加强档案建设与管理 为种子工作提供优质服务

李佳丽 王广新

摘 要：随着我国经济的飞速发展，科技和信息化的发展给传统档案管理模式注入了新鲜血液，档案管理的建设工作也是农业发展的重要记录。种子档案管理和居民生活息息相关，为此，要加强档案建设与管理工作，实现种子工作的优化服务。种子管理站在我国的社会生活中占据着重要的地位，其档案管理工作和种子单位工作的高效开展也是相关的，为了让单位工作能够顺利高效进行，对其档案建设实施信息化管理是有必要的，以促进档案管理工作的有效性。

关键词：档案;建设与管理;种子工作;优质服务

引言

城市中种子管理站的档案管理工作非常复杂，内容涉及很多方面，事关我国农业的发展，以及依法用种，依法种植。对于不同种子的档案建设可以做好种子特征以及差异生长的详细记录，不仅要保障档案的完整性，更是可以为日后的复查核对工作提供切实的依据，帮助今后在种子工作中有追根溯源的机制，将种子工作的档案建设更好的整理完善。传统的种子档案建设主要是依靠人力完成，记录在纸质文件中，这样的方式不仅工作效率低，一旦档案丢失或者损坏就很麻烦，不能及时记录，在寻找时也非常困难，非常浪费人力、物力和财力。为了改变现状，就要让种子单位的档案管理更加信息化，根据信息时代的发展要求，不断将信息化的内容注入到档案管理工作中来，将档案管理的内容和实质更好地融合起来，提高档案信息化管理水平，使信息档案管理工作能更好的节省人力、物力和财力，让种子档案管理工作能更加快捷高效，在今后寻找和比对数据上也能有据可循。

一、档案建设与种子工作

众所周知，我国是一个农业大国，也是一个人口大国，农业发展是我国经济发展的一大部分，粮食产量的充足和质量保证是保证其它产业能够顺利发展的基础。在过去一段时间，我国的粮食产业已经有了很大的进步和发展，但是，在很长一段时间都是停留在传统的农作物水平上，在农作物的研发和进步方面都比较少，不能满足人们的发展需求。因此，进一步提高农作物的产量，丰富农作物的种类，就要改变种子的生产质量。在农业发展过程中，种子工作是一项基础工作，不同农作物种子的品种以及生产质量都是影响的关键因素，而种子档案管理工作更是种子管理工作中的重要内容，是民生发展中的一部分，做好种子档案管理工作，势在必行。种子档案建设可以对某种子从研发、适用、销售以及后期生长、收成效果等一系列的事宜进行详细的记录，明确记录的时间，并且将其安全地保存下来，在今后的种子管理工程中，能更好地针对种子的发育和销售的成果，形成相应的数据，不用人力進行计算，便可以自动生成，不仅优化了种子管理工作，更是可以为之后的工作提供真实的依据，这是技术的进步给种子档案管理工作带来的一大变革。

1.档案建设工作

档案建设是社会生活的重要部分之一，每一个领域和行业都会有档案建设管理工作，这是一项基础性工作，可以详细记录一个东西的逐渐发展历程，包括好的、坏的数据，都是记录的内容，都是基于真实的基础上进行记录，能更加详实的反映种子的发展状态，促进种子发展的良好态势。档案工作的管理可以为相关工作的展开提供依据，为加强种子管理工作起到提升的作用，例如，种子档案管理，如果对于某品种的实际生产效果不理想，可以通过查看档案记录来获取信息，该品种的种植成功经验是什么，曾经在研发的过程中，有过什么失败的经历，在进行种子推介的工作中，什么情况是有利的，什么情况下是不利于发展的，这些记录下来的信息在进行种子档案管理的过程中，具有重要的作用。因此，档案建设工作是社会生活的重要内容，关乎人民的利益以及城市的整体进步，也关乎人们在进行食品享用过程中的体验感和内涵，种子档案的信息化管理流程，促进了管理工作的经验开发工作。

现如今，种子档案建设工作很多都停留在传统方式，没有通过信息化的手段实现优化服务，也没有将信息化的工作内容和工作的内涵更好地贯彻在种子档案建设工作中，因此，在种子档案的管理中，仍然存在一定程度上的缺失。档案信息化建设指的是，对于纸质记录的档案，在不改变原内容、不损害其信息的前提下，以其为依据，对档案的记录形式做出改变，应用现代化的技术手段呈现出来，以促进档案管理工作的安全性和便捷性。例如，利用声音文件、视频文件，对档案信息做出规整，使得档案信息更加清晰化、自动化，实现档案资源的高效性，使得档案信息查找更加快捷，减少人力、物力和财力的浪费。值得我们注意的是，必须要保证档案本身的完整性与统一性，才能保证信息化的档案管理工程更好地付诸实践。档案管理是对档案的收集、整理、保管等活动的通称，如何加强种子档案信息化建设是做好档案管理工作的关键，我们要将种子档案的工作做好，首先就要尽可能详尽地收集数据，帮助档案管理工作的有效性实施。同时，还要进行相应的整理，将数据进行归并和整理，促进档案管理工作的有效整合推动，最重要将档案的保管工作做好，利用当前的信息化的档案管理模式，更加快捷高效的整合档案管理的内容，促进档案管理工作的发展。

