外贸企业存货管理存在的问题与对策

袁秋梅

（新疆万达有限公司，新疆 乌鲁木齐 830000）

一、引言

外贸企业以商品的购销活动为主营业务，保有合理的库存量、减少企业资金在库存上的占用、降低因库存商品损失而对企业经营产生的影响、确保库存商品的质量、维护客户、保有市场份额等，对企业的持续健康发展起到决定性的作用。因此，提升存货管理水平对增加企业经济效益、实现企业价值最大化具有重要意义。

二、外贸企业加强存货管理的重要性

（一）有助于提升企业整体资产的运行效率

存货在外贸企业资产中的占比较高，加强存货管理、提高存货周转速度与效率对提升企业整体资产运行的效率起到重要作用。

（二）有利于企业持续健康发展

企业通过完善存货管理制度来加强存货购、销、存各环节的管理，把控各环节的风险，确保存货周转持续高效，确保商品质量，从而提升企业市场竞争力和市场占有率。

（三）有利于实现企业价值最大化

通过加强存货管理，确定合理的存货总额、库存量、各项存货占比，加速存货周转、缩短变现周期、降低企业存货资金占用水平，降低企业资金成本；通过加强存货管理将存货损失降到最低，增强企业盈利能力，提高企业经济效益，实现企业价值最大化。

三、外贸企业存货管理中存在的问题

（一）存货管理制度不完善

1.管理制度和管理流程不健全

有些外贸企业没有一套完整的制度流程来指导、约束、监督存货的入库、存储、销售、盘点等环节。对入库存货的质量、数量、分类等没有制定详细的入库标准，在存储过程中出现问题时权责划分不清。对存货出库环节规定过于简单，同类存货未结合批次管理或保质期管理进行收发，存货不能按入库时间先后顺序进行流动性管理，造成存货过期、腐坏、丢失。

2.存货管理内控制度不完善

有些外贸企业为节省人工成本，存货的入库、验收、登记、保管往往由仓库管理员一人完成。入库信息不能实现共享，在存货入库环节没有监管措施。存货的保管、盘点不能严格做到不相容岗位相互分离、制约与监督。

（二）存货管理手段较为落后

1.最优库存数量控制不到位

有些外贸企业不注重采购计划管理，月度采购计划往往是由销售部门负责相关商品销售的人员按照上年或历年数据简单列表报送，汇总进行采购。没有对市场进行充分调研、分析消费者喜好，也没有结合库存结余量等因素来综合分析并制定存货采购计划，造成存货的积压或不足，增加存货占用资金的机会成本或错失市场良机。

2.存货发出环节管理不规范

对异地存储的货物，企业为了节省成本，在销售出库环节仓库管理员依据出库单扫描件或传真件就可以进行货物发出，单据简单，没有相关部门的监督与联签（如财务部门对收款情况、销售价格的确认等），提货凭证单一，易发生凭借造假的单据骗取出库的现象。造成款项还未收货物已发出或客户与仓库串通“借用”企业存货，日后再将存货“还回”等情况的出现，给企业带来风险与损失。

3.未针对不同商品进行分类管理

有些外贸企业不能充分满足不同存货要求的仓储条件，管理不够细化，造成生鲜类商品变质、腐烂，未对存在保持期的存货进行预警管理，给企业带来一定的经济损失。另外仓储地点的分散也难以做到对库存商品的定期盘点，不能及时发现库存短缺带来的损失。

（三）存货账实不符

1.账实存在永久差异

永久差异直接形成了企业的损失，由于存货数量品种繁杂，仓储地点多，这种损失一般在盘点时才会被发现，发生损失的原因很多，比如生鲜品保管不善、出库环节把关不严错发多发、安全措施不到位存货被偷盗等等，这些都会为企业带来经济损失。

2.账实存在时间性差异

时间性差异是指库房已入库，财务未入账；或库房已将货物发出，但财务账面上的库存还未出库。两者差异的产生主要是由于各部门信息不共享、信息流通及时性差造成的，账实差异会给企业带来涉税风险。

四、完善外贸企业存货管理的对策建议

（一）完善存货管理制度

加强存货管理，制度的完善是第一位的。除了从购、销、存环节进一步对现有存货管理制度进行梳理、细化、规范相关流程外，也要加强存货内部控制制度的建立，使存货管理制度更加全面完整，对存货管理起到全程、科学、安全、高效的规范和指导作用。

1.注重制度的实用性与可行性

存货管理制度要建立在实用的基础上，细化存货管理各环节，明确权责，能运用到实际工作中，使存货管理工作在购、销、存各个环节有章可循、有据可依，并与实际工作中存在的问题相结合，不断地改进、修订。

2.建立存货的物流管理制度

在存货管理制度中增加存货在采购、销售环节的物流管理制度。将存货的收发与采购入库、销售出库的物流信息紧密联系，采用统一招标等方式择优选择物流公司，将内外因素均纳入制度进行管理。通过建立物流管理制度，进一步加强存货收发环节的管控，减少企业经济损失。

