云南开放大学开放教育学籍管理工作探索

李海曼，高玲玲，王 悦，刘昆实，李方云

（云南开放大学，云南 昆明650500）

云南开放大学是一所由云南省人民政府主办、省教育厅主管，秉承开放办学、服务终身的办学理念，以信息技术为支撑，坚持学历教育与非学历教育并举，面向全体社会成员开展开放教育的新型省属公办高等学校。2010年10月，国务院批准云南作为全国开展“探索开放大学建设模式”的试点省份，2012年12月，教育部正式批准云南广播电视大学更名为云南开放大学，云南开放大学挂牌成立，成为当时国务院批准的全国六所试点建设的开放大学之一。我国的开放教育从试点开始已逐步走向成熟，其人才培养模式、教学模式、管理模式和运行机制不断得到完善，成为国家高等教育序列中的重要组成部分。

云南开放大学挂牌成立后，开放教育各项工作均在不断的摸索中往前推进。通过从不断的摸着石头过河中找到解决问题的方法和总结经验、固化工作流程、形成规章制度，完善出自己的一整套管理办法。开放教育与普通高等教育、成人教育有很大的区别，开放教育实行“宽进严出”和“完全学分制”的学习制度，学生通过招生办公室报名并且通过入学资格审查后，在“中国高等教育学生信息网”学籍注册成功取得相应类别、层次、专业的正式学籍；学生通过云南开放大学教务管理平台进行相应专业课程的选课和学习，学习主要通过平台的视频资源、文字材料等进行自主学习，面授的课程则需要按照任课教师的安排完成学习任务后获得相应课程学习的学分。在灵活有效的学习期限内，修满毕业审核规定的学分、达到毕业条件后，获得国家承认并进行学历电子注册的国民教育系列云南开放大学本科、专科学历证书，毕业证书可在教育部中国高等教育学生信息网进行学历查询。其中，授予学士学位的本科专业，达到授予学位条件的还可申请获得相关学士学位证书。

开放教育学籍管理是依托传统的学籍管理模式起步、教学教务管理中尤为重要的一个环节。云南开放大学成立后，开放教育学籍管理经历了从无到有、从有到完善、从繁琐到精简的过程，在吸收、借鉴普通高校学籍管理经验的基础上，结合自身的实际情况，逐渐形成了云南开放大学适用的一整套管理办法，并且目前仍在进行开放教育学籍管理工作的探索与完善。开放教育学籍管理是与学生切身利益紧密相关的，从学生入学开始，完成整个学习过程、修够学分、满足毕业条件获取毕业证书到学信网学历注册、学历认证、出具相关学历证明材料等都涉及到学籍管理工作。

一、云南开放大学开放教育学籍管理特点

学籍是学生整个在校期间、学籍期内身份的象征，而学籍管理作为教务管理的一个分支，是一项政策性、原则性极强的工作，是学校对学生在校期间管理的一个基本支撑，能够真实、综合地反映学生在校期间每个学习阶段的过程。开放教育学籍管理是指根据规定对学生的入学资格、在籍情况及毕业资格审核等的活动，是教学教务管理的重要组成部分。内容一般包括：报名入学、入学资格审核、学信网学籍注册、学籍异动、学生信息更正、选课、毕业审核、毕业证书发放、学信网学历注册等工作。学生报名资格审核通过后学籍管理部门完成学生在中国高等教育学生信息网上的学籍注册工作，学籍注册是学生取得云南开放大学相应类型、层次、专业学籍的过程，是毕业审核、办理毕业证书、学位审核、办理学位证书的重要依据。云南开放大学开放教育学生实行完全学分制管理，教学教务管理及学生浏览资源、学习是通过学校与合作单位研发的教务管理系统来实施管理和学习的。教务管理系统可根据管理过程中的实际情况不断的完善系统的功能，目前，现有的教务管理系统已经能够满足学籍管理的各种需求，能够高效地完成工作。

