关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

李红

摘 要：档案信息化建设是档案管理工作中的重点内容，档案管理人员通过档案信息化建设开展档案管理工作，有利于优化档案管理工作体系，提升档案管理人员的工作效率，减少档案管理中存在的各类问题，进而提升档案管理工作质量。

关键词：档案信息化建设；档案管理；管理措施

档案管理工作人员应用档案信息化建设方式，可以提升档案管理工作效率，实现档案信息资源共享，通过数字化与信息化的改革，增强档案管理工作有效性。

1 档案信息化建设概念与特点分析

档案信息化就是档案管理部门在统一的规划下，利用信息技术开展档案管理工作，对档案信息的信息资源进行管理与处置，进而提升档案管理工作服务水平。档案信息化建设就是将档案实体保管工作作为重点內容，在一定程度上，可以从多角度分析档案资源管理情况。具体包括以下几点：首先，对档案信息接收与储存进行管理，使其更加和谐化与统一化。其次，保证档案管理模式根据信息化建设需求进行改革。最后，保证档案信息向着网络化与数字化的方向发展，提升档案信息资源的共享效率。

档案信息化建设工作主要特征就是管理工作的多元化，具体表现为以下几点：第一，档案信息化建设可以打破传统档案管理工作的局限性，提升档案管理工作质量。第二，档案信息化建设可以重点开发与利用档案检索技术，通过计算机对档案信息资源进行管理。第三，档案信息化建设中计算机占有较为重要的位置，可以充分发挥多媒体技术的光盘储存优势，提升档案管理工作质量。第四，档案信息化建设与档案管理工作的开展，需要技术人员积极建设档案信息数据库，提升数据库的应用价值，同时，还要通过电子文件的管理网站，建设良好档案管理体系[1]。

2 档案信息化建设中存在的问题分析

在档案信息化建设过程中，还存在较多不足之处，影响着档案管理工作正常开展。具体表现为以下几点：

第一，数据来源复杂。档案信息化建设中，各个档案数据都会移交给不同的单位与部门，由于各个单位与部门之间的数据库不同，因此，在对各类数据进行管理与传输的过程中，也会存在较多的不同点，导致档案管理部门中的档案信息资料更加复杂。

第二，数据分散严重。档案信息化建设过程中，档案信息数据的分散性较为严重，例如：在对建设局与税务局的财务报表进行移交处理期间，会出现较多复杂的信息，数据管理部门在制作财务会计报表或是其他文件的过程中，只能对其进行分散性管理，难以提升档案信息化建设工作效率与质量[2]。

第三，管理方式落后。在档案信息化建设的过程中，档案管理方式存在滞后现象，难以提升档案管理工作质量与有效性，每十年才能对档案进行一次移交处理，每一年才能对档案目录进行汇集，导致档案管理工作效率降低。

第四，缺乏正确的认知。档案信息化建设为档案管理带来较多机遇，可以有效革新档案管理服务理念，但是，当前部分档案信息化建设人员对档案管理缺乏正确的认知，难以提升档案管理工作质量，甚至会出现一些档案管理风险[3]。

3 档案管理中档案信息化建设措施

在档案管理工作中，档案信息化建设人员必须制定完善的管理制度，提升管理工作质量，优化档案管理信息化建设体系。具体管理措施包括以下几点：

3.1 拓宽档案管理工作思路

在档案管理信息化建设的过程中，相关管理人员需要拓宽档案管理工作思路，掌握专业力量知识与专业技能，进而转变传统档案管理思想观念，制定长远的规划方案，在档案保管的基础上，为档案管理人员提供高质量服务[4]。

3.2 提升档案信息管理质量

档案信息化建设部门应该重视档案信息管理质量，优化档案管理体系。随着信息技术的推广与应用，电子档案受到广泛关注，档案信息化管理人员可以应用电子档案提升档案信息管理水平，通过网络建设与计算机管理两个系统的开发，提升档案信息化建设质量。同时，档案信息管理人员必须要将档案电子文件作为信息资源，提升档案信息的应用价值，提高其经济效益。除了可以为社会提供经济服务之外，还能产生巨大的社会经济效益。

3.3 制定完善的工程档案信息管理制度

档案信息化建设中，档案管理人员必须要在重视工程档案信息管理，主要因为在工程建设的过程中，档案的行程具有多元化特征，无论是工程项目确立还是项目的改革，都需要档案建立的行程，提升档案管理工作质量。一方面，档案信息管理工作人员需要根据档案信息化建设难易程度的分析，确定档案信息管理工作目的，提升档案管理工作质量。档案管理工作人员需要认真学习与掌握计算机信息管理知识，认真参与到软件开发工作中，选择合适的档案工程管理软件开展档案管理工作，同时，还要制定完善的档案信息化管理规章制度，打破传统档案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，创造有利于档案管理的条件，发挥计算机在档案管理中的作用。

4 结语

在档案管理过程中，管理人员必须要重视档案信息化建设工作，逐步提升档案信息化建设水平，同时，档案管理人员还要制定完善的档案管理制度，提升档案信息化建设质量，达到预期的档案管理目的。

参考文献

[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）：150-151.

[2]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（3）：48-48.

[3]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016（5）：58.

[4]杨彩虹.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].才智，2016（4）：262.