政府档案管理工作分析与探究

董红丽

摘 要：档案管理作为政府日常工作中重要的一环，兼具着政府重要资料保存与政府工作人员信息保密的重要职能，良好的档案归档保存流程对于明细政府工作流程，精确政府人员工作职责都具有积极作用。在当前政府档案管理制度以及工作方式方法中依然存在诸多不合理不科学的工作方法，档案归档管理工作与政府各项重要活动议程均息息相关，本文就如何加强政府档案管理的科学性与有效对策做深入分析。对现有政府档案管理工作提出改进与完善探究。

关键词：政府档案管理;有效对策;资料保存

1 当前政府单位档案管理现状分析

现阶段政府对档案现代化管理工作重要性的认识不够到位，没能发挥档案工作信息化建设的优越性。档案管理方式较为传统，没有应用信息化的管理模式是导致当前阶段下政府工作部门工作效率低下的主要原因，因此使档案资源在局堿网内共享，将为政府档案管理归档工作提供更加方便、快捷的服务。

其次对档案培训和考核工作落实不够到位，在政府档案工作人员中，普遍没有专业的档案学管理学专业技术，这就对政府档案工作的科学严谨性带来了一定的风险性，就围绕档案重点工作的开展，进一步做好档案人员上岗证培训工作，切实提高档案员的业务素质。坚持政府档案管理人员在实践中不断完善提高业务技能，积极探索档案管理全新方式方法、全面提高档案工作水平是现阶段政府各单位档案管理部门人员的核心内容。

在政府档案保密工作中档案管理人员对政府文件的档案保密工作意识不强。安全保密意识和责任意识不足，在信息化互联网高度发展的时代，对保密工作仅仅停留在对传统文件的保密上，随着数字化多媒体技术的运用，对政府文件的安全性与网络互联性提出了更大的挑战，政府工作人员应在根本意识中改变对传统档案管理的先天性保密意识，积极培养新环境下的保密工作技能，当前阶段，政府档案管理工作人员往往身兼数职，有些甚至是兼职的档案管理工作，这就为政府部门档案管理带来了管理上的极大混乱性，难以形成条例清晰的档案管理制度，对于档案的收纳归档以及安全保密工作都产生了巨大的挑战。

2 对政府部门档案管理工作的改进

对于政府档案管理工作的改进方式中，首先应对其进行制度上的完善与更新，应参照相应档案管理规定与地方档案保存方式的划分，将其按照不同类别进行分类保存，建立统一的档案保存、鉴定、完善等政府档案人员岗位职责制度，定期对档案设备进行维护，以及一系列突发事件的应急演练，确保政府档案管理工作有序进行，并具备完善的突发事件处理办法。

政府机构的档案管理不同于一般企业与地方事务性单位，他有其严格的保密性，在建设档案管理体系中，应加大力度对政府档案管理工作的财政投入，确保档案管理各项事业建设有头有尾，档案管理大多数文件由于存在时间久远，文件易破损，因此需要在档案管理的硬件设施上对其加大投入，分别设置档案馆、保密室与借阅室，并对防火、防潮、防盗等易发生时间进行针对性的设备安置。

对现存档案进行分类整理，统计，通过对一系列文档的归纳整理可以在需要借阅以及使用时，快速查找，即便档案年代久远也依旧能做到有据可查。规范合理的分类使得档案数据具有巨大的应用价值，通过各类不同的整理组合，可以对政府部门在相应工作方向上查找到一些借鉴意义，也最大范围的发挥出档案管理的优势。

3 政府档案管理的信息化建设与探索

政府档案的电子信息化建设是今后政府工作以及全行业档案管理工作的大势所趋，随着互联网的云覆盖，计算机已经由普及办公进入深度办公全融合的新阶段，对政府部门的档案电子化信息化建设不但对档案的存档工作带来了便利性也为档案管理的安全性有效性带来了前所未有的帮助。对于电子文档的录入与保存以及上传至云端将成为今后档案管理与保存的常规程序，其关键环节是做好针对电子文档存档的管理机制制度，以及其操作的权限性，确保数据的安全不被窃取成为首要问题，建立安全平稳的云平台监管成为电子文档安全存放的核心。在对电子文档的录入中，应特别注意档案系统与政府各部门之间数字化平台的有效对接，实现档案跨平台的转换、对不同的数据格式以及数据结构进行识别并統一归档将为档案管理工作带来全方位的数据整合功能。

在数字化档案归档保存体系中，对政府档案的网络信息化建设显得尤为重要，对数字化设备的运用关乎政府档案资源信息的流通、与档案信息各平台互联共享，只有对政府档案管理进行技术上的革新才能在数字化平台中发挥出信息整体化的优势。对于政府档案管理信息化建设是一项长期的历史进程，对现阶段存在的档案管理制度与归档技术性细节进行深入细致的分析与整理是档案电子信息化的依据与借鉴，针对档案的信息化建设应包括电子文档、图像、影音等多种形式数据库建设。确保档案的多样性与时效性。

数字化的档案管理过程中更加注重操作的规范有序性，由于存档文件的形式种类众多，又告别了传统意义上的档案手动分类流程，这就要求出具一系列细致的档案分类管理细则，针对不同的文档、图像、影音等多样化数据进行合理的数据归类，加大文件保存系统的存储标准与分类应用开发对计算机档案管理具有重大的现实意义。

在众多档案管理过程中，加强数字档案馆的建设是信息化发展过程中的必然选择，不同于传统意义上的档案馆建设，数字档案馆存在的技术基础是网络建设，数字信息的传输与利用需要依附于作为载体的网络平台，这就要求对局域网的建设以及政府部门间各政务服务部门的连接合理畅通，数字档案馆的建设需要依靠数字化的数据库、互联网以及管理软件三方共同的综合协同应用。在对档案管理应用系统的开发中，应开通符合各项功能要求的系统管理模块，实现档案管理保存中最重要的收集、管理、保存与利用四项基本的业务模块。使各个环节间互联互通，综合提高档案管理水平。

在信息化电子化的档案建设过程中，最关键也是最精密的一环是政府档案信息化人才队伍建设。档案信息化建设，对于政府部门档案管理人才的建设是关键。人才是最宝贵的信息化资源利用载体。档案的信息化建设不仅需要档案方向的专业技术人才、智能化计算机方向专业人才，更需要档案业务与信息技术相结合能够实现知识整合的复合型人才。新时期下加强政府档案信息化建设对政府职能部门加强监管以及处理政府工作都具有重要意义，对现代化政府办公要求以及转变政府职能与提升政府办事效率上都具有切实有效的创新意义。

4 总结

在信息高度发展的今天，为适应社会信息化进程的脚步，政府部门对于档案管理工作也提出了新时期的发展方向与步骤，档案管理工作关乎政府部门工作流程的科学性与严谨性，对于档案管理工作制度、工作方法、工作人员的创新性改革对政府工作的梳理具有现实意义，加强信息化的档案管理归档工作是为适应时代的必然选择，也是政府职能部门更好的服务群众的必然要求。

参考文献

[1]白杨.政府信息公开背景下档案管理制度优化探析[J].中国管理信化，2017，20（16）：157-158.

[2]刘颖.信息公开背景下政府档案管理优化策略分析[J].赤子（上中旬），2016（24）：128.