就业导向，精准推介——高校毕业生档案管理创新策略研究

■赖丹香/明溪县人事人才公共服务中心

现代化社会中，人才是竞争的根本，而高校是输出人才的重要场所，其中促进学生的就业也是学校的重要任务，而高校档案管理则是重要的工作内容之一。高校中学生的档案记载了学生在学校期间品德、体育等多方面的成长内容，因此也是学生各项素质和成绩情况的凭证，更是学生进入社会后就业单位了解毕业生的重要凭据。另外，在毕业生参与国家单位部门选拔和考核的重要依据，因此，档案对于毕业生而言有着就业、发展等多方面的影响作用。基于上述分析，高校现代化的学生档案管理要能够在社会和市场发展要求的基础上完成。

一、高校学生档案在毕业生就业中的作用

(一)档案是反映学生在校学习期间的原始依据

档案是反映学生在校园学习过程中的最为原始的一手资料，能够体现出学生在校园学习、生活以及社会实践情况。例如，在大学中档案中保存了招生的录取材料、入学登记表、学籍卡、成绩表等内容，此类材料都是高校管理部门记录的学生在校园学习和生活中的最为原始的档案材料。与此同时，此类原始性档案资料不仅涵盖了学生个人填写的信息，同时还涵盖了教师对学生的记录、管理人员对学校的记载资料等。因此，学生档案所具备的原始性特征能够为毕业后就业提供最为直接的、具有价值的证据性资料。

(二)档案是大学生步入社会最重要的凭证

随着社会越来越复杂，有少数求职者为了获得较好的工作机会而对学历、毕业证造假，甚至还对档案材料进行造假。因此，用人单位在毕业生招聘中，非常关注毕业生档案资料的真实有效，且以大学生的个人档案作为主要的凭据。例如，社会企业在高校进行校招时，需要调查学生在校园中的学习情况，此时主要查看学生的学籍卡、学期成绩表等相关材料，学校记录和保存的学生档案完整而又系统，能够真实地反映出学生在校期间的学习和生活情况，具有较高的价值意义。

(三)档案具有广泛的参考评价作用

用人单位在与毕业生的面试交流中能够了解到学生的情况，但学生档案则能够提供最为真实的、最为全面的资料，体现出毕业生的整体素质与形象，是用人单位的重要依据。高校学生档案中涵盖了学生中学期间、大学期间的各项资料，包括学习情况、获得的证书嘉奖、政治材料、入团入党材料等，用人单位通过此类资料的查阅能够全面的了解到学生的成长情况，获得最为直观和客观的印象。尤其是表现非常优秀的学生，在档案中会总结自身的优秀之处，从而在就业中获得更高的竞争优势。

二、高校大学生档案管理存在的主要问题

(一)高校大学生档案内容单一、片面

我国高校大学生档案所涉及到的范围长期以来没有变动，主要内容有学生个人体检报告、报到证、奖惩情况、入团入党材料、成绩表、入学登记表、录取资料等等。而随着我国教育的不断改革，学生的心理情况、个人能力等都有着显著的改变，尤其是学生在学习生涯中的社会实践、英语考级、计算机考级、个人技能赛事参与情况等此类材料更能够全面的体现出学生在校中学习与生活等多方面的表现，但现有的档案中未能够体现出此类内容。

(二)高校大学生档案造假现象严重

随着社会就业竞争压力增加，部分毕业生为了提高个人的竞争优势，获得更优的就业机会，他们采取的造假的方式对个人证明、成绩进行涂改。更严重的是，少数高校为提升就业率，大面积的人为提高学生的成绩、随意撤销学生的处分材料等，从而降低了学生个人档案的真实性。毕业生档案的造假行为既不利于校风的维护，同时还影响了毕业生就业的公平性，会给学生、学校、社会带来非常严重的后果。

