关于智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的思考

何利容

摘要：伴随着社会时代的快速发展，越来越多的领域开始应用信息化建设提高行业的发展效率。在各大高职院校改革的过程中，智慧校园的建设成为了主要的目标。在高职院校不断发展的过程中，最为重要的组成部分之一就是档案管理，需要将信息化建设融入到档案管理的过程中，创建智慧校园环境，提高高职院校档案信息化建设的效率，为学校未来的发展提供可靠的依据。

关键词：智慧校园环境;高职院校;档案信息化建设

中图分类号：G717.24   文献标识码：A   文章编号：1672-9129（2020）12-0108-01  近十几年来，我国逐渐步入大数据时代，信息化技术的到来给各大高职院校带来了许多的挑战同时也创造了许多机遇。高职院校传统管理模式已经无法满足当代社会发展的需求，只有不断突破、创新才能够建设出智慧校园。为了从根本上优化高职院校的环境，提高教学效率和管理效率，我们将信息化建设应用于档案管理的过程中，能够有效地提升资源管理效率。尤其在建设智慧校园环境的过程中，需要不断创新新时代的档案管理工作制度，才能够解决当前发展过程中存在的问题，不断提高档案信息化建设。

1 高职院校在档案信息化建设中存在的问题

1.1 对信息化建设认知不足。    从当前高职院校档案信息化建设情况上看，存在部分高职院校仅仅追求纸质档案变为数字化，在信息化建设和电子化建设的理解方面存在着很大的偏差，进而导致档案信息化管理工作仅仅停留在建设电子档案的层面上，并没有将档案信息作为一种资源来整合，忽视了档案信息与网络管理中心、学校图书馆等方面的联合规划，进而导致高职院校档案信息化建设受到阻碍。

1.2 高职院校在档案信息化建设中管理不当。    高职院校档案管理部门并没有重视档案信息化建设，在管理技术和管理资金方面投入比较少，与此同时，档案管理部门没有明确信息化建设的目标，设定的管理方案与实际情况不相符，在购买管理设备时也没有按照需求进行购买，进而导致资金浪费严重，十分不利于高职院校档案信息化建设的发展。

1.3 档案信息化建设质量较低。    从目前的发展形势上看，我国高职院校在信息化建设方面均没有投入较高的关注，进而导致建设质量较低。首先，在档案信息化建设方面没有指定管理标准，进行网络体系构建时，没有对技术标准与网络环境提出具体的要求，进而导致信息技术不完善，也无法保证信息网络体系的可行性，无法适应当前社会较快的发展速度，其信息化建设的兼容性比较差。除此之外，高职院校档案信息化建设并没有根据院校的实际情况考虑，更没有将未来发展纳入规划的范围中。

1.4 高职院校檔案管理人员综合素质较差。    对于高职院校档案管理来说，管理人员的综合素质十分重要。但是，在当前的实际情况下，高职院校档案管理工作人员的技术水平参差不齐，不仅仅专业水平有待提升，部分院校还存在着缺乏档案管理人员的问题。大多数档案管理人员都是身兼数职，并不是专业的档案管理人员，在上岗前缺乏专业的培训，进而导致整个管理团队的综合水平较差，不利于高职院校档案管理的建设与发展。

2 高职院校开展档案信息化建设策略

2.1 明确档案信息化建设的价值。    为了提高高职院校档案信息化建设的效率，首先高职院校的高层管理人员和相关部门需要了解信息化建设的重要性，档案信息化建设不仅仅需要将文字、实物以及图像进行保存，还需要通过计算机中段和网络共享档案信息、提高信息的利用率，便于教职工快速的查阅相关信息。

2.2 强化档案信息化建设的基础设施。    高职院校档案信息化建设的基础就是硬件设施与软件设施，比如说打印机、计算机和扫描仪等，软件设施还需要档案信息数据处理系统等只有配备完善的软件、硬件设备，才能够有效地提高档案信息化建设效率。

2.3 完善档案信息化建设的有关标准。    制定档案信息化管理规范、完善相关建设标准是高职院校档案信息化建设最重要的工作之一，其中包括档案数据库与地方档案馆联系的工作标准、档案信息系统设计的标准等，在完善相关标准的过程中，需要严格秉承社会制度和高职院校的一系列规章，确保管理标准的有效性。

2.4 加强信息资源建设。    高职院校档案信息化建设的核心内容就是信息资源建设，首先档案管理相关部门首先需要建立档案数据库，将所有的档案治疗储存于同一个数据库中这才能够有效地和其他部门进行共享。档案管理部门可以根据数据库信息的重要程度来分配权限，加强数字化管理工作。每个高职院校还应该建设自己的信息采集系统与网站，为信息共享提供更加广阔的平台，提高服务效率。

2.5 培养高职院校档案管理专业团队。    高职院校为了提高档案信息化建设效率，首先需要引进更多专业的技术人才，他们就要掌握较高的计算机应用水平和档案管理能力。除此之外，高支援下还需要对档案管理专职人员进行针对性的培训，及时更新管理理念，创建一支专业性强、经验丰富的档案管理团队。

3 结语

在当前信息技术发展的时代下，各大高职院校意识到了档案管理工作的重要性，为了促进智慧校园环境的建设，我们需要采取相应的措施提高档案信息化管理水平。档案信息化建设是一项内容较为繁杂的工程，需要各个领域的人员都积极参与。档案管理信息化建设需要顺应时代的发展趋势，高职院校需要主动面对现代教育改革，投入更多的人力、物力和财力在资源整合的过程中，最大限度拓宽内外资源，创新出更多的建设方式，不断推动高职院校档案管理信息化建设。

参考文献：

[1]宋国艳，丁丽云.关于智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的思考[J].中外交流，2019，26（15）：29.

[2]吴晖.基于智慧校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].信息与电脑，2020，32（4）：250-251.

[3]陈静.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].新教育时代电子杂志（教师版），2020，（1）：247.

[4]吴冬梅.智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设研究[J].北方文学（中旬刊），2019，（3）：130.