如何进行档案管理的过程控制

孙宁

摘 要：企业档案在企业的各项活动中日益发挥重要作用，企业档案管理，贯穿在企业生产经营活动的全过程，伴随企业的发展，各种外部环境的不断变化，档案管理的全过程控制尤为重要，重视并实施严格的过程控制，必将对推动企业档案的科学化管理起到关键作用。

关键词：过程控制;顶层设计;积累;保管利用

企业档案管理，贯穿在企业生产经营活动的全过程，伴随着企业创始与发展，过程控制如何，决定着企业档案的质量，关系着企业档案管理的水平。必须高度重视过程控制，以严格的过程控制，实现档案管理的规范化，提高企业档案管理科学化水平。

1 坚持顶层设计，科学规划企业档案管理过程控制

按照文件档案生命周期理论，文件自形成到销毁或者保存是一个完整的生命周期，可划分为现行、半现行和非现行阶段，从档案管理角度看就是档案的形成、收集整理、保管利用三个阶段。文件在不同阶段的价值形态决定着管理部门和服务对象的不同，档案管理也承担着不同的任务，分别由不同岗位、人员来实现。

要保证档案的质量，实现档案安全保管和高效利用，就要科学规划企业档案管理过程，坚持严格过程控制，注重三个阶段的程序要求和监督指导，实现全过程的无缝隙控制，以规范化实现管理科学化。

要做到档案管理的科学规划，企业首先应具备管理体系基础，设立档案馆、室的组织机构，配备专兼职档案人员并明确职责，构建起完善的档案管理体系网络。要制定符合企业管理要求的档案制度，做好档案工作的规划和计划，使档案管理任务有目标、有计划并有制度做保障。

档案的管理过程往往被认为自档案的收集阶段开始，文件的形成、积累阶段的管理常被忽视，使得档案的合法性和完整性缺乏控制。要实现档案管理的科学化和规范化必须具备“前端”管理意识，在文件形成和积累阶段形成制度约束确保文件原始状态的管理有人负责;文件的收集、整理过程是档案工作的基础业务环节，是档案能否提供准确、高效利用的基础，需要严谨和细致的过程管理，要做到有时间限制和质量要求，强化考核和督导，才能确保档案的收集全面和整理规范;档案的保管利用阶段，重点是解决档案的安全保管与高效利用问题，要以完备、安全的硬件设施和多种利用方式和手段来实现。

档案管理的科学规划还需要建立考核和监督机制。就日照港为例，通过实行年度考核和达标升级相结合的档案考核模式，加强了对档案组织建设、基础业务流程、硬件设施配备、档案开发利用等重点环节的管理控制，档案管理的标准化和规范程度得到大幅度提升。

2 严格形成积累控制，确保文件材料准确完整

文件形成积累阶段的控制，主要是文件材料的准确性和完整性问题。准确性，是要求文件按照法定程序形成，保证其具有特定的法律效力。完整性，是要求文件各个部分统一为一个整体，保证其内容的完整和形式的完整。这两项任务，主要由业务人员来承担，离档案部门较远，人员档案意识薄弱，控制难度最大。

针对这一实际，应注重加强制度约束和相关人员档案管理意识的培养。要按照业务部门工作性质的不同，体现出不同的档案管理要求。比如文书工作，企业的文书和档案管理职能常常分属两个部门，企业中担负管理职能的部门应该整体协调，制定出兼顾档案标准的文件处理制度，要细化到文件形成时的格式、纸张、特别是针对电子文件具有易流失、易更改的特点，做到从源头进行控制，真正确保电子文件的确实生成、合理运转、安全保管和有效利用，也可以在企业中推行文书处理人员同时兼任档案管理工作的模式。针对文件形成部门和相关人员，还应利用会议、专题讲座和档案知识答卷等方便可行的方式普及档案管理知识，增强相关人员的档案知识水平，确保文件形成的准确性、合法性。

企业管理和业务工作中会形成不同载体形式的文件，应分别按照档案管理要求做好积累和保存。像企业的大型活动、会议、重点工程等大事件的發生会形成文字、声像、实物等文件材料，档案部门要“跟进”业务活动的开展进程，指导原始材料的积累和保存，做到档案积累阶段的完整性，防止缺失。

档案形成积累阶段的控制还应推行“一个机制”，就是“同步”机制，要建立起布置业务工作和提出文件档案管理要求同步，检查同步，考核同步。特别是面临企业重要业务、科研、工程建设等重点活动的开展时，档案部门要提前介入随时跟踪，确保重要文件的准确性和完整性。以日照港为例，集团档案馆通过对港口建设项目档案实施前期文件材料积累、管控措施，坚持“四个同步”原则，随时跟踪审查项目施工前、中、竣工验收期间的案卷质量，2019年先后参加各类项目验收40多次，审核接收各类档案2000卷，归档率100%，准确率达标，顺利实施了对重要档案形成积累阶段的过程控制。

