关于办公室档案收集整理的几点思考

文/江苏省盐城市东台市东台镇人力资源社会保障服务中心 邓晓霞

办公室作为单位当中的综合部门，在单位的运转当中，尤其在档案的收集整理方面，需要面对复杂与繁琐的工作内容，在这样的背景下，想要保证资料收集整理的效率和效果就要改革传统的工作模式，更新档案管理思维，引入现代化的技术设备，同时不断完善档案收集整理制度体系，通过多层次建设体现出档案资料的价值与作用，保证各个档案管理环节的规范化和科学化。这样办公室的档案收集整理效率可以得到大幅度提升，同时由于这些信息的安全性和可靠性，可以给单位的决策制定提供有效根据，减少出错率。

一、办公室档案收集整理的特征和内容分析

在单位的各个部门当中，办公室是一个承上启下的综合部门，所以办公室的档案工作也具备了一定的特殊性。尤其是在档案收集整理方面形成了以下几个鲜明特征：一是综合性特征。办公室在单位内部发挥着沟通联系各个工作部门的作用，是部门之间协调互动的纽带，所以要收集整理的档案信息也是综合而又全面的，与各个部门工作密切相关，同时还需要为各个部门的档案查询利用提供必要支持。正是因为档案收集整理的综合性，所以增加了档案工作的难度，也在新形势下开始面临新要求。二是创新性特征。档案是静止不动的，但人是有主观能动性的，所以要想在办公室档案收集整理当中获得良好效果，更好地体现档案资源的作用，就必须在档案资料的收集整理环节加大创新力度，注意根据时代要求以及单位运转需要调整和创新工作方法。三是逻辑性特征。办公室档案的收集整理必须要遵照内在规律落实规章制度，这正是企业内在逻辑性的要求。办公室档案收集整理的内容涉及对各项档案信息的收集、整理、审查、保存等模块，而且这些内容构成了一个系统性而又彼此关联的工作流程，只有保证流程规范有序实施，才能够维护收集整理工作的秩序，缺少其中任何一个方面都会影响到档案收集整理的效果，甚至会带来信息资源损失，影响到办公室，甚至是单位工作的开展。

二、办公室档案收集整理要遵循的工作原则

档案信息需要服务单位的各个部门，而办公室因为负责档案收集与整理工作，要想体现出档案资料的服务价值，就必须加强收集管理的科学性和创新性，使得档案资料的应用价值得到有效体现。办公室在对档案进行收集整理时必须遵循科学化的工作原则，以便提高档案管理的效率和质量，为提出针对性的应对方案打下基础。第一，遵循严谨性原则。新阶段办公室承担的工作任务朝着复杂化的方向发展，除了要同步各项档案信息，做好信息提取记录等工作之外，还必须协调并确保管理任务完成达标。面对日益复杂的要求，办公室在档案收集整理当中必须贯彻严谨性原则，使得档案工作人员始终以严谨认真与负责的态度投入档案收集整理当中，并将这样的态度带入到不同的管理阶段，维护档案的安全和保密性。第二，遵循沟通性原则。办公室要做好档案的收集整理工作除了要接收保存部门信息之外，还需要主动和部门进行沟通交流，在这一过程当中主动获取相关档案资料，并在资料整合后加强分类管理，为后期的档案利用创造良好条件，所以整个过程必须要遵循正确的沟通性原则，保证沟通顺畅，促进信息的完整获取。第三，遵循内容准确原则。档案内容是对单位各部门发展史与工作内容的记录，只有保证内容准确才可以体现档案信息的服务作用，为单位制定决策和开展其他各项工作提供资料。在信息收集整理过程中，办公室要严格遵循内容准确原则，提高档案工作人员的责任意识，做好信息真实性和准确性的把控。

三、办公室档案收集整理工作的改进优化方法

（一）提高思想认识，加强档案收集管理。办公室在处理档案收集整理工作时，必须要有极强的责任意识，在档案资料形成之后，就要在第一时间运用科学有效的处理方法促进档案资料快速归档。在处理好与档案信息有关的事务之后，档案工作人员需要对信息的价值情况进行评估，并结合档案信息的类别和重要性程度做好初筛和整理。整个过程都要有办公室档案工作人员的参与，而且工作人员的思想认识会对工作的处理效果带来直接影响，所以在档案收集整理工作当中，档案工作人员必须提高对自身工作的重视程度，同时树立良好的超前控制意识，确保档案质量的有效把握，优化档案管理的不同环节，为接下来的移交、保管等提供便利。另外，单位要对档案工作人员进行综合素质的培训和考核，让他们明确档案收集整理专业度高，要把握科学先进的档案工作观念以及创新性的档案处理方法，并通过完善培训体系，保证档案收集管理的质量，落实人性化的档案收集整理方法。

