大数据背景下高职院校资产信息化管理模式

舒厚源

（湖南科技职业学院，湖南 长沙 410000）

一、引言

我国的高职院校长期以来使用手动记录方法来记录和计算资产使用，管理和维护。工作效率低下，浪费了大量的人力，物力和财力，无法适应新形势下高职院校的运转、发展需求，而学校资产管理滞后不利于高等教育的可持续发展。随着网络大数据的发展，信息技术已应用于高职院校的资产管理中，并取得了良好的效果。

二、大数据背景下高职院校资产实行信息化管理的重要意义

信息化在资产管理中的应用改变了独立管理系统的传统方式，资产信息资源的开放性得到了充分的认可，用户可以更多地直接参与资产管理。网络的即时性可以及时准确地为人们提供必要的信息资源。

（一）完善科学，智能的资产管理

从采购到审计再到资产核算，均按照“个人责任制”的管理要求进行，责任明确，每件物品都具有其专属标识，因此资产的购买，分配和使用贯穿整个处置过程，组成了实施动态跟踪管理，透明管理，规范化运作。首先，最重要的是学校物业管理小组的综合组织与领导。资产管理办公室负责组织具体任务，每个部门和相应员工必须积极合作，全职和兼职的资产管理专员必须专门负责其业务。其次是明确中央管理部门的职责。负责资产的监控以及资产的验收，审查，修改，出售和库存的日常管理，财务部门检查发票和承兑汇票上的资金使用情况。最后，各有关部门要明确资产代表，任命专职或兼职管理人员，将管理职责分配给特定人员，认真落实人员和工作。因此，资产信息化管理会非常透明，除了标准化操作外，还可以使用资源平台和及时的数据进行计算和比较，这种智能管理可以有效防止资产的流失和不当使用。

（二）准确的数据和完整的功能

资产信息化管理严格控制流程并创建准确的资产数据。例如，当输入新购置的资产时，必须根据规定分别输入所有资产信息，并为每个资产设置标识。否则，将无法继续进行下一步并启动工作标准化的会计程序。资产信息化管理功能通过增加，减少，更改，借入，退还，折旧，等待和损失处理资产，可以留下痕迹，管理人员可以快速处理系统数据查询，报告，统计，导出，导入，打印和输出功能以及内容，实现调整和库存功能。传统工作方法难以达到这样的工作目标，而信息化管理可以轻松实现快速，易于使用且极其精确。除了避免了手动进行复杂计算之外，还提高了计算的准确性。

（三）节省劳动力，降低成本并提高效率

资产管理信息不流畅，有时在财务，资产管理和资产利用部门中会出现三个层面交流沟通不畅的局面。部门之间没有有效的联系和限制，因此无法有效执行资产管理任务。通过资产信息化管理，可以使用计算机信息功能为各个责任部门的工作人员设置各种授权。这样，每个部门和负责人都可以便捷、及时地跟踪他们使用和管理的资产信息。每个责任问题的管理减少了人员浪费和不必要的开支。另一方面，它促进了资产管理机构各级的问责制构建，并有效地解决了资产管理中各个级别的过度购置问题以及“强调供应，而不强调管理”的现状，使用网络平台，可以对资产数据操作中的每个环节进行分类，并有效地分离资产管理中的每个单独节点，以快速提高运作效率。

（四）实现高职院校间的资源共享

在网络环境中，资产管理部门可以实时监控资产并直接访问相关信息。管理者都可以在网络上快速学习他人的管理经验并一键分享自身经验，这样可以更好地利用现有资源，并根据不同内部部门的使用和闲置情况合理分配内部资产，最大程度上提高利用率，实现资源共享。

三、高职院校资产信息化管理现状

为了了解每所学校的资产状况，教育机构目前使用通用的资产管理软件。但是，此软件更适合报告，而不适合实际管理。大多数高职院校的资产管理仍然基于独立管理模式。这仅是原始手动任务的简单替代，并且不会从根本上改变手动效率低下和资产管理封闭化的困局。第一，主要的弊端是账目不完整，程序不当以及缺乏严格的内部安全系统。第二，资产状况不明确，这会造成资产目录难以确定，统计和协调。第三，管理混乱，难以实施有效资产的管理与合理利用。第四，管理方法差，信息缓慢，经常出现错误，信息与实际不匹配等现象并不少见。第五，资源分配不足，缺乏系统化管理。上述问题的存在严重制约和阻碍了高等院校资产管理与利用的稳健有序发展，是管理资产的传统方法遗留的弊端。必须加快信息化建设和发展，大力改革传统的管理模式。随着会计计算机化的日益普及，资产管理网络已成为高职院校资产管理的共同选择。在大数据蓬勃发展的形势下，人们越来越多地使用信息平台来执行各种管理任务，资产管理的信息化已成为普遍趋势。

