事业单位档案管理工作中知识管理与实践研究

文/唐玮

档案是企事业单位重要的知识资源，是各项业务、管理工作实施的证明文件，同时也是知识共享不可或缺的重要组成部分。开发档案中的知识，不仅能够发现企事业单位生产经营中存在的问题，还能够总结、挖掘、积累单位业务开展、经营经验，实现知识共享和传承。因此，作为事业单位档案管理人员应对档案管理工作形成清醒的认识，将档案管理与知识管理有机结合起来，并融入档案管理工作中，不断提升档案管理工作价值，为单位发展夯实知识基础[1]。

一、知识管理与档案管理概述

（一）知识管理

在档案管理工作中，知识管理是以发展创新能力和提高核心竞争力为目的，对知识资源的有效开放和利用。根据知识管理理论，知识可分为显性知识与隐性知识，显性知识是一种形式化的知识，经编码后可通过文字、语言、图像等形式展示和表达，且能够适应计算机技术进行整理和存储；隐性知识是非结构化的知识，突出表现为零散、无法直接适应文字、语言、图像展示，且难以交流和掌握。在档案管理工作中实施知识管理，其主要目的是挖掘隐性知识，使隐性知识成为显性知识，促进两者相互转换，为知识共享、培训、创新奠定坚实的基础[2]。

当前，随着档案管理信息技术的广泛应用，越来越多的事业单位档案管理工作者逐渐从传统的档案管理工作中脱离出来，并逐渐走向知识管理法制，管理的对象不仅仅是档案实体，而是由静态的档案归档保存向档案信息的开发利用，主要工作是挖掘档案中的隐性知识，加速隐性知识的“显化”，为单位经营管理各项活动提供知识服务。

（二）档案管理

档案管理是对事业单位生产经营、管理等活动走直接形成的原始记录进行整理、保存、归档等工作，其内部包括招投标资源、行政管理、财务数据、党群资料等。档案管理不仅包括单位发展历史，还记载了单位各项业务活动中形成和积累的知识。文件的价值体现在单位的各项活动中直接或间接体现的信息支持、管理控制和证据力等作用。档案作为经营管理实践活动的最为完整的信息记录，具有重要的信息价值。同时，档案管理作为生产经营过程中各项业务活动的结果，是信息记录、存储、传递的过程，其重要价值体现为单位知识资源的载体。因此，知识管理的最终目的是将隐性的知识“显化”，通过隐性知识的挖掘、开发、整理和传递，达到提高单位生产经营服务能力的目的。

二、知识管理与档案管理的关系研究

档案管理与知识管理是相辅相成的关系，两者缺一不可，其内在关系主要体现在以下两个方面。

（一）档案管理是知识管理的基础

基于档案管理信息的知识库包括知识产权、技术资源、规程规范等内容，其中，大部分内容经档案管理部门接收、梳理、归档和保管，属于档案管理部门的管理内容。由于档案管理属于不可逆的管理过程，如管理不当将造成管理档案的丢失，即造成知识的流失，进而影响档案知识挖掘、开发和利用，因此，加强档案收集管理工作，尤其是项目实施过程中的档案收集与整理，包括合同、投标文件、施工技术资源、工程设计变更资料等，将全过程档案资料纳入档案管理范畴，强调基础资料的统一管理，防止出现隐性知识丢失的情况，客观记录各项活动过程和结果，才能夯实知识管理的基础。

（二）知识管理提升档案管理价值

在档案管理工作中实施知识管理，通过挖掘业务、行政管理工作形成档案中的价值，发挥事业单位档案管理工作优势，能够形成单位的知识宝库，挖掘、吸收、借鉴先进管理经验，实现知识的创造、知识共享和知识应用，促进发展中形成的知识直接应用于价值创造活动中。因此，基于知识管理的档案管理活动更体现其价值，而不是局限于档案实体的保存、保管活动。为实现档案管理知识化，档案管理部门应进一步加大档案编研力度，通过知识挖掘，整合、提取、分析、归纳知识要素，将隐性知识以直观化、形象化、具体化的形式展示，以高效、优质的知识获得单位的认可和支持。

