电网建设项目档案全过程管控体系构建及应用

李沅洺

摘 要：档案是电网建设项目管理工作中的重要环境。其记录了项目可研立项至竣工投运全过程的真实情况，也是电网建设发展的珍贵记忆、生产运维的重要凭证和电网企业依法治企的重要证明。电网建设项目档案工作贯穿于电网建设项目前期、建设、运维与后评价的各个阶段，是电网企业档案工作的重要组成部分。电力公司在电网建设项目档案管理中，践行“建设一流工程、打造精品档案”的工作理念，创新工作思路与措施，认真做好档案管理的规划实施、过程管理与质量控制，抓好档案各环节管理工作，做到项目档案真实准确、完整规范，为电网合规建设和安全运行提供了有力保障。

关键词：电网建设;档案全过程;管控体系

引 言

2017年，国家提出培育一批具有国际水平的全过程工程咨询企业，服务国家“一带一路”战略。电力公司积极响应，开展电网建设工程的全过程咨询管理。工程咨询公司改变了电网建设工程的甲乙方职责定位，给电网建设工程档案管理带来了极大的挑战。

1电网建设项目档案管控现状

1.1完整性不强。第一，在项目的施工中，往往会由于建设的工期长、参与到项目中的单位多而杂、参与的人员对项目档案管理的关注度不够高等原因，导致项目档案资料的不完善。在实际运转的时候，建设施工和文件档案不统一步伐所带来的影响也很大，倘若工程竣工了，档案却没有办法在规定的时间内完成，从而产生连锁反应后期的移交工作也不能顺利进行，很多人为了完成任务就会突击整理档案，平时没有准备临时去慌忙的应付，但其实临时抱佛脚的做法是不可取的，这在很大的程度上会影响档案的齐全性;第二，个体单位的电网项目建设档案保持其完整性是相对容易的，但是确保所有单位档案的完整才是关键，往往在整个电网参建的项目中，有人会先入为主地确定主要单位和次要单位，最终往往“次要单位”档案完整性得不到保障，个体影响整体。

1.2档案数字化管理的问题。数字档案不具备白纸黑字客观的直观性，它必须依赖特定的计算机设备加以解读，才能显示。数字档案完全脱离了以往人们对档案的理解及认识，使档案的原始性、真实性、客观性及可靠性遭遇到了人们的怀疑。数字档案不像纸质档案那样，载体与内容是一损俱损，一荣俱荣。数字档案是现代高新技术产物，它在给人们带来极大便利的同时，也给人们带来了困惑与难题。如数字档案具有易复制、修改、删除的特性，使得档案的原始性概念变得模糊不清、难以确认。再如计算机软、硬件技术不断更新换代、快速发展，因此迫使数字档案必须不断适应新的载体环境，即不断地变换新载体。还有就是数字档案不再具有特定的字体痕迹，人们可以根据不同需要以不同的字体痕迹、字体大小将数字档案输出或接受，故而，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。另外数字档案对使用的设备系统环境信息和元数据具有很强的依赖性。“在计算机管理档案系统中，普遍存在多种工作系统互不支持，数据资源不能共享的现象。”电子文件的环境信息与文件内容信息一般情况下是分离保存的，“再加上数字档案信息与载体相分离的特性使信息内容被篡改失真，使档案信息的长期读取受到威胁”，如果环境信息一旦损毁或消失，文件的内容也就不能再现了。

1.3人员素质不高。专职管档人员数量不足，多数都是临时抽调的，因此导致管档人员变动频繁，造成档案管理工作兼而不顾。另外，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案材料的收集、整理、分类归档、装订等业务不甚了解，档案管理意识淡薄，严重影响了档案管理水平。