四、提高高职院校资产信息化管理的有效措施

（一）实施大数据思想并构建科学资产信息管理概念

在当前阶段，随着信息网络技术的飞速发展，大数据已成为时代发展的重要特征。高职院校必须树立正确的资产管理理念，不断学习新思想，新知识和新技能，创新资产管理，及时解决资产过程中的障碍，冗余和信息不对称等问题。另一方面，在高职院校资产信息管理过程中，首先必须在最高级别进行设计，并根据具体的教育目标整合资产信息管理，结合学校的可持续发展计划总体规划，分步规划。使用高职院校资产信息管理平台，并逐步实现资产的全面动态管理。

（二）完善科学的资产信息管理流程

完善的资产信息管理流程是执行资产管理任务的基础和前提，也是提高资产管理水平的有效保证。在这个阶段，高职院校必须根据国家和教育部发布的各种政策和法规以及学校的实际情况，建立满足学校发展需求的科学，高效，合理的资产信息管理系统。该系统的正规化要求在学校发展过程中可以迅速替代旧的管理系统，并加强资产信息管理程序和方法的标准化和科学性，以实现出色的流程，确保资产管理机制和资产开发的长足发展。

（三）优化资产信息管理体制

高职院校应顺应发展趋势，建立专门的资产信息管理部门，并与具有明确权利的学校后勤管理部门，信息网络中心等部门做好沟通交流工作。明确各部门的职责，义务与权限，坚持总体教学计划，完善“一体化领导，中央管理，分级负责，个人负责制”的资产信息管理机制。高职院校管理部门的主要职责是在学校管理中出色地完成工作，每个部门都必须任命专人负责该部门的资产管理，负责整合高职教育资产的信息，并随时随地实时监控资产，从而科学分配和有效利用高职教育资产。

（四）建立具有专业知识储备的资产信息管理团队

高职院校资产信息化管理的深入实施，对专业技能和职业管理人才的素质提出了更高的要求。应该通过更多的专业知识培训和更高的整体人才质量来加快资产信息化的创建。领导层应当为符合工作要求的管理人员提高准入门槛。其次，定期组织和进行适当的资产信息化管理培训，对现有员工进行理论和实践的再教育，并领导所有管理人员，以便及时掌握新流程，新技术和新准则。最终，建立起一支强大的专业管理团队，加强与其他院校关于资产信息化管理的有效交流，获得更为先进的管理经验，以不断提高高职院校的资产管理水平。

（五）建立基于云计算技术的资产信息管理系统

在当前阶段，高职院校必须创新管理理念和管理方法，建立符合学校实际发展需要的资产信息管理系统，在大数据背景下，更应该建立基于云计算技术的资产信息化管理平台。云计算是传统计算机和网络技术共同发展的产物，因此是在大数据背景下发展最快和最具创新性的核心技术之一。云计算的优点是可以将所有计算机任务集中分布在众多计算机的资源池中。用户可以根据自己的实际需求获得计算能力，存储空间和信息服务。它提供了按需提供的好处，例如虚拟化，弹性扩展，快速部署和自动化服务。云计算技术使用户能够使用计算机，智能手机和其他终端来跨越信息在时间和空间中的局限和制约，从而实时获得各种应用程序服务，甚至用于超级计算等大型任务。高职院校建立基于云计算技术的高效资产信息化管理平台，充分利用自动化的中央云管理可显著提高资产使用效率。其次，它节省了大量的人力，物力和财力，例如计算机购置，管理软件的购买，软件升级和维护成本。此外，云计算技术可以帮助学校在最大程度上共享资源，有效解决现有资产管理流程中资源分配不均的问题，并提高数据存储的安全性和效率，有利于建立完整的资产信息数据库。随着高职院校规模的扩张和学生人数的不断增加，资产的数量和类型继续增长。分类管理是提高资产管理质量的更科学的方法。特别是要实现会计准则中规定的资产分类标准和条形码编码规则的统一，对现有资产进行分类和编码，并确保所有资产具有固定的编码，输入有关资产的某些信息，管理信息系统即可以完成资产信息数据库的设置。在资产使用过程中，用户只需扫描资产条形码以检索资产，然后扫描资产条形码记录使用详情即可。这样一来，有效地实现了高职院校实时、全动态的资产管理目标。

五、结束语

总之，在高职院校当中，资产管理信息化模式的建设是一个漫长，复杂而系统的过程。应当利用资产信息化管理平台不断提高资产管理的动态有效性和精细化水平，实现资源的共享利用。同时促进高职院校、科研单位之间的学习交流，最终实现高职院校资产信息化管理的可持续发展。