基于数字环境的民生档案资源共享机制研究

戴军

摘 要：随着数字技术的成熟，民生档案资源建设逐渐成为民生工作的重要组成部分。在档案部门的各项工作中，民生档案的管理也被放到更加突出的位置。然而，目前我国还有部分地区并没有充分意识到民生档案资源管理的重要性，在民生档案管理过程中存在多种问题。本文对这些问题进行了探讨，并综合利用多学科的相关理论，在数字环境的新背景下对民生档案共享机制展开了一系列研究。希望通过本文的论述，阐明如何建立科学完善的民生档案管理体系，以此让数字化的民生档案资源发挥更大的效用。

关键词：数字环境;民生档案;资源共享

随着信息化的深入发展和公众知情权的日益觉醒，公众对民生档案的利用需求日益增长。通过数字技术来挖掘民生档案信息并通过网络向社会公布，实现共享，已成为民生档案管理的必然趋势。档案部门作为政府公共服务机构，应立足公众需求，逐步实现民生档案信息资源共享，更好服务于民生。

一、民生档案及其管理现状

1.民生档案内涵。民生档案指的是在民生的建设过程中，以个人或者社会团体为单位而形成的与民生相关的档案。由此而形成的社会与个人两个层面的民生档案一起组成了完整的民生档案体系。个人层面的民生档案可以投射出民众的具体生活状况，能够充分地反映个人的生活，而且对于社会整体的民生建设也有着指导意义。社会层面的民生档案，一般而言会具有更加广泛的代表性，它可以从本质上反映民生建设的规律性，能够较为真实地反映社会民生中存在的普遍性问题。

民生档案区别于其他档案的最重要的特征就是大众性、实用性以及直接性三方面的特点。具体来说，大众性的含义就是，民生档案密切关联到社会上大多数人的切身利益，它可以真切反映公众的民生状况;另外社會公众也依托民生档案，了解民情，办理相关民生事务。实用性，顾名思义就是指民生档案有较强的实用功能，在一定程度上可以行使法律佐证功能，例如可以提供人们工龄、婚姻、是否独生子女的凭证，让人们的切身利益得到较好的维护。而直接性的含义是，民生档案可以直接地反映与人民大众有关的民生信息，人们不需要以间接的形式去了解相关的问题。

2.民生档案管理现状。最近几年，由于国家档案局《意见》的科学指导，全国各级档案部门的工作水平都在一定程度得到了提高。民生档案不但数目增多，而且在管理质量上趋于规范，但是其管理仍存在一些问题，大致表现为以下两点：

一是民生档案现有馆藏资源数量同社会公众对民生档案日益增长的需求之间的失衡。在档案馆中，民生档案信息资源的供应与民众的需求有着很大的偏差。大部分民生档案分散保存于各个档案形成部门。一些基层单位为了利用方便和保密需要，不向档案馆移交到期应进馆的民生档案。档案馆因一些部门移交的民生档案不符合档案馆整理规范，拒绝接收进馆。这些原因导致大部分的民生档案未能纳入档案馆馆藏范围。而公众对档案信息尤其是民生档案信息资源的需求与日俱增，就造成了民生档案供求数目之间的巨大矛盾。二是民生档案管理水平与现代化发展需要之间的失衡。由于现代信息技术的迅速发展，推动了民生档案的发展速度，为之提供了全新机遇。但是，一些档案部门存在着重保管轻利用的思想，对如何整合利用开发民生档案往往思想不活，办法不多，从而导致民生档案信息化程度不高，难以在民生服务上发挥更大的作用。此外，各地区民生档案管理发展水平也不均衡。上海、江苏、浙江等地的民生档案数字化工作开展较快，大部分民生档案实现了数字化，但经济欠发达地区的民生档案数字化进程缓慢，有的甚至还没有开展民生档案数字化工作。即使在同一个市，各个地区民生档案数字化进展也不同。民生档案管理发展的不均衡导致各地区各部门的数据更新很难做到实时同步，给公众跨地区查询利用民生档案带来不便，从而导致利用效率不高。

二、民生档案资源共享的背景基础

数字技术的快速发展使得档案部门由传统管理方式向信息资源管理形式转变。民生档案因其数量庞大，利用率高成为档案管理的重中之重。各级档案部门在档案事业规划都中把民生档案信息化作为一项重要工作来抓。实现信息化，首先要做的就是实现民生档案内容的数字化。民生档案数字化以后，随之而来的档案管理方式也必然有所改变。档案管理者可通过数字化方式检索档案，整合档案信息，实现档案利用的便捷化。有了数字化的民生档案信息资源和民生档案管理机制，势必需要一个媒介来推动民生档案协同利用，从而实现民生档案的信息化。实现这一目的的最佳媒介就是数字网络平台。数字网络可以很快捷地传输数字信息，以电子的形式形成上下左右相互贯通的服务网络系统。档案的管理人员能够便捷迅速地进入系统，对民生档案进行信息化和数字化的整理，只要有网络接入处，大众就可以进入平台，自行地寻找所需要的数字档案内容。

综上而言，目前信息化的发展给档案的管理提供了新的良好环境，使档案部门的发展空间大大地延伸。在数字化技术的帮助下，档案部门能够冲破时间与空间的限制，在四通八达的网络体系下，对档案进行数字化的管理。而另一方面，档案部门也可以在数字化新形势的推动下，通过网络的小窗口服务大众，以全新的形式参与工作，使民生工作得到更大程度的重视，也使民生档案的公众关注度提高。数字化信息平台正在快速发展，因此各级档案部门需要抓紧时机，在掌握民众的真实需求基础上，以现代化的民生档案共享手段，推动经济的增长和民生的发展。

三、民生档案共享机制的内涵与目标

共享的含义是，将一件事物的使用权或知情权的接受范围扩大，由原先的个人变成集体。从民生档案共享机制的角度看，它指的是以一定的手段使原本属于各个部门类型不同的民生档案进行优化重组，通过合理的手段将有关资源进行协调，使其配置实现最优化，充分的利用有限的档案资源建设可以用于民生信息共享的档案平台，达到使民生改善的最终目的。总而言之，数字环境之下民生档案共享机制的内涵也就是指，将民生档案的资源通过数字化手段进行充分整合，使其能够更快速地共享。