提高办公室文秘工作质量的措施分析

（河南省农业科学院，河南 郑州 450002）

办公室不论是在企业还是机关，都是核心所在，起到承上启下的作用[1]。办公室的工作种类多，任务重，并且需要具备良好的沟通和调节能力，办公室文秘的职业素质对办公室的工作质量具有重要的影响力，因此管理者需要重视文秘的工作质量，采取措施提升文秘的职业素养以及工作质量，是办公室稳步发展的重要基础[2]。

一、办公室文秘的工作特点及重要性

（一）工作特点

办公室文秘的工作包括各类行政工作、办公室信函接发、会议通知、手续办理、准备材料等等，工作涉及面广，工作复杂，文秘工作的特点为多样性、复杂性。

（二）办公室文秘的工作重要性

办公室需要及时向各层下达领导的指示，同时还需要及时的将各个部门的工作情况向领导进行汇报，同时还需要协调好各部门的工作以及人员之间的关系，在工作中时刻以企业、机关的利益为重点，需要顾全大局，面对繁琐的做工需要时刻保持认真、仔细、耐心的态度，按照上级规定完成各项工作。

二、办公室文秘所具有的职业素养

（一）严格遵守办公室的各项规章制度

遵守规章制度是每位工作者的基本职业道德，文秘人员虽然工作任务重，但也需要做到不迟到早退，在有限的时间内完成工作，学会合理的利用时间，避免出现因工作忙乱而发生工作失误，影响办公室工作适量。

（二）有大局观

在工作中要以企业或机关利益为中心，凡事要以企业或机关发展作为出发点，具有良好的工作承受能力，同时面对委屈与挫折可以用平常心对待，在工作中不能假公济私，同时在工作中一视同仁不能搞特殊关系更不能公报私仇。

（三）提高办事效能

效能是工作质量的直接体现，例如文秘人员为领导起草年终总结时，写作能力较弱同时对年度工作重点不了解，花费了一天的时间但是写出来的稿子没有内容，不能突出重点，那么则体现出来了办事效能差，反之，如果文秘写作能力强，能准确抓到工作重点，稿子完成速度快而且内容丰富，那么文秘的办事效能则高。因此文秘在办公中需要对工作进行提前准备，熟悉各项业务，有效提升办事效能。

（四）提高办事效率

文秘人员每天需要面对各种新的任务以及重复性任务，因此在工作中需要进行中做计划分类，以轻重缓急来开展工作，同时积极与领导进行沟通，根据领导要求结合工作实际，灵活运用方法，准确无误的完成工作，避免工作中出现失误。

三、提高办公室文秘工作质量的措施

（一）明确办公室规章制度

完善的办公室制度，俗话说的好，无规矩不成方圆，规范的、科学有效的制度可以规范文秘人员进行规范有序的工作，同时可以与同事做到良好的沟通与交流，营造良好的工作氛围，做到团结友爱、互帮互助，提高办公室工作效率。同时领导根据办公室的规章制度对办公室文秘人员进行严格的筛选，保证办公室文秘人员的职业素质，可以有效的提升办公室的工作质量。

（二）构建良好的奖惩制度

为了提高整体的工作质量，必要的奖惩制度是十分必要的，作为一种激励手段，可以有效的激励文秘人员工作积极性，激发文秘的工作热情，使文秘对自身提出更高的要求，增加工作中的追求目标，增强文秘的工作效率。惩罚制度可以对文秘的工作惰性起到警示作用，有利于文秘人员不断提升、鞭策自我，有效的提高自我工作效率，提高办公室工作质量。

（三）定时开展技能培训

增强文秘人员的职业素质，办公室日常事务较多，在交办业务、与人沟通、协调综合中都起到十分重要的作用，因此需要文秘人员具有较高的职业素质，也关系到办公室的整体工作质量。随着社会的进步，科技的创新，办公室的知识与技能也要随之进步，因此在对文秘的培训需要包括业务培训、政治思想教育、国家政策学习、工作方式等内容，增强文秘的解决问题能力，同时广泛的知识面可以更好的帮助文秘人员灵活运用工作方式，科学有效的完成工作，保证工作质量。

（四）鼓励文秘人员独立创新能力

只有创新才能稳步发展，也是发展的动力。文秘人员不应该以死板的方式进行工作，应该根据平时的工作实际不断进行创新，找到合适的方式提高工作效率，用新型的方式管理模式解决工作中的问题，整体提升办公室的工作质量。

（五）优化办公室文秘人员数量

由于办公室的工作繁忙，文秘人员较少则很难有效的保证工作的完成，或是无法保证工作质量，文秘人员过多则会出现个人价值无法充分的发挥以及产生工作惰性，降低工作效率。因此在对办公室进行整体评估后，合理的规划文秘人员的数量，可以有效的提升办公室的工作适量。

综上所述，办公室的工作质量与文秘的综合职业素质密切相关，帮助文秘人员提高自身职业素质可以有效的提高办公室工作效率，保证工作质量，但文秘人员的职业素质培养不是一时就能完成的，因此相关领导应该结合办公室的具体情况对文秘人员实施科学有效的管理方式，帮助、鼓励提高文秘人员的职业素质，确保办公室工作质量。