（一）信息化、系统化

开放教育学籍管理通过三级化的教学教务管理平台实现管理的全信息化，由一百多个分校、二级学院、学习中心、教学点及十多万师生构成了办学的整体、系统。日常办公均通过学校的办公平台、微信及QQ 等线上方式进行文件发布及日常工作办理。学生的学习，任课教师的教学，管理人员的教务管理都依托教务管理系统实施完成。开放教育所有学生均实现远程教育管理，为学籍管理工作带来了高效和便捷，提高了工作效率和管理水平。系统内办学单位师生凝聚在一起，拧成一股绳，心往一处想、劲往一处使，形成一股强大的合力，形成一个整体，所有的信息、资源实现共享，为学校发展奠定强有力的基础。

（二）完全学分制

云南开放大学开放教育学生实行个性化管理及服务，不受时间和空间的限制，淡化了传统意义上的班级管理，强化了学分制管理及人性化管理。完全学分制是按照培养目标和教学计划中各门课程及教学环节的学时量，确定每门课程的学分，设置必修课和选修课，规定各类课程的比例，以及准予学生毕业的最低总学分。学生通过教务管理系统自主浏览学习教学资源，学习考试后取得的成绩以学分记录，毕业审核时审核学生是否按照人才培养方案要求，完成了规定的学分。学生在8年的学籍有效期内都可完成学习任务，修满学分后达到毕业条件可取得毕业证书。完全学分制是一种能较好适应市场经济对复合型人才的需求、满足学生个性差异、具有比较完善的竞争机制的教学管理制度。实施完全学分制有利于针对学生 个性化差异进行教学，提高学生的学习自主权，给学生以更加灵活的学习空间。从管理上将实际的管理逐步转变为“引导及服务”。学生不受学制的限制，在学习有效期内达到毕业条件均可以毕业，对于有特殊需求，如存在工学矛盾或家庭条件困难的学生来说就是比较好的选择，也就为大众提供了更多选择正规高等教育的机会。

（三）学分银行

学分银行建设起源于终身教育思想的影响，我国的学分银行建设真正起源于开放大学的试点建设。《国家中长期教育改革和发展规划纲要》提出了2020年“基本实现教育现代化，基本形成学习型社会，进入人力资源强国”的战略目标，并明确要求“促进各级各类教育纵向衔接、横向沟通，搭建终身学习‘立交桥’。为学习者的学习需求提供多次选择机会，满足个人多样化的学习和发展需要。”及至十三五规划纲要出台，其中明确提出了建立个人学习账号和学分累计制度，畅通继续教育、终身学习通道，制定国家资历框架，推进非学历教育学习成果、职业技能等级学分转换互认。这标志着一场由国家主导的教育学习方式新变革已经到来。

学分银行就是借鉴、模拟银行的某些功能和特点，以学分为计量存储单位，为学习者建立个人终身学习档案，对学习者存储在学分银行的学历（学历课程、学历证书）、非学历（证书、培训等）、非正式非正规（工作经历、工作实践等）各类学习成果，按照认证规则进行相互认证和转换，促进不同类型学习成果之间的沟通与衔接，避免学习者重复学习，为学习者提供更多灵活多样的学习通道，推进终身学习“立交桥”的建立，拓宽终身学习通道。

（四）课程注册学习

以课程注册、学习为单位来满足学习者，学习者可以在云南开放大学教务管理系统中注册选择感兴趣的一门或多门课程进行学习后获得学分，并且可将自己所获得的职业技能等级证书通过学分银行兑换为学分，通过学分的不断积累，达到某个专业的人才培养计划内学分要求后可以选择进行学籍注册获得相应专业的毕业证书。这种学习形式非常灵活，极大程度的满足了学习者的需求，没有时间、学籍有效期的限制，能为学习者有效的服务。