2.种子工作服务

农业发展是我国经济发展的基础产业，是民生的根本保障，推动农业发展的核心工作就是种子的建设工作，如果对于种子不进行建设和发展，那么农业生产就不会朝着优化的方向前进。其中，种子推广工作是种子工作服务的重要内容，只有把更优良的种子推广到市场上，并且用于生产实践，才能切实提高农作物的产量以及发挥种子工作的价值，更好地为人民群众服务。从我国农业发展的现阶段来看，农业产量可以说是非常有保障的，人民对于食品的需求不再是温饱，而是更注重粮食的安全和质量，这也就对种子服务工作提出了更高的要求，需要我们不断进行研究和实践，通过先进的技术不断改良品种，提高农作物的产量和质量，推进我国的农业发展。

二、档案建设与管理的问题

1.档案管理人员的工作积极性不高

现阶段来看，种子管理站的档案管理人员的工作积极性不高，很多档案管理人员的工作态度都比较懒散，不愿主动承担责任，这严重制约着档案管理工作的提高，也严重影响着档案管理工作的发展。因为人员是基础，只有我们有充实的人员作为动力，才能更好地保障种子档案管理工作的积极落实。归根结底，和员工的档案建设意识低下有关，很多的工作者认为种子档案建设是没有什么实际意义的工作，不能从正面促进种子管理工作的发展，对档案的记录都是简化，随便记录一下，有的甚至在数字的记录上有很大的出入，或者是想起来记一下，想不起来就抛之脑后。档案管理人员认为种子的推广工作才是最重要的，只有推广出去，才有更多的人知道。我们要明确，这种理念是非常错误的，因为，种子档案的完整化建设可以提供可以用的价值，如果记录不详细，就会造成数据和信息没有可参考的意义，对今后种子工作的发展和进步是没有可参考的意义和价值的。因此，对于规范化的档案建设是非常有必要的，可以推进管理的规范性，让种子档案管理工作更加规范的开展，并且能更加高效的完成管理工作，促进种子的生长有迹可循。但是，我们从实践中发现，很多工作人员难以接受工作模式的改变，不愿意接受一些新的工作手段和软件的利用，不想利用新时代的信息管理技术进行档案工作的管理，对于档案管理的流程和认识的熟悉度还不够，造成了档案资料的管理混乱，成效不高，工作效率低下，严重浪费人力、物力和财力，最终使得档案信息化建设很难开展，信息化的流程建设也很难落实。

2.现代化档案管理的设施不足

因为传统的种子档案管理都是靠人力完成的，这样就会花费很多的时间，严重浪费了人力资源，工作效率低下，不能跟随时代的发展进行变化。为了提升工作效率，很多工作人员对种子档案信息都进行了简化，甚至有的出现简化到看不懂的状态。为了改变这种现状，可以利用现代化信息技术进行档案管理的现代化建设，将信息管理系统引入到当前的种子档案管理工作中，更好地促进档案管理工作的发展。我们要明确的是，信息化建设离不开以计算机为核心的现代化技术，因此，针对计算机的使用就是不可避免的，也是非常具有参考性意义的。对于网络的应用，种子单位的档案管理工作更加系统化了，但是使用网络不可避免地就会有安全性问题，很多工作人员对于网络的安全建设工作不熟，也不够重视，很容易在管理软件中存在漏洞，从而造成档案信息的丢失和篡改，这是非常不可取的。所以，对于档案管理不能停留在“纸上谈兵”的层面上，要进一步深入建设，使得档案利用率和安全性提高。

3.档案管理缺乏现代化的思维与模式

传统的档案管理模式往往只看重对纸质档案资料的管理，对于现代化的档案管理模式并没有积极利用起来，这也限制了种子单位档案资料的采集、保存、后期服务。虽然现代化档案模式已相当完善了，但是在思想模式和工作中，很多工作人员还是习惯用传统的档案管理模式来办公，对于信息化时代的电子档案管理仍然缺乏深入的认识。例如，我国的玉米种类比较多，对于不同品种的长势情况如果只是通过文字进行记录，对于从档案种获取信息会不够清晰，如果能够通过图片、视频进行记录，可以更直观化。