2电网建设项目档案全过程管控体系构建及应用

2.1建立多级档案管理模式。工程咨询公司设置综合管理部，负责归口管理工程咨询公司的档案工作，实行档案工作的集中统一管理;公司各业务部门及各具体工程项目咨询部明确档案管理职责，设置专、兼职档案管理岗位，建立完善的档案管理体系，确保本部门（机构）档案的规范管理和安全保管。同时，在公司工程技术部设置专职工程档案管理岗位，具体负责公司咨询项目档案的内在质量管理和过程管控，组织项目档案过程督查和专项验收，并督促和协调各工程咨询部及时向公司档案部门和运行单位移交工程项目档案。

2.2形成协同工作机制。工程项目开工前，建立以业主项目部为组长、监理单位为副组长的项目档案管理网络组，充分发挥监理单位的职能，依靠档案管理网络组的协调机制，协助业主项目部做好档案工作全程管理。档案管理网络组定期召开工作例会，检查各参建单位档案工作的阶段性成果，及时协调解决各单位在文件材料收集和整理中出现的问题，为业主项目部提供档案管理方面的意见和建议。档案管理网络组发挥整体优势，组织参建单位，圆满完成了国家电网公司安全质量管理流动红旗评比、竣工验收和质量监督检查、档案专项验收、南方电网优质工程检查等工作，积极配合业主项目部召开档案移交协调会，督促小组各成员单位及时完成档案移交工作。

2.3夯实监督检查机制。在电网项目建设过程中，南方电网电力强化项目档案管理工作的监督检查，积极联系省档案局将相关电网建设项目纳入省重点建设项目档案督查范围，借助地方档案行政部门力量开展档案工作专项督查，合力破解档案部门力量不足与项目档案大幅增长之间的难题。在日常工作中，档案部门联合基建部和建管单位，在工程项目安全、质量检查的过程中，一并进行项目档案的检查。通过对项目建设各阶段档案的检查，建管单位档案管理人员掌握了该项目文件材料的收集、整理情况，以及工作中的重点和难点，为最终项目档案的顺利归档打下坚实基础。

2.4强化信息化支撑手段。在档案管理系统中，建管中心档案管理系统中原历史档案数据仍保留，新形成的工程咨询公司各类档案接续原建管中心档案进行编号、整理;原监理公司档案全宗吸收合并至更名后的工程咨询公司档案全宗内，作为一个历史全宗进行查找和利用;制定详细的档案在线利用规范，明确历史全宗档案的查询利用范围，保证档案实体集中保管和档案信息资源的最大化共享利用。

2.5建立网络资料库。在工程项目施工进行之前，对整个工程资料有详细介绍说明，互联网时代发展趋势越来越迅速，网络信息资源越来越广阔。自从计算机技术出现之后，信息技术的发展速度越来越快，网络信息应用已经发展成为了主流，延伸到社会的各个领域，各个方面，这种信息技术也极大地提高了社会的成产力，推动了经济发展，在网络建立资料库，并通过施工进度的不断进行来跟进提升，及时检验检测，并要不断更新上报，与此同时对已有资料也要合理归纳整理，不仅能了解项目所需时间，还可以对完工时间进行估算，这样不能够对档案的及时跟进做出更新，及时记录每一个细节。对施工中的一些重要问题进行针对性研究探讨，发现新的问题及时解決，进行探讨进而解决问题。

结 语

电网档案在整个项目中处于重要地位，档案记录的准确与规范，从根本上影响了整个项目的发展进程，对于电网工程的安全进行有了制约和保证，电网档案的规范化记录还能为将来工程出现问题时的维修提供证据依据，从各个方面都起到了重要的作用。电网的长期发展和提供是城市发展的必备，也是企业发展的保证，在电网项目发展的同时，提高对电网基本建设项目中的档案管理，提高档案更新管理记录意识，使用规范化系统的管理方法，确保电网建设项目快速稳步的发展。

参考文献

[1] 邹滢，饶日嵩.电网建设项目档案全过程管理创新分析[J].中国高新技术企业，2016（32）：151～152.

[2] 丁林辉.基本建设项目档案管理创新体系建设初探[J].兰台世界，2016（14）：60～62.