(三)落后的高校档案管理模式

高校档案现有的管理模式相对滞后，毕业生的很多资料难以及时的补充，而部分学生的档案还有着较为严重的错误，在用人单位查阅学生个人档案时发现资料不齐全、信息不准确等现象，不利于用人单位对毕业生的录用工作。另外，我国各所高校都在不断的增加招生规模，学生档案的数量快速增加，传统的档案管理模式主要以人工方式完成，因此难以满足现代化发展需求。基于此，高校毕业生的档案管理工作模式急需创新和完善。

三、高校毕业生档案管理创新策略

(一)健全档案机制，探索科学管理机制

首先，构建健全的组织。高校的毕业生档案管理工作是一项系统性的、长期性的工程，需要档案、招生、就业、教务部门以及各个院系参与到档案的管理工作中，并且由此形成管理小组，由专人负责档案资料的收集整理、落实确认，同时还需要对学生的档案进行实时更新，采取动态化的管理模式；其次，强调管理制度的完善。为了优化学生档案管理的质量，部分档案归档时间较长，经手的部门较多且工作量较大，容易引起管理错乱，此时需要构建相对完善的档案管理制度，实现标准化、规范化的管理；最后，构建完善的评估制度。通过构建检查和评估制度，奖励在档案管理中表现优异的人员，从而以模范带头作用影响管理行为，对于工作中存在不足和错误的行为要及时的指出和纠正，逐渐完善学生的档案管理制度。

(二)充实档案内容，竭力满足用人单位需求

首先，补充毕业生在校的诚信资料。诚信内容是高校毕业生档案的重要内容，此类资料要能够真实体现出毕业生的诚信情况。在档案中增加学生诚信记录，既能够提升学生诚信的认识，同时有助于校园诚信教育的开展，丰富学生的个人素质材料，为用人单位提供更全面的材料，更重要的是有助于诚信社会的发展；其次，补充毕业生职业测试与心理状况评估的材料。随着高等教育的普及，各所高校均应认识到学生就业的重要性，因此，在毕业生档案中融入职业测评和心理测试内容至关重要。学校通过对学生职业测试以及心理测量，能够更好地进行就业指导，同时为学生的就业做好准备，另外还可以为各类企事业单位提供更为全面的材料。

(三)建设管理平台，实现信息管理的跨平台共享

现有的高校学生档案管理主要依赖于人工手动管理，因此毕业生档案管理工作的效率有待提升。基于此，高校的档案管理部门需要在财务、学生工作、教务等部门的配合下对档案管理软件进行研发或购入，从而搭建档案资料信息平台，实现资料的更新与共享，全面体现学生的工作、学习和生活等资料。信息化平台的运用既能够及时补充学生档案资料，还能够提高档案管理的效率和质量。学生档案的管理部门通过定时更新材料，补充学生各项信息原始材料，有助于提升档案资料的全面性、真实性。

(四)破除“重管轻用”，充分开发和利用档案信息资源

通过毕业生信息反馈档案的构建，能够为毕业生或者面临毕业的学生提供就业信息，从而学生能够根据信息规划个人职业生涯发展，适应社会对人才的需求。与此同时，高校能够基于反馈信息更好地分析社会对于人才的需求，从而对学校的教学内容、计划、方法进行调整和优化，基于社会的需求，针对性的进行学生素质和技能培养，从而提高学生的就业竞争优势。健全的学生档案管理体系是实现学生档案规范化管理的基础条件，因此高校毕业生档案管理相关部门需要树立正确的认知和创新性的理念，打破传统的认识，既要重视档案的管理，也要重视档案的运用，大力开发和运用档案信息资源，全面、系统的管理和运用学生档案信息。

四、结语

综上可知，学生的档案管理是高校重要内容，而规范化、现代化、信息化的管理则是推动学生就业的重要的基础。尤其是就业竞争加剧，企事业单位在录用毕业生时，学生档案是最为原始的、真实的依据，其重要性不言而喻。目前，高校对学生档案的管理工作还存在不足，需要借助于现代化的方式进行规范化的管理，提高档案的真实性、全面性，为大学生就业提供更高质量的服务。