链式管理在高职院校会务实训课程组织与训练中的运用

文/阎伟

会务工作是秘书工作的重要组成部分。在会务工作的全过程中，秘书的写作、沟通、执行、组织、策划、协调、统筹、归档等各方面能力都得到了综合性锻炼。广东省外语艺术职业学院文秘专业于2015 年1 月正式组队承办省级会议，2016年11 月成立会务服务中心，2017 年3 月正式开设会务实训课程。5 年来，作为会务实训课程指导教师，笔者组织学生承办国家级、省级、市级、校级、院级等各类会议100 余场，服务与会者6000 余人，参与训练的学生超过800 人。4 名指导老师，带领40 名会务服务中心团队成员，组织文秘专业所有学生开展会务工作，从会前策划、会前训练、会中执行、会后归档报道等会议工作的各个环节开展训练，既要统筹管理，又要事无巨细。会务无小事、细节见品质，向结果要内容，从效果定标准。我们将企业管理方法之一链式管理运用到会务实训课程的日常管理和训练中，经过多年的训练实践，链式管理被反复验证是一套行之有效的实训管理模式[1]。

管理就是效益。企业管理的核心是如何协调内部各方面之间的关系，充分调动每个员工参与管理的主动性和积极性，学生团队、各个工作团队的管理同样也是如此。自彼得·杜拉克提出“经济链”和迈克尔·波特提出“价值链”以来，诸如“产业链”“服务链”“需求链”“供应链”“营销链”“技术链”“利润链”等概念如雨后春笋不断冒出，而“链式管理”是人们对管理诸环节之间以及诸环节内部构成要素之间内在关系的不断深化认识和有效把握的体现。旨在把组织内的所有人通过链条的方式互相关联在一起，在组织内建立彼此关联、环环相扣的监督机制、考评机制、训练机制、工作机制等，从而实现人人参与建设、人人参与管理的效果。

链式管理在会务实训课程的管理和实践中，可以从纵向链式、横向链式等方向得以体现。

一、纵向链式——组织架构管理

我院文秘专业会务实训课程的组织架构分为三级，指导教师——会务服务中心——文秘专业学生。会务服务中心相当于是一个管理运营机构，对上负责完成指导教师们布置的任务，对下负责会务服务中心各部门的日常训练、管理考评、每次真实会议前的会前组队、会中指导、会后小结和工作考评。会务服务中心内部管理又分成四级，会务服务中心统筹部门——各常规部门部长——各真实会务承办组组长——普通办会学生[2]。会务服务中心统筹部接到会议工作项目后首先进行研判，判断需要多少工作人员、多长的筹备时间、工作人员需要哪些专业要求，确定本次会务工作的组长。然后给各个常规部门下达用人指令，由各个常规部门根据情况抽调组内相关人员进行组队。组内人员不够的情况下，面向专业所有学生发出用人需求，完成组队。该次会务的组长按照会务服务中心负责人的工作要求组织本组学生工作人员开展训练，并完成会务工作。会务工作结束后，由组长组织本组工作人员开会总结，并对组员和本组工作进行打分，分数提交给活动指导教师进行审核，没有问题再录入“会务服务手册”，在会务实训课程开展的第三个学期统一由会务服务中心统筹部进行核分，核算出该门课的最终成绩。

这样链式管理的好处是：不仅仅把会务实训课程看做一门课程，而是把日常管理和训练当做公司一样来运营，指导教师是总裁，会务服务中心统筹部是人事科、培训部和办公室，各个常规部门是各个下属部门，每次真实会议组长是临时执行经理，办会学生是基层工作人员。执行经理管理工作人员；人事科、培训部、办公室负责任务发放、人员选拔、日常训练监督；各个下属部门自行开展训练，享有高度自制权；总裁只是给出方向和架构，把握经费进出口，确定总体目标，输送价值观、培养使命感。使用链式管理方法后，所有会务工作任务就可以进行快速拆分、分级、打包、整合，因此接到会务任务后的组队时间可以非常迅速，管理起来也井然有序。

二、横向链式——各常规部门的日常训练

会务服务中心有8 个常规部门，包括设计部、文案部、摄录部、后勤部、插花部、茶艺部、主持部、礼仪部。设计部负责为每次会议设计海报、背景板、座签、引导牌、工作证等；文案部负责为每次会议撰写发言稿、致辞稿、网站新闻、邀请函、通知等文案；摄录部负责为每次会议制作视频、动画、提供录像、摄像等；后勤部管理仓库负责为每次会议提供工作所需的所有材料，进行采买和场地布置；插花部为有需要的会议提供桌花和中式插花；茶艺部为有需要的会议提供茶水服务和茶艺表演；主持部为有需要的会议提供主持人；礼仪部为每次会议提供礼仪人员。