3.建立异地仓库管理制度

外贸企业存货管理的特点之一是存在大量的异地仓库，这些异地仓库大部分是企业租用的。建立统一的异地仓库管理制度，采用统一标准进行异地仓储公司的选择，通过制度约定选择条件、标准、仓储成本等，在制度中进一步细化双方权责。还可以制定年度激励措施，对没有发生问题的仓库予以奖励，并进入长期合作名单，同时要求仓储公司缴纳一定的保证金，入围合作名单的仓库保证金还可享受下浮等。加强盘点频度，将收发存的日常工作与盘点相结合，做到对库存数量实时监管。

4.建立存货管理绩效考核制度

对存货管理进行绩效考核，细化存货管理岗位工作职责。对存货收发造成的数量差异、因管理不善造成的存货毁损（如生鲜存货未按规定保管腐烂变质、包装物不符合要求造成泄漏等）、对超出保质期的存货未预警造成的经济损失等进行考核，奖惩结合。对存货采购人员进行采购考核，以库存量的合理性和科学性为主要考核指标，降低过高库存的资金占用量，降低企业资金成本。

（二）提高存货管理水平

1.结合库存管理系统数据控制最优库存量

将存货数据信息与订单量、市场需求量、潜在客户量等结合，分析企业的存货采购量、安全库存量。再结合积压库存商品种类与数量，及时采取相应措施清理积压库存，使库存商品种类能够跟上市场变化，以达到提高市场占有率、减少资金占用、降低存货损失、提高企业经营效率的目的。

2.对存货发出环节从严管理

存货的发出环节犹如企业的“防盗门”，必须使用专人管理的“钥匙”来开门才会安全可靠。库存管理中这道门需要企业的不同部门来共同把守才能确保发出的存货为企业带来经济效益。首先销售合同的签订在法律上要保护企业的合法权益，其次货物发出前销售货款的回收情况要与合同约定一致，最后在实际发出货物时要有财务部门对收款情况的审查、要有业务部门审批的出库单，要有仓库管理员对货物的清点核对清单，要有物流公司接收货物的确认清单。通过上述各环节的严把关，既能确保货物按合同无差错发出，也能堵住仓库管理中监守自盗的种种漏洞。

3.对库存商品进行分类管理

存货分类管理常用的方法是ABC库存分类管理法，这种方法侧重点是将库存商品按品种和资金占用额的多少分类后分别进行管理与控制。外贸企业应结合存货特点（如货值大小、保质期、存储环境等）与仓储特性（如异地仓库较多），以仓库为单位采用ABC库存分类管理法，除了考虑品种与资金占用多少的因素外，还应将仓储条件要求高的商品单独分类管理（如生鲜品），有保质期要求的商品单独分类管理。这样做既能兼顾到影响企业经济利益较大的库存商品，也能避免其他不易管理的商品带来的经济损失。形成多条管理链条，多管齐下，实现企业价值最大化。

（三）推行存货信息化管理

1.统一存货管理系统

大数据时代已经来临，外贸企业存货的管理也要充分利用信息化管理的手段。首先以财务管理系统为基础，建立健全库存管理系统。存货的购销存业务均通过存货管理系统平台进行流程操作，如入库单据的录入与审核、出库流程的签批、货物出库确认单、库存盘点表的编制等。其次将企业存货内控制度与信息化数据相结合，更进一步防范企业经营风险。

2.利用存货的实时数据进行分析

建立了库存管理系统，对系统提供的在不同节点上的各项数据信息进行分析利用，才能真正实现存货管理信息化。存货的购销存是一个循环反复的过程，通过库存管理数据信息、结合市场销售情况与潜在客户调查情况等，能够合理确定企业的存货采购量，降低库存资金占用。通过存货采购情况，能够继续进行市场开发，提高库存商品销量。

3.防范存货管理中的涉税风险

库存管理系统数据能真实反映企业库存状况。做到库存管理的账实相符不仅仅是保证库存管理安全有效的措施，也能为企业有效防范税收风险。仓库发出的存货数据信息，要及时传递到财务部门进行库存商品销售处理，及时确认应缴纳的各项税费；财务部也需要及时了解存货毁损、丢失、盘亏等等的数据信息，根据不同的原因进行相应的税务处理。因此库存管理信息在各部门尤其是财务部门间的及时传递，能有效防范企业的税务风险。

五、结束语

外贸企业存货管理中存在的上述诸多问题会严重影响企业的经营管理与发展，也会给企业带来一定的经济损失。只有正视存在问题，从完善存货管理制度开始，将内控制度贯穿始终，加强存货风险防控，同时进行存货信息化管理，防范税务风险，逐步形成一套存货管理一体化制度措施，并加以执行，才能达到提高企业经济效益的目的，实现企业可持续发展的目标。