电网建设项目档案全过程管理创新分析

邹滢+饶日嵩

摘要：电网建设项目档案是指在项目施工的过程中工作人员记录的一些有参考价值的信息，它的具体表现形式为文字、声音、图像等，它对竣工后的项目验收具有重大意义。近年来，国家对电网建设的投入越来越大，电网建设成长的速度也随之越来越快，此时应相应提高对项目管理档案的认知。文章对电网建设项目档案全过程管理创新进行了分析。

关键词：电网建设；项目档案；全过程管理；创新措施；项目验收 文献标识码：A

中图分类号：F426 文章编号：1009-2374（2016）32-0151-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.32.075

传统的档案管理工作只是单纯地把它作为最后竣工验收的一个环节，验收工程固然非常重要，因为它是最后考核的一大标准，但是创新的档案管理工作是把它融入到整个电网建设项目当中去的，和建设项目同步化，并且分析记录。人类从低级到高级也是一种创新阶段，创新是推动事物发展的不竭动力，电网建设项目档案全过程管理创新是重大而主要的，

1 项目档案的现状分析

1.1 完整性不强

第一，在项目的施工中，往往会由于建设的工期长、参与到项目中的单位多而杂、参与的人员对项目档案管理的关注度不够高等原因，导致项目档案资料的不完善。在实际运转的时候，建设施工和文件档案不统一步伐所带来的影响也很大，倘若工程竣工了，档案却没有办法在规定的时间内完成，从而产生连锁反应后期的移交工作也不能顺利进行，很多人为了完成任务就会突击整理档案，平时没有准备临时去慌忙的应付，但其实临时抱佛脚的做法是不可取的，这在很大的程度上会影响档案的齐全性；第二，个体单位的电网项目建设档案保持其完整性是相对容易的，但是确保所有单位档案的完整才是关键，往往在整个电网参建的项目中，有人会先入为主地确定主要单位和次要单位，最终往往“次要单位”档案完整性得不到保障，个体影响整体。

1.2 归档的质量不够好，档案人员与技术人员不合作

现代信息技术越来越影响我们的生活，有利也有弊，在电网建设项目的过程中，遇到图纸要修改的情况，很多时候往往在电脑上一改再一带而过的通知，忽略了在实际图纸上进行详细标注，这必然导致建设项目完工后和设计图纸相差甚远，档案与实际不符。这也说明了档案是评价一项工程的重要内容，不够准确肯定是行不通的。基于这种现状，我们要去创新，要摒弃对档案管理的老一套，对于创新来说，方法就是新的世界，最重要的不是知识而是思路。其实早前江西省档案局就发文要求过，凡是列入江西省发改委发布的重点项目，都必须及时办理项目档案登记，但是实施却是差强人意，这也是目前电网建设项目现状不好的原因之一，空有理论而不去行动。档案人员和技术人员的合作不协调，两方互成领域，档案人员没有深入施工现场，不了解施工的流程。而档案管理工作本身就是一项艰巨的任务，无论是档案的形成、收集还是分类存储都具有复杂性，不单单需要加强自身的专业素质，施工人员的配合也尤为重要，两者共同充分发挥档案管理在电网建设项目中的作用，确保电力企业施工的顺利进行。

2 创新的具体措施

2.1 更新管理观念

我们先从档案管理人员的观念进行初步的分析。借鉴一句一直以来在各大成功企业都广为流传的一句话：“思想决定行动，行动决定结果”，档案管理人员的创新，是决定档案管理项目创新的关键性因素。常见的一些思维误区有：第一，很多人会认为建设工程就只需要一纸合约和一张设计图就够了，觉得花大把的时间整理资料没有必要，其实不然，档案的管理我们要做的是完善设计、建设、监理、安装等各个环节的资料，对这些资料进行统一的管理；第二，工作人员还是保留传统“你归档，我保存”的做法，大家各自安好，没有全身心地投入到项目档案的形成、整理过程中去，其实一项工作团队协作能够完成得更好，我们要组成以建设单位为主、施工部项目部设计部为辅的档案管理小组，定期召开例会对项目档案管理提出各自的意见然后再融会贯通；第三，把项目管理的档案视为私有物，不移交或者说有所保留，对于这一点，除了改变人员的基本素质之外，我们要给出详细的工作准则，健全责任制度，让工作人员明白档案管理的重要性；第四，在档案交接的时候，按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作。而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节，档案交接手续需要严密。这四点都是更新管理理念才能够做到更好的部分，把理论转化为实践是我们需要做到的地方。

