，目前高校或者未建立具有智能检索功能的档案服务网络平台，或者已建立档案服务平台，但缺乏相对实用、完善的智能检索功能。第二，缺少类似互联网产品个性化推荐、主题推荐和TOP推荐的智能推荐功能。“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，就是跨界融合，连接一切。档案用户群体行为有千万种，他们行为的概率分布情况怎样，实时分析处理系统（大数据）可以快速地给出答案，要是该技术应用到个体档案用户上，智能推荐的体验就会在他们身上产生。用户在移动互联情境中，如果不能迅速得到平台推荐的令其感兴趣的产品，那就意味这个产品越来越接近消亡。面对海量资讯和碎片化的流式阅读，编辑人工排版已经力所不及，智能推荐自然就担当起主路径的角色[3]。这种智能推荐功能广泛应用于主流视频网站、手机淘宝网购、百度搜索、数字图书馆等行业，但是该功能在高校档案服务中既没研发更无实践。

3.高校档案工作者适应“互联网+”的业务能力不足。调查发现目前从事高校档案工作的人员大多并非毕业于档案专业，毕业于计算机相关专业的也很少，这些非档案专业工作人员仅能做些档案收集、整理、录入、存档，库房查找、复印的基础工作，校内外专业培训的机会也非常有限。调查还发现高校档案工作人员计算机能力相对薄弱，信息化素养不够，致使高校档案馆（室）网站的建立未能早日实现。也正因为无人懂得网站的设计、运行、维护等技术，严重影响了高校档案服务工作的开展[4]31。而“互联网+”时代对高校档案工作人员提出了更多、更高的要求，他们不仅要熟悉档案管理信息系统，还要善于挖掘档案信息数据和把握档案信息资源。目前，“你查我找”是大多数高校档案工作人员的工作状态，管理系统和数字化资源不能为之所用，不能随着“互联网+”时代行业工作方式的变化而变化，无法享受大数据产生的诸多利益[5]121-123。相对于传统档案社会化服务，“互联网+”背景下的高校档案服务业务已不局限于查档和复制档案范围，用户在档案咨询业务方面有着更多的需求，需要高校档案馆（室）重点拓展这方面的业务，这就要求高校档案服务人员专业知识要过硬[6]36。

4.高校档案信息资源缺乏优化整合。在互联网时代，越来越多新数据产生于高校教学、科研、学生管理等系统以及馆（室）藏档案数字化中。目前，全国高校利用现代信息技术，将校园的教育资源数字化，数字化校园是高校发展的标配。由于数字化校园的实现，大量教学改革、人才培养、科学研究、校政企合作、招生就业、学生管理、后勤管理、财务管理的原始数据相应产生，与之对应的数据库也随之建立，这些基础数据为高校二级学院和职能部门开展的日常工作提供了保障。当然，这些基础数据也成为了高校档案数字信息资源[7]64-66。但是，高校二级学院和职能部门的数据信息相对独立，导致彼此之间的信息相隔离。而且，各个部门管理的系统数据接口不同，在面对这些不计其数的信息资源时，若无优化整合，则利用价值就无法体现。因而，高校人才培养、科学研究、文化传承、社会服务过程中形成的档案信息资源需要优化整合，使其转变成档案用户需要的档案服务内容，经过优化整合档案数据，其利用率和档案服务效率才能得到提高。

二、互联网+时代高校档案信息服务创新

1.高校档案信息服务理念创新。要改变高校档案服务单一模式以及数字化服务程度不高的现状，首先需要服务理念的突破创新[8]73-74。相对于传统档案信息服务，大数据技术在档案服务方面的应用，必然对高校档案馆（室）及其工作人员的要求愈来愈高，在收集、存储与利用大数据信息的过程中注定不会一帆风顺。虽然高校大数据技术的应用起步较晚，但起步晚并不意味高校档案服务观念无需转变，恰恰相反，高校档案服务必须解放思想，秉持以人为本的理念，承上启下创新发展，突破单一的档案信息服务模式。充分发挥大数据技术的预测能力，深入挖掘档案信息资源的内在价值，以满足用户档案服务需求为己任，为广大用户提供丰富的档案信息资源和检索档案信息资源的智能工具。同时，还应具备超前服务意识，对用户将来可能面临的问题和新的信息需求进行预判并制定应急预案，做到有备无患。此外，在网络环境下，还要帮助档案信息用户——二级学院、职能部门、师生员工及社会不同群体如何查找、检索、利用档案资源。

2.互融互通服务平台建设突破与创新。高校档案服务离不开实体平台和网络平台，而且这两个平台要无缝对接，通過“互联网+”，使线上线下相结合，才能保证资源、服务、创新互融互通的最终实现，才能满足用户的服务需求。要实现无缝对接实体平台与网络平台，第一，要实现档案服务平台由实体向网络延伸，“让群众少跑腿，让数据多跑腿”;第二，要建立实体平台与网络平台的联动管理机制，确定各自的责任和义务，制定两个平台的服务规范、服务内容和服务质量评价;第三，要实现实体平台与网络平台功能互补，网络平台具有反馈功能，档案用户的心声和需求可通过网络平台反馈窗口进行留言，并将得到及时回应，这种功能互补促使档案服务实体平台不断进行改善。另外，加强服务平台与媒体平台的结合，搭建档案信息新媒体矩阵，即微博和微信“两微”矩阵。由于微博具有获取社会时政资讯和满足公共参与需求优势，因此档案微博侧重媒体平台。而微信对于现实工作、社交作用以及用户粘性较大，所以档案微信侧重移动服务平台。充分发挥微博信息广场作用和微信社交与工作的服务功能，提升档案服务影响力和精准服务能力[9]40-42。