二、开放教育学籍管理的内容

从新生的录取工作开始，整个管理过程到最后的毕业审核工作均由学籍管理参与其中，学籍管理从学生在中国高等教育学生信息网学籍注册成功正式取得学籍开始，按照管理的过程首先是新生个人基本信息的更正，办学单位组织新生核对其个人信息，如个人信息有错误，关键字段：姓名、性别、身份证号等。需提交相关的证明材料进行信息更正；其次是学籍异动工作，学生需按照云南开放大学开放教育学籍管理办法结合自身的实际情况提出异动申请：如转专业、转学习中心、退学等，总部系统内审核通过后完成学信网的同步异动工作；学生根据专业培养方案进行课程注册后，完成缴费，自主学习网上资源、完成网上学习任务后报考、参加考试，成绩合格后获取学分。开放教育学籍有效期为8年，在8年内学生均可自主学习获得学分。学生达到毕业条件后，在毕业审核时间内办学单位首先为学生做毕业预审，预审通过的学生为他们提交毕业申请并且完成毕业初审，总部学籍管理部门完成毕业终审，毕业终审通过的学生，办学单位在教务管理系统中链接已由采集单位采集好的毕业生电子照片，总部学籍管理部门制作并发放毕业证书，并且同期完成学信网上毕业学生的学历注册工作。学籍管理工作还包括各种在籍学生学籍证明、毕业生学历证明的出具，协助教育厅对2001年前毕业学生学历认证相关证明材料的出具，毕业学生补办学籍档案材料等工作。

三、开放教育学籍管理工作中存在的问题

办学单位学籍管理人员对学籍管理工作不够重视、流动频繁，熟悉业务的老师因为退休或转岗等情况离开学籍管理岗位，岗位调整发生时，交接工作不准确，或直接没有交接工作，造成新进的人员对业务不熟悉或是缺乏责任心，重视程度不够，整个工作流程不清楚导致学籍管理工作无法开展或完全瘫痪。体系内办学单位负责学籍管理工作人员管理水平参差不齐，熟悉业务程度也不相同，加之其或除需要完成兼职的学籍管理工作外，还有其它本职工作需要完成，经常无暇兼顾好所有工作。

学生流失情况严重造成学生学籍异动量占比高，并且突发性较强。另外因为学生的体量大，因此每学期提交学生信息更正材料的也较多。学生基本信息录入错误量大，许多办学单位未采用身份证号读取器采集学生基本信息，都是招生人员根据学生的报名登记表手工录入到招生系统中，因报名登记表都是由学生手工填写，招生人员录入时会出现录入错误或偏差，造成了教务管理系统和学信网学生基本信息出现错误。

开放教育学生滞留率较高，滞留率指的是学习时间超过最短学习年限且在学籍有效期内的学生在招生注册人数中所占的比例，不包含学籍到期但仍未毕业的学生。开放教育因其教学模式的特殊性，学生的学习时间比较自由，也由于工学矛盾的关系，使学生按期毕业率比普通院校要低很多。就云南开放大学而言，各级学生的滞留率大约在30%-40%之间，学生的滞留率直接影响各办学单位及总部的管理及学习资源的使用效率。

毕业生照片未上网导致学生学历在学信网无法网查的问题。云南开放大学毕业生的图像采集工作由办学单位自行组织联系采集单位完成后，与学信网上学历注册信息相关联，学生方能够查询。查询不到的原因是学生照片未通过采集单位采集，自行在当地相馆采集，另一个原因是采集的时候相关联的关键信息填写错误，导致学历信息里查询不到学历照片。这部份学生处理的方法是需要人工来上传学信网，对照片大小、规格等都有要求，并且学校没有批量处理权限。

配合学校武装部出具开放教育参军学生的相关学籍学历证明材料，近几年来响应国家相关政策，参军学生日益增多，每名来办理的学生需要跑两三回，出具学籍证明材料、填写学校意见、出具在校表现材料、填写政审学校意见等，有的学生在户籍所在地报名参军，还需要盖学校行政章，学籍管理部门应接不暇。

开放教育学籍档案是学生在整个学习过程最原始的记录，是用人单位聘用选拔人才的重要依据，也是国家考查干部重要参考材料，由于办学之初学生档案实行人工抄录、手工管理，加之离现在时间也较久，并且开放教育学生档案管理主要是由各办学单位负责学籍管理的人员为学生备档案，学籍管理人员缺乏档案管理方面的经验及专业知识。另外，办学单位对学生个人档案不重视，没有意识到学籍档案对学生个人而言的重要性等情况导致已毕业学生个人档案缺失或不完整的情况。