（二）完善档案资料，做好档案收集管理。办公室档案的收集整理是一个循序渐进的过程，在最开始的归档环节就需要对档案资料进行严格检查，检查当中只要是信息不完整的情况必须立即催收，同时查找出现问题的根源，快速完成归档工作，防止档案丢失。第一，针对上级发文的信息资料，在做好收文等级的相关工作之后，先要评价文件资料的价值和功能，并根据重要性程度选用相应的收集整理方法，同时要保证传阅及时有效，细化归档管理环节，为接下来的信息传阅打下基础。第二，在档案收集整理当中要加大对细节的把控，积极引入精细化管理方法。尤其是在面对单位的自身文件时，需要在领导签发之后收集与这一文件有关的所有档案信息，然后按照从上到下的顺序排列，做好正式文件、签发文件、定改稿、初稿等的集中整理。整理完毕之后需装订成册，完成档案信息从零散到集中的管理，为档案资料入库创造良好条件。这样的做法可以保证档案收集的完整性，完善档案资料，以免在信息运用当中出现问题。

（三）构建信息系统，提升收集管理效率。办公室档案收集整理的复杂性和严谨性一直以来都特别受关注，而满足日常档案管理要求的重要做法就是引入先进的技术手段，运用档案管理信息系统收集整理各方面的档案信息，加大对信息的安全和完整性保护力度。办公室构建档案管理信息系统的过程中，需要着重做好以下几项工作：一是对档案信息管理系统建设的硬件和软件进行优化建设，为系统的开发和运转奠定基础。办公室先要对以往的硬件设备进行更新换代，淘汰掉与档案信息化管理要求不相符的设施设备，同时还需要引入新的硬件设备与设施，确保硬件系统的有效运转，保证档案管理信息系统的建设。在软件系统的开发工作当中，需要充分考虑办公室档案收集整理的职能与单位发展的要求，保证软件开发与工作要求一致，并做好软件系统的定时更新与优化。在这一环节要重点做好安全建设，开发防火墙、安全保密等技术，维护系统运转，防止信息泄露。二是对档案工作人员进行信息化素养培训，指导档案工作人员积极学习有关的信息知识和技术手段，掌握文件分类、查找等操作方法，同时建立起良好的责任意识，维护系统的稳定运转规范，完成各项操作。

（四）分类存放处理，注重档案资源共享。办公室档案收集整理的一个重要环节就是分类存放，这是保证档案信息井然有序，奠定信息利用基础的必经之路。在分类存放处理工作当中，首先需要根据办公室编制分类大纲给出的要求，准备好不同种类的资料，并在封面上标注相应的名称和类别，确定等级和编号，指出收发文的具体类型，保证档案分类更加精细化。其次，严格把握档案分类要求，做好登记和科学存放工作。办公室的各类工作人员都需要明确分类规定，为档案妥善处理提供保障。当然档案工作人员需要发挥专业优势，确保档案分类大纲、目标等编制的科学性，保证收集整理的效率。另外，档案资源的共享也是一项非常重要的工作内容，这一工作的实现需要通过发挥现代信息技术的作用，尤其是要利用好档案管理信息系统，为信息利用者提供方便快捷的服务。

随着时代的发展和社会环境的变化，单位办公室所承担的档案管理工作也显现出了一些新变化，怎样确保档案收集整理的质量与效率，充分体现档案资源的价值，成为办公室档案工作人员必须要解决和研究的问题。考虑到办公室工作的综合性和复杂性，并联系到档案收集整理的复杂与繁琐特征，办公室档案工作人员必须改变传统的档案收集整理方法与思想观念，在思想更新的同时，还需要在各个环节加强规范，引入先进的技术手段，使得办公室在开展各项业务时拥有完整科学的信息数据作为根本依据，建立一个日益完善化和先进性的办公室档案收集整理体系。