3.档案用户网络行为数据分析技术突破与创新。档案网络用户数据反映了用户网络行为的三个主要特点：粘性（访问频率和间隔时长）、活跃（平均停留时间）、产出（需求数）。档案信息服务优化所需的“第一手资料”就是用户网络行为的“粘性、活跃、产出”数据。用户“粘性、活跃、产出”数据的分析质量及利用离不开档案服务系统后台和用户管理后台设计的优化。档案服务系统后台设计优化的两个关键点是：第一，必须具有记录功能;第二，必须具有统计功能。因为既然是档案网络用户，必然包括访问频率和间隔时长、评论数、转发量、浏览时间以及平均浏览页面次数等行为。因此记录功能记录的这些行为为档案用户数据分析提供了依据，对档案用户“粘性、活跃、产出”数据的采集可以时间单位（如天、周、月和年）进行统计和动态分析。用户管理后台设计的优化关键点在于记录用户个人基础数据，包括人口统计特征数据和用户限制、接受服务时间、地理位置、兴趣数据。将档案用户网络行为数据与个人基础数据相结合，对档案用户个人基础数据进行逐一解析，在此基础上实现对档案用户数据的深层解析。最终的分析结论将为高校档案服务平台建设提供支撑，并为创建特色化内容服务提供依据。

4.档案数字资源优化整合突破与创新。高校信息资源丰富，档案信息资源是其不可或缺的构成成分，对学校的人才培养、科学研究、文化传承以及社会服务意义深远。因此，高校的自身发展离不开档案数字资源的优化整合，而且高校档案服务模式及效率也取决于档案数字资源优化整合。针对这一现实问题，高校档案馆（室）首先应以学校发展规划为指南，对二级学院和职能部门的数字信息资源，如学科建设、专业建设、课程建设、师资建设、招生就业、课程考试、成绩管理、学籍管理、人事管理、财务管理、党群等信息资源进行优化整合。其次，根据学校办学特色、培养过程、服务地方、产教融合、校政企合作的实际，把特色档案数据库的建设放在优先地位，实现让档案用户真正享受高水平的档案服务目标。最后，高校为弥补自身档案信息的不足，可广泛收集网上档案信息资源，并对其加以整理后供档案用户合理利用，切实做到资源共享，以便更好地满足用户对档案信息需求[10]124-128。

5.高校档案人才队伍建设和考核的突破与创新。“互联网+”时代的高校档案服务最终落脚点是以用户为本。因此，首先要提高高校档案服务团队的业务素质，建设一支能适应“互联网+”时代要求的档案管理人才队伍、技术人才队伍和服务人才队伍，不仅要掌握先进计算机技术、通信技术、网络技术、数据挖掘技术，还要熟悉档案服务业务，这样才能以用户为本，使用户享受优质的档案信息服务。对于人才队伍素质的提高，各高校应该制定档案人才队伍建设规划，出台档案人才队伍专业成长和专业发展政策。同时，要完善高校档案工作人员分类考核机制。根据岗位性质，将档案人才分为技术人才、服务人才、管理人才三类，并对此三类人才考核标准分别予以确定。在确定考核标准时，不应唯学历论和唯证书论，应加大实绩考核权重。业务基础技能、用户满意度、档案系统运用和维护可作为实绩考核的重要指标，以此体现档案人才考核标准的可操作性和实效性。

“互联网+”时代，高校档案馆（室）服务更多地倾向于数字化的服务，因此，高校档案馆（室）应与时俱进，以人为本，积极适应“大数据、大档案、大服务”环境，以用户需求为核心，创新服务理念，优化整合高校档案馆（室）信息资源，创立“互联网+”服务平台，逐步解决高校档案馆（室）的数字化信息化程度低、服务方式落后等问题。

参考文献

[1]杨慎之.大数据时代档案社会化服务探究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2017.

[2]宋竹. 基于互联网的高校档案馆信息服务策略研究[D].哈尔滨： 哈尔滨工业大学，2017.

[3]下一代互联网：智能推荐大爆发[DB/OL]. http：//blog.sina.com.cn/s/blog_6b9ac1940102vb6a.html.

[4]马爱芝. 面向用户需求的高校档案信息服务研究[D].保定： 河北大学，2017.

[5]费紫琦.大数据时代高校档案服务创新研究[J].兰台世界，2018（1）：121-123.

[6]杨慎之.大数据时代档案社会化服务探究[D].哈尔滨：黑龙江大学，2017.

[7]刘坤. 数字校园环境下高校档案信息资源整合的思考[J].兰台世界，2017（15）：64-66.

[8]杨红.大数据时代高校档案信息服务创新研究[J]. 兰台内外，2018（10）：73-74.

[9]李斌.“互联网+”背景下档案公共服务优化研究[D].湘潭：湘潭大学，2018.

[10]张金来. 大数据时代高校档案信息服务创新探讨[J].天津职业院校联合报，2016，7（18）：124-128