三、档案管理工作中知识管理与实践

（一）档案知识来源及需求

在单位行政管理和业务活动开展过程中，知识多以隐性知识存在，档案管理部门应结合不同部门不同知识管理需求来挖掘档案中的隐性知识。例如，在漳州市龙文区风景名胜区等档案管理过程中，园林植物栽植、养护管理经验，深入研究植物病虫害防治经验，结合区域性病虫害发生规律，采用人工防治、药物防治等措施的档案记录和保存，都为该单位开展园林植物养护管理提供有益借鉴。在风景名胜区景观提质改造工程项目中，又可根据承包单位、分包单位近年来承建项目类型、合同金额、承建工程获奖情况、纠纷索赔等，建立优质承包单位名录，为承包单位的选择提供有效依据。在项目成本控制方面，通过分析已完工项目、在建项目费用支出情况，分析苗木价格波动、技术方案选择、新材料应用等对项目成本的影响，分析项目成本超支情况和原因，为项目管理、财务管理工作提供有效的指导和参考。由此可见，档案知识管理是一项专业化工作，不仅要求档案管理人员具备档案管理知识，还需要了解人力资源、财务、专业技术、质量管理、安全管理、采购等专业知识，因此，档案管理部门应加强与业务部门、职能部门、项目组合作，调研各部门知识管理需求[3]。

（二）知识管理组织架构

由于档案管理中的知识具有专业性、复杂性，且档案资料一般以各部门资料报送形式归档，不利于知识挖掘。针对该问题，相关单位应加强知识管理架构调整，以档案管理部门为主导，形成以专项项目为核心的三维矩阵式知识管理中心，为项目决策管理提供支持。

例如，在日常管理中，各部门、档案管理部门保持原职能、组织结构运作，但在风景名胜区实施提质改造工程过程中，则可独立成立项目组，并建立专职岗位负责各类数据、信息的分类报送、归档、移交等工作，将项目中相关知识以电子文档、视频、图片、纸质文档等形式报送信息管理和档案管理部门，实现各类信息的收集和分类存储，减少档案资料报送层级，提高信息传递速度，降低档案管理部门工作量，提高档案管理人员知识挖掘的效率[4]。

（三）档案知识共享与应用

通过收集、整理、总结单位显性、隐性知识，研究在建景观工程项目与已完成项目之间的联系，并整理形成图表、文本，基于单位信息化平台（如OA平台、知识管理系统等），建立健全单位档案知识库，并结合各类知识关键要点提炼知识描述，单位各部门可通过检索知识类别、知识描述等方式，了解关键技术应用情况、财务风险超预算原因分析及控制要点等内容。在风景名胜区各业务管理活动中，档案管理部门应积极参与到单位重点工作中，根据各类工程项目管理情况，结合已完成项目实施经验，分别从进度、质量、成本控制和安全管理等方面形成分析报告，并通过与项目组、管理人员、技术人员沟通，了解项目管理偏差原因，为项目管理工作和决策提供直观化、可量化的参考依据。

此外，除挖掘隐性知识外，结合单位特点，档案管理部门还应当积极梳理各类技术、管理标准等应用情况，形成单位施工技术体系，阐明各类技术适用条件、应用优势、不足和控制要点，可用于项目技术管理和员工培训，实现知识共享和传承。

（四）以项目为核心的知识管理评价

档案管理工作中知识挖掘是一项系统性工程，是各部门协作的结果，涉及信息技术、施工技术、财务管理、项目管理等专业知识。为保障单位知识管理工作有序开展，强化档案管理部门开展知识管理的积极性，督促各部门密切配合协调档案管理部门知识挖掘工作，应以项目管理成效为导向，通过项目组管理者评价、效果评估等方式，建立可量化的知识管理评价指标，对档案知识管理情况进行测度，推动档案管理工作专业化、体系化发展。

综上所述，档案管理部门应以服务单位发展为导向，加强与各部门沟通协调，深入挖掘单位内部行政管理、业务活动、项目管理和实施过程中的显性、隐性知识，并形成知识管理成果，服务于单位决策、行政管理、教育培训等方面，建立系统性的知识体系，为单位发展奠定坚实的基础。