正如加拿大著名档案学者特里·库克所说，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存和编目，全过程的有效控制将进一步使档案管理工作规范化标准化。

3 严格收集整理阶段，确保档案材料齐全系统

档案的收集整理就是把在各项工作中形成的、散存在各个岗位的文件材料集中起来，并按其形成规律有机组合排列起来的过程。这一阶段目标要求是材料收集的齐全性和材料组合排列的系统性，主要由专、兼职档案人员来执行，档案人员具有专业素养和专业技能，相对于形成积累阶段，控制目标较为容易实现，可以建立两项制度和一个机制。

一是建立各类文件材料归档制度，包括明确的归档范围、整理要求和归档时间。企业应根据业务特点的不同制定档案归档范围，侧重于具有企业特色的收集重点，并根据企业业务的发展及时调整和补充档案的归档范围。档案归档应强化纸质文件和电子文档的双重归档模式，电子文件必须经鉴定、整理、审核后才可以归档，并采用物理归档和逻辑归档两种方式，加密的电子文件归档时应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。

整理过程中应遵循档案内容、部门组织、业务项目等因素，合理分類，注重每一处细节的核对。如文件核对正稿拟发稿、办理情况单、印章。会计档案核对责任人签名、章印、凭证张数等。技术资料，进行名称、目录、备考表内容的确认，纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号等，整理过程中的细节控制要到位。

企业要遵循文件形成规律、区分期限、保持有机联系的原则准确界定档案全宗，确保档案的齐全系统。企业档案归档时间要根据档案类别的不同分别设定，比如企业在产品开发、科技创新和技术改造、基建工程中产生的档案要遵循其连续性和系统性，周期长的可分阶段、单项归档。设备购进时要开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。企业因内部机构变动、职工岗位变化，经变更、修改、补充和企业产权变动过程中形成的文件材料要做到随时收集归档。

二是责任考核制度，要对收集整理过程中涉及的专兼职档案人员的责任给予明确，分阶段进行考核，根据任务完成情况，落实奖惩措施。

企业普遍采用年度目标考核的方法进行管理过程控制，档案管理要纳入企业的整体考核制度中，并明确提出相关岗位和人员应达到的目标，考核项目应按照收集的时间、范围、归档数量以及案卷质量等要素进行打分考核，利用考核分值确认目标任务的完成情况落实奖惩措施。

三是“一个机制”就是指导监督，在收集整理过程中，针对每个岗位进度差异，分别设定不同的指导时点，给予不同的业务指导。指导过程，其实也是督促过程，督促各岗位按时按要求进行收集整理。

4 严格保管利用控制，确保档案安全高效利用

针对这一阶段在档案部门内部、主要由专职档案人员承担的实际，重点应放在强化技术措施上，将制度建设与硬件建设结合起来。一方面建立完善保管利用制度，主要包含档案的实体安全与涉密安全，制度涵盖保管利用的各个环节，并对每个环节提出了明确的程序要求和责任要求。首先是库房的硬件设施管理必须达标，其次借阅利用环节是涉密档案保管工作的关键环节，应严格遵循档案借阅规定进行;要有应对特殊季节、气候下的档案安全措施，应考虑重要档案备份后的异地保管，防止意外情况的发生。构建了一个机制就是“定期检查”，每天检查库房，排除安全保管隐患;检查档案，排除档案损毁危险;检查工作，督促各岗位按时按规定完成任务。

开发利用过程的管理控制主要体现在如何根据自身企业特点发挥各类档案作用。企业在发展过程中，对档案利用会呈现不同阶段的需求。档案室工作人员在做好基础性编研材料的基础上应开展有针对性地分析和?调研，了解企业和职工对档案的需求开发档案材料。如日照港集团编制的《码头泊位信息汇编》《住宅土地证信息情况统计》《专业技术人员职务文件目录》等汇编资料，为港口的生产建设、员工住房和技术人员职称管理提供了参考依据。股份一公司编制的《主要经济技术指标走势图》形象展示了公司经济活动面貌。股份三公司根据散杂货业务特点，设备种类多，编制了《设备分类目录》为不同站队的技术人员提供利用。

企业信息技术的普遍应用决定了档案资源必将走向以网络利用为主的全新利用模式。企业档案室应根据自身单位特点，在传统档案利用的基础上结合企业信息化发展趋势，利用数字档案馆和企业信息网的网络优势，构建网络利用平台，可以建立档案专题数据库，优化数字档案资源体系。通过开展深层次的编研，建立档案利用服务窗口，开设不同形式的个性化服务栏目，利用人员可随时登录企业的档案网站查阅经授权的档案信息，实现网络利用的高效便捷。

5 结束语

综上所述：伴随市场经济形势的变化，企业面临更多机遇和挑战，企业档案管理作为重要基础性环节，要注重做好全过程的有效控制，利用多种方式和手段发挥档案资源的最大效能，必将为企业的发展壮大发挥积极作用。