学历证书是高等教育法授权高等学校颁发给学生具有法律效力的学业证书，网上查询、电子认证和书面认证均属证书的核查验证服务。自2002年（毕业时间）起已在中国高等教育学生信息网注册的高等教育学历证书，原则上实行网上查询和电子认证，不再受理和出具书面认证报告，2001年（含）以前的学历需要到当地认证中心或网上申请办理书面认证。可以网查的高等教育学历证书在中国高等教育学生信息网注册、登录、关联个人信息后查询并打印电子备案表，提供给用人单位作为职称评定或学历提升等情况使用。同样因为是手工管理及学生个人不重视自己个人信息的准确性等问题，造成毕业信息和现在身份证信息不相符问题，如出生年月、姓名及身份证号等关键字段有误等情况。

四、针对学籍管理工作中出现问题的思考及解决办法

增强服务意识，把责任心放在首位。通过云南开放大学的千人培训及与办学单位学籍管理人员日常工作交流沟通过程中不断的强调学籍管理工作的重要性，使其真正地重视学籍管理工作，才能在工作中不断增加责任感。要清楚学籍管理工作对于学生非常重要，是影响其升职、学历提升等关键问题的重要因素。在工作中掌握清楚每个办学单位学籍管理人员的情况，对于人员发生变动的情况及时了解清楚新进人员哪些方面不熟悉，对其个别培训，使其能够跟上大部队。也可以通过学校的“千人培训”等统一的培训活动进行规范化的培训，了解办学单位的实际困难帮其解决问题，分享工作中的经验，将培训内容与实际工作紧密联系在一起，确保培训效果。在日常工作中，发现业务不熟悉的办学单位学籍管理人员通过QQ或电话等方式为其讲解清楚，理清头绪，疏通症结，使体系内每一位学籍管理人员都熟悉掌握本职工作，将学籍管理工作做细致。

多头绪的工作，分清轻重缓急。按照学籍管理办法及工作进程，清晰、有条理的理清哪项工作该如何处理。开放教育学籍管理工作中学籍异动及学生信息更正等工作无论是“量”上还是“质”上都和普通高校有根本的区别，量：开放教育因其实质与普通高校不同，招生数量较多，在籍学生数量远远超过了普通高校，在管理上自然也困难。质：开放教育学籍管理工作头绪多、相对较复杂，而且工作环环相扣，哪个环节出了问题，将会衍伸出由其发展成的很多麻烦问题。所以容不得半点马虎，需要相当强的责任心，认真负责的态度，还需要考虑到这个问题将会带来的其他后续事情。如在招生环节录入学生个人信息时，安排两人交替检查信息，有条件的办学单位选择身份证读取采集，尽可能的减少学生的错误数据，尽可能在学生在籍期间将错误信息进行更正，以免毕业后出现学历信息错误。将问题解决在初始环节，为后续工作打下好的基础。

建立健全学籍管理制度，加强宣传和教育。滞留学生一直是困扰着开放教育学籍管理工作的一个难题。部份滞留学生常年不与学校联系，更换了联系方式也不主动告之学校，部份学生学分已经修满，并且达到了毕业条件，办学单位也无法联系到学生采集毕业照片。严重影响了学籍管理工作的开展。针对滞留学生问题，需要系统内各个层面协同合作解决：一、在招生环节，做好宣传工作，让学生充分了解到开放教育学习形式及学籍有效期等问题。二、抓住学生缴费、考试到校时机，办学单位通过网络视频、现场指导等方式为学生解决问题，并且了解学生的动向，是否存在突出的工学矛盾。三、通过教务管理系统中的毕业预审功能掌握学生的学分完成情况及学习动向，对学籍即将到期学生提出示警，其学籍将于什么时间失效，让学生有紧迫感和危机感，不要存有“混学历”的想法，轻易地玩“失踪”。只有通过不断地宣传教育增强学生对开放教育的了解，纠正不良心态，通过制度完善和加强管理来规范学生行为，增强学生的紧迫感。长期执行下去，才会对减少滞留学生起到良好的改善作用。