2.2 制定新的标准和运用新的方式加强监督

为了满足江西的用电需求，提高电网安全稳定水平，江西省分宜电厂2×1000兆瓦机组“上大压小”扩建工程开始，项目严格执行《招标投标法》以及相关的法律法规，根据以往的档案资料，我们可以很清楚地知道可能用到的保温隔热材料、防腐材料有哪些，输电设备、电流互感器的规格是怎么样的。电网建设工程是一项很严谨、复杂性很强的工程，任何时候我们都必须做到有据可依，档案管理作为项目建设的一个环节也是一样的，不断提高标准，根据日益累积的经验制定新的标准，建立标准的归档模板，层层递进地去进行工作，让各部门的工作人员都能够清晰明了地知道自己所负责的归档的内容有哪些、应当要在什么时间内完成。参照标准的模板去进行信息的优化和收集这个方法，很好地让档案管理人员完成从一开始的被动接受到依照模板主动进行的转变。监督的过程也是必不可少的，监督不是一时兴起的行为，长期、有规律地进行很重要，档案管理人员可以改变领导要求才检查监督的“偷懒”做法，应该通过计划表，把每一天要履行的义务和承担的责任标记清楚，坚持不懈地把档案管理的进度和施工的进度紧密地联系在一起。

江西作为革命根据地，不管是在民生保障还是科学技术、工业发展，甚至于环境保护上，都是一个不断要求自身发展的地方，2016年，江西省科技厅就召开了“十三五”科技创新的座谈会，要深入地去实施创新的发展战略，细化科技创新。在电网建设的项目档案管理上，创新是必然的。加强监管和指导。电力建设档案管理应当遵循统一领导、分级管理和一个核心、多种控制的原则。虽然说各成员企业享有独立的自主权和经营权，实行“分级管理”，但它必须服从“利益共同体”的要求，这是由企业集团本质所决定的。因此需要电力集团对档案采用多种方式的管理和协调，承担起对整个电力建设项目档案管理统一领导和业务指导的责任，各成员企业必须遵循电力建设管理人员的统一领导，结合自身特点，选择适当的档案管理模式。

2.3 摈弃传统的以偏概全，要平等的重视每一个环节

基层要重视，高层亦然。传统的档案管理方式都只是不断要求基层实际负责的员工。多请示沟通是取得领导重视档案工作的渠道，要抓住时机的沟通，在项目启动之初时，就要争取把档案管理工作纳入整体的工作计划中，力求同步开展。还要抓住档案工作重大开展的时机，例如相关单位测评或者检查的时候，我们要及时争取，得到人力物力的支持。提升整体的服务质量，也是得到领导重视的动力，电网建设档案的根本价值就在于它的运用，如果整理的档案不能服务于当下和未来的话就失去了它应有的价值，因此我们要积极地利用档案资源，而不是收集了就不再过问，最终能不能产生经济效益才是领导关注的点，我们不要局限于电网建设档案本身，而是要去发掘它的潜在意义。另外容易忽略的是档案质量的重视和档案卷宗或者电子档案的重要性。档案管理往往是重视档案内容的质量，而对于储存就容易忽视，纸质的档案工作人员要重视防潮防霉以保证清晰度，电子的档案则要做好防护工作，防止其他不相关人员肆意更改造成缺失和错误，造成恶劣后果。而且必须加强档案管理硬件设施要求，需要满足档案库存的要求。举个例子，某地铁集团有13.5万卷档案包括文书档案1.5万多卷，财务档案约2000卷，工程档案约12万卷，在数量和保管要求上都对集团提出了较高的要求，这需要领导对库房硬件设施全面支持。

3 结语

对于档案形成的信用度也是管理人员需要重视的，一个企业是否诚信并不是凭空形成的，而是通过记录慢慢建立的，企业档案的信用状况是企业自我发展的内在要求。诚信对于企业来讲除了意味着信誉之外，还是一种竞争优势，项目档案管理的创新是需要企业的统筹规划作用的。总之，电网建设档案的完整性、准确性，可以保证电网企业工作服务的标准，用创新的方式不断归档整理，我们可以得出很多经验，如35kV架空电力线路的瓷悬试绝缘子，在安装前应该用5000V的兆欧表逐个完成测试绝缘电阻的工作，如果在比较干燥的情况下，绝缘的电阻值不能小于500，这后来也成为电力建设的规范，形成了明文规定。因此，电网档案建设的全过程还需要我们去优化。

参考文献

[1] 张志强，孟庆江.电网建设项目档案全过程管理的实践与创新[J].产业与科技论坛，2015，14（23）.

[2] 林瓜量.浅析电网基本建设项目档案管理创新[J].办公室业务，2012，（9）.

作者简介：邹滢（1986-），女，江西上饶人，供职于国网江西省电力公司鹰潭供电分公司，研究方向：基建项目管理。

（责任编辑：周 琼）