人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

刘娟

摘 要：新形势下，现代网络社会在不断发展，网络技术为社会各方面的发展提供了技术支持，有效提高了社会各项活动的时效性和经济效益。然而在事业单位及各工作单位，人事档案始终是管理工作中的重要环节，而人事档案管理工作需要革新，这项工作是管理工作中的重中之重，应该充分利用网络技术，实现人事档案数字化管理，能够有效地优化事业单位及其他工作单位的人力资源管理工作。

关键词：人事档案;数字化管理;分析及策略

我国的事业单位及其他工作单位对人力资源的重视程度都很高，在人力资源开发的工作中，细分出人事档案管理工作，这项工作在经过时间和历史的检验之后，展示出来的作用能效与地位越来越高，因此，收到相关企业及事业单位的高度重视。在网络技术发展十分迅速的今天，将网络技术运用于社会上各方面的活动中已经不足为奇。所以将网络技术运用于人事档案管理工作中也是大势所趋，运用网络技术之后的管理工作更加具有数字化的特性，同时提高了人力资源管理工作的效率及综合水准。

1 人事档案数字化的基本概念

人事档案数字化是指在传统的人事档案基础上，运用网络技术，创新人力资源管理模式，从而提升管理工作的效率，是一种更加符合时代发展和时代潮流的管理方式。通过融入网络技术，能够在一定程度上实现对各项工作的档案整理，甚至是前期的材料收集、鉴定、保存、统计等，并且还可以通过互联网平台对各项档案进行分享，从而实现资源互通和及时更新工作，全面促进社会工作的稳步进行。人事档案管理的效能能够减少工作人员的工作量，减少人力资源的浪费，减少企业及事业单位的经费开支。

2 运用网络技术推进人事档案数字化的优势

1）人事档案数字化管理提高管理水平。人事档案数字化管理科员在整体水平上、工作效率以及工作服务质量等各个方面，都展示着强大的优越性。传统的人力资源管理工作离不开资料整理，而在整个过程中，档案整理工作冗长而复杂，而且资源记录也是以书面的形式存在的，在查找时就比较复杂，需要首先找到档案所属的类型及档案架。然而档案数量众多，在管理上也是错综复杂，能够造成人员档案之间的混乱情况，这种管理工作及模式容易造成实际与书面材料不符合，并且查找流程漫长，严重影响到后期的分析工作。人事档案数字化管理能够通过网络平台，将数字代码转换成档案材料，在查找上具有优越性。档案信息以代码的形式存放，能够节约档案保存空间，同时在查找和使用两方面都提供了较大的便利条件。同时，这种管理模式能够减少档案混乱的情况产生，在查阅时能够精确而全面地呈现出来，将人事档案的信息使用率发挥到最大。

2）人事档案数字化可提供信息参考依据。人事档案属于个人信息的范畴，具有隐私性及隐秘性，而在安全信息建设过程中，有必要掌握职工基本信息，从而确保人事档案管理工作的安全性。人事档案工作的管理复杂性以及工作内容的多样性，都会使档案信息在采集、整理以及分类保存等分工作中产生问题。网络化技术的运用，可以减少这类信息错误产生，从而保证工作效率的提高。另外，人事档案管理数字化需要构建网络系平台，建立相应的数据库和信息保护密码，并把数据库中的各档案进行备份保存，减少网络上存在的意外，而导致的数据丢失现象。同时，设置密码能够充分保护好职工的个人信息，充分体现了档案保存工作中的严谨性。其次，基本个人信息可以通过网络平台扩散，减少冒充身份的职业犯罪。

3）规范人事管理制度建设，加强经费支出管理。人事档案管理工作相对复杂，工作内容繁杂，需要占用更多的人力资源。而通过人事管理制度建设，能够加强经费的支出管理工作，减少腐败现象产生。制度不断建设和完善，能够实现人事工作管理的全方位管理和控制。管理过程中，需要从人员管理和工作管理两方面实现。首先，人员管理可以控制这项工作人力投入力度，通过制定相关的制度，从而利用网络平台，招聘具有网络技术，并熟练掌握人事档案管理工作要求的工作人员，从人员上缩减支出，从而达到经费支出管理。其次，从工作管理上来看，传统的档案管理工作，需要大量的纸张和打印材料，以及檔案成列柜，这都是需要大量资金投入的办公用品，同时，整理和保存档案时需要更大的空间，因此场地的要求就更高。通过网络技术，数字化管理档案，可以免去大部分的办公用品，从而节约工作成本。

3 人事档案数字化管理工作的具体措施

1）注重团队管理建设工作。档案管理工作不是一个人的工作，而是一个团队的工作。通过团队建设工作，可以有效地提高团队内部的凝聚力，在工作时发挥更好的工作效果。另外，数字化档案管理需要网络技术的支持，因此团队中需要掌握网络技术的人员，同时要有及时收集信息的人员和档案整理、录入人员，这是档案数字化管理工作中必不可少的工作人员，对档案的管理工作有重要的作用。在此基础上，事业单位和企业也要注重对这类工作人员的培训工作，从而提升工作人员的基本能力，并培养其创新能力，避免出现人力资源浪费的情况，使其充分发挥出各自的岗位价值。通过培训与团队精神的培养两方面工作，建设好团队的基本制度，从而服务于管理工作。

2）强化纪律保障。档案保存和管理工作具有一定的保密性，档案中有职工的个人信息，其中某些信息是对社会信息安全系统构建无关紧要的，但是却涉及个人隐私，因此这些信息不能向外流出，造成当事人的困扰。而保管档案离不开纪律的保障，有了明文规定的纪律，就能够从行为上约束每一个管理人员，从而体现出信息保护的安全性。强化纪律保障对于人事档案管理工作具有十分重要的作用，可以基于档案管理的自身特点，制定出更为适合的制度，对管理人员提出新的要求。另外，查阅档案具有严格的规定，防止个人基本信息外泄，造成不可逆的影响和破坏。同时，档案管理责任制度也依赖于纪律保障，保管员需要为工作失误负责，从而能够最大程度地控制事态发展方向，设置好完备的安全保卫体系，这样才能确保档案信息的

安全。

3）对数字化人事档案管理的载体加以合理挑选。在数字化人事档案管理工作中，需要选择合适的载体，从而控制信息的保存，因此载体具有格外重要的作用。网络是信息保存的平台，而信息的载体是数字化。在建立信息档案库的过程中，数字化程序是十分安全的，具有一定的特异性。同时，在查阅档案时需要密码的介入，这就在一定程度上加强了信息保护力。因此，在建立信息库时，首先要确保信息收集员所收集到的信息是准确的、不可更改的，这样可以确保信息的稳定性，并且减少了修改过程中的失误，导致后续问题出现。同时，数字化载体具有周期性，在使用了一段时间之后就需要进行更改，从而更改数字与字符，在网络平台上减少黑客的攻击和信息盗取。信息载体需要进行充分考虑，从而确定更为合适的载体。

4 结束语

综上所述，人事档案数字化管理是新时代背景下具有十分重要的作用。人事档案管理工作中融入网络技术，并向网络化发展，同时还能为管理决策提供相关的信息参考依据，提高了档案信息安全，从而全面地提高人事档案管理水平，实现其可持续发展。

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