对于出现的问题不回避、不拖延，采取更加积极的态度，找到问题发生的根源，找出解决办法，总结工作经验，提升工作效率。毕业生照片未上网导致学信网学生信息无法查询的问题。处理方法：一，将学生毕业证书上同版本电子照片交由总部学籍管理人员零散上传，解决单个急用学生查询学历需要打印电子备案表问题。二，在采集预计毕业生照片时注意学生关键信息是否填写正确，并且统一组织采集。对于特殊情况不能参加统一采集的学生可以在当地完成零散拍摄采集。三，办学单位在学生毕业前一年内自行联系图像采集单位确定采集时间为预计毕业学生采集毕业照片，采集完成后组织学生登录学信网查询、核对本人学历照片，有问题的及时勘误，将工作做在前面，以保证学生毕业时不会因为未采集毕业照片、毕业照片有误或缺失等问题导致无法办理毕业证书的情况发生。

依法服兵役是每个适龄青年应尽的光荣义务，关心和支持国防事业是全社会的共同责任。积极配合武装部完成参军学生学籍证明材料办理，认真核实清楚学生实际情况，做好登记备查工作。建议各地武装部可以采信学信网学籍信息认证报告，学生本人在学信网查询并且打印的学籍报告做为学籍证明材料。

开放教育学生档案与普通高校学生档案不同，普通高校学生来源于高中，档案的收集保管有延续性，从小学开始到高等教育阶段，能够实现集中管理。而开放教育则实行报名免试入学，面向社会公众招生，学生生源比较复杂，档案管理也只涉及云南开放大学就读阶段。面对此情况，云南开放大学学籍档案管理工作充分发挥开放教育系统优势，所有档案材料均已实现信息化管理，为预计毕业的学生备齐档案材料是学籍管理工作中一项重要检查内容。对于往届毕业生学校留存的档案管理，学校档案管理部门工作很到位，已将办学以来几十年的毕业生档案做了归类、整理并且完成了信息化处理。每一位来核查材料的学生都能够查询得到自己在云南开放大学留存的档案材料，以配合其单位做好人事档案完善工作。对于信息有误的往届毕业生首先查实基本情况，分析原因，耐心解释，为其提供下一步如何办理的方法，实实在在地帮助学生解决问题。

制度化管理，没有规矩不成方圆。特别是学籍管理工作，首先学籍管理人员需要熟悉相关的国家政策法规，按照云南开放大学学籍管理办法严格执行工作纪律。开放教育学籍管理在时间截点上要求比较严格，系统里各办学单位按照固化的业务办理流程及时间点跟进工作，工作中强调突出重点及注意事项。在形成完善的工作指导依据的前提下，尽可能的简化工作流程，为办学单位学籍管理人员提供便捷有效服务，也为学生提供个性化服务。系统内强化工作纪律及工作要求，按质按量完成工作，不拖延、认真负责、多检查、不出错，完成每项工作多一份责任感，对待多头绪、多层次、量较大的学籍工作始终把提高业务水平放在第一位。

在实际工作中发现教务管理系统所有的数据信息与学信网的同步非常重要，比如教务管理系统的更正学生信息、学籍异动等工作与学信网的同步。及时更新数据，避免了到学信网学历注册时出现学生信息或专业不一致的情况，那时又需要折回头来找依据完成相关操作，即浪费时间，又浪费人力。定期将所有在籍学生数据与学信网上在校学生数据做匹配，将不一致信息找出来，以便发现是否有未同步的问题。此项工作在当前的情况下是会麻烦一些，到学生毕业时就会很清晰，不会存在已经在云南开放大学教务管理系统中更改了信息或做了学籍异动的学生，但学信网上没有做同步的问题。

五、结语

通过对整个办学系统开放教育学籍管理工作的不断完善，提高认识、规范学籍管理工作流程，形成制度化管理，将这一项高规格、高要求、多层次、多头绪的细致工作做到优质优化。从学生的个人利益出发，全心全意的为学生服务，体现立德树人的教育方针的同时将全员、全过程、全方位的教育理念融入到开放教育学籍管理的全过程中去。优质优化的学籍管理工作助推云南开放大学教育教学管理工作的发展，确保新形势下人才培养质量。