以上8 个常规部门每年秋季面向文秘专业新生进行招新，文秘专业要求每一位同学都需要进入其中一个部门。每个部门每周对部内成员进行常规训练，每个部门每学期需要有2 次面向文秘专业全体同学开展的延伸训练。每学期开学初期，会务服务中心统筹部培训板块负责人需要整理出各个常规部门的本学期对内对外训练计划，连同指导教师每学期4 次的理论训练一起编排成训练进度表，发放给同学们，以便同学们选择性参加。

这8 个常规训练部门由于技术要求的不同，训练内容也都不相同，都是围绕本部门的工作内容进行重点集中的训练，训练方式不做统一要求，只对训练结果有要求，即训练出来的人员需要满足会议工作的要求。每次会议开展前，由各训练部门部长根据组员训练情况和时间情况进行选人，如果组员日常训练不到位，就不能满足工作要求，不能被选进办会小组。学生在3 个学期内完不成3 次真实会务工作，就不能顺利结课。因此，会务实训课程的管理其实就是成果导向、任务驱动。会务需要什么，我们就训练什么内容，会务需要呈现什么效果，我们就训练到什么程度。

三、单个项目的链式管理——“十字链条”管理

在每一次真实会务工作中，我们用的是“十字链条”的管理模式，即纵横交叉式管理。每次真实会务也会根据实际需要拆分为文案组、设计组、后勤组、礼仪组、摄录组等，由本次会务工作的大组长负责统筹。横向链条管理，就是各个执行小组组内的自我管理，比如礼仪组需要为大会提供礼仪，需要撰写礼仪工作方案、制定人员安排表、绘制工作点位图、开展模拟训练、选择工作服装、提前走位等。各组自行在会前根据本组工作内容开展训练，时间自行把控，只对效果提出要求。

纵向链条管理即会务项目工作组由大组长——各模块小组长——各模块组员构成。大组长向指导老师负责，各模块小组长向大组长负责。以制作邀请函为例，文案组组员需要制作好3 个备选方案，然后首先需要由文案组组长把关，进行文字校对、版式选择、审美配色等检查；组长把关后交给大组长进行二审，大组长有权利在3 个备选方案中否定1 个，限期整改；整改后在规定集中审核的日子，统一把所有需要指导教师审核的内容交给老师审核。通常会前会有三次审核，以保证会议工作的效果和时间推进得有条不紊。

“十字链条”管理充分给予了各训练小组自制权，因为小组工作内容不同，训练要求也不同，在方法上不能做统一要求，我们只用最终的会务呈现效果来进行该组工作的工作效果考评。同时，“十字链条”管理还保证了各级负责人有效行使自身权利和义务，保证工作的高效开展。

四、考评机制的链条化管理

文秘专业会务实训相关成绩的考评主要分成两类，一类是普通同学会务实训课程成绩的考评，另一类是会务服务中心工作人员的考评。无论哪种考评，均使用了链条化管理，保证考评机制的合理性、公平性和高效性。

会务实训课程成绩要求每一位同学在3 个学期内都需要参加至少3 次真实会务工作，完成非组内常规的4 次培训项目。每一次各常规部门组织的对外延伸性培训结束后，都由会务服务中心统筹部工作人员为参加培训的同学在“会务实训手册”上盖章确认。普通同学每次真实会务工作结束后，由该会务工作组组长组织同学们开会进行总结，根据会务现场实际情况，考评各个工作小组的工作效果，综合各方面情况评定每个工作人员的分数。评定后的分数交由该会务工作的指导教师进行审核修订，然后由组长录入到每个同学的“会务服务手册”该次会务项目的打分表中。会务实训课程在第三个学期结束前，由会务服务中心统筹部组织工作人员对需要结课的年级全体学生进行课程分数的核算，计算出该学生在三个学期的所有会务成绩的平均分，检查参训情况，录入成绩表，交给指导老师审核无误后录入成绩系统。

会务服务中心的考评则是在每年新一届换届选举后就要公布考评办法，在第二年换届前，由统筹部组织会务服务中心指导教师和中心全体工作人员根据考评办法进行考评，制作奖状，根据实际工作情况修订考评办法，完成换届和颁奖。在每一位工作人员开展工作之初，就要对标考评办法开展工作计划，不断修正，不断完善。指导教师和工作人员也会根据每一位工作人员的实际工作效果、工作强度、难度和次数进行综合评定。

管理不打人情牌，管理的最终目的还是要效益。学生办会的过程中肯定存在各种瑕疵，但也正是一次次反复摔打，让学生们在实操中得到提升。在会务实训课程中，我们不仅要教给学生们会务执行的标准，还要传授给学生高效管理的方法，让学生们把高度自制、团队协作、高效有序、层级负责当作日常工作的习惯。培养会务能力也是培养秘书综合素养，链式管理非常有效地呈现了行政级别，让每一个层级的工作人员都有自己的担当，不再等靠要，而是人人出成果、人人出效果，向结果要内容，从效果定标准。