三、档案建设与管理的优化对策

1.提高档案管理人员的认识

种子管理站的档案管理工作对于单位的建设发展发挥着积极的保障作用，更是对农业发展的保障，因此，无论是单位领导还是档案管理的基层工作人员，都必须把种子档案管理工作放在心上，为其出谋划策，推进创新改革，从根本上推动档案管理工作的展开，让档案更加规范化、科学化。要想提高种子档案的管理工作，首先就要提升工作人员的管理意识，不能把档案建设看作是走过场，所以相关工作人员在记录某种子的品种、产量、特征时，都要进行规范化的详细记录。为此，可以在单位开展一些相关讲座，或者组织员工进行职能培训，通过这样的方式加强工作技能，学习最新的管理手段，不断优化提升种子档案建设，做好种子服务工作。同时，要长期化坚持进行培训，在长期化的工作动态中，更好地将信息化的内容融入到当前的发展中，并且利用好信息化的使用手段，拓展培训的内容，通过日常的培训和定期培训相结合的形式，更新管理人员的思想观念，促进管理人员的发展。

2.加强档案管理的队伍建设

当前，很多专业化档案管理人才都比较紧缺，种子档案管理人员的综合素质水平普遍低下，严重制约着农业的发展进步。所以，档案管理者应该尽自己所能为完善档案管理人员培训制度贡献力量，创造积极有利的工作环境和待遇福利，让他们来为档案建设信息化出谋划策，用先进的知识来为种子工作服务贡献。由于天灾，很多的地区每年都会遭受洪灾和旱灾，如果不采取及时的补救措施，造成的损失不可想象，种子工作可以为其服务，推广适合当地短期生长的作物。因此，我们要在成立专业队伍的基础上，形成更好的专业发展机制。

3.提高档案管理的信息化建设

在种子工作的档案管理建设中要投入一定的人力和物力，完善基础管理设施，档案资料管理和利用要分工明确，档案的更新和数据备份工作要做到高效科学，要设立专门的档案管理系统维护人员，保证档案数据的安全性，提高档案管理工作的有效性。我们可以聘请专业的计算机人才，进行信息化的档案建设和管理以及后期的维护工作，在工作中成立良好的工作态势，帮助信息化的电子档案管理更加具有安全性，维护好信息化档案的安全操作流程。同时，针对信息化的电子系统的使用，也要利用专业的人才进行传授，保证在上传和使用的过程中，电子档案的信息能准确详实，也能更加具有安全性。另外，对于档案记录的信息进行深入分析，充分利用计算机技术，实施电子网络和纸质的结合，防止丢失，用现代化的技术来完善种子档案的建设管理工作。同时，也要建立防火墙机制，保证电子档案管理的延续性发展，抵御外界的干扰和侵袭，更好地促进种子档案管理工作的发展。

4.加强素质教育

不斷提高档案工作者的服务水平。随着农业科学技术的不断进步，种子档案工作面临的任务，工作环境和管理模式正在发生变化。高科技还应用于种子档案管理，这需要种子档案管理。人员不仅要了解和研究种子档案的形成规律和特点，还要结合新时期档案工作的发展趋势。不断提高政治素质和现代企业管理水平。使用“走出去，请进来”之类的培训方法来加强对档案管理员的教育和培训，使他们掌握档案专业知识。精通档案管理程序和方法，并具有全面的分析和高度综合的信息组织技能。同时，能够熟练操作计算机和相关软件，并对相关文件进行微机管理。种子文件的收集，分类，存储和利用可以系统且有效地满足种子文件管理长期发展的需求。更好地为农业的可持续发展服务。

四、结束语

综上所述，我国种子管理站的档案管理工作在农业发展中的作用越来越明显，为了适应时代的发展，对于档案管理也应该改革与创新，紧抓当前的发展机遇，规范档案管理机制。同时，档案管理人员在专业上也要不断提高，在工作中利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，促进档案信息化建设，进一步提高档案管理与利用的程度，实现档案资料的价值，实现种子服务工作的更加优化。

参考文献：

[1]陈日刚.农业种子推广中做好管理服务工作的途径[J].南方农业，2019

[2]吴小莉.农业种子推广中如何做好管理服务工作[J].农业科技与信息，2019

[3]姜兴睿.浅谈农业种子产业化[J].农业科技与信息，2016

[4]杨 磊，李 峰.种子产业化对农作物增产的意义浅析[J].中国农业信息月刊，2014

（作者单位：1.巴彦淖尔市种子管理站;

2.内蒙古自治区档案局馆）