高校干部人事档案管理中常见的问题及对策

呼俊迪

摘 要：高校干部的人事档案管理工作属于高校人事档案管理工作的一部分，对高校的行政管理工作会产生广泛而深刻的影响。高校干部的人事档案是选拔应聘、晋升和考核的依据，必须加以重视。当前，我国高校干部的人事档案管理工作存在着一些问题，这些问题亟待解决和改善。高校必须在各个层面主动进行宣传、严格执行考核和奖惩制度，提升档案管理的信息化程度，不断地提升高校的人事档案管理工作的能力，改变工作模式和开拓服务的新局面。

关键词：高校;干部人事;档案管理;问题;对策

社会不断发展，信息化时代逐渐来临，目前我国干部人事档案改革工作正在不断进行中，在高校各项管理中，干部人事档案管理属于非常重要，数据量较大的工作。通过调研发现目前高校干部人事档案管理过程中，还存在许许多多的问题，影响着其整体管理水平。基于这一问题，加强对高校干部人事档案管理中常见问题及解决方案的研究具有十分积极的意义，可以更好、更科学的管理人事档案，这对于高校建设也十分必要。

一、高校干部人事档案管理内容和重要性分析

1.内容

高校干部人事档案的服务内容主要有三个方面：

第一，干部人事档案收集服务。在进行档案收集的时候，需要按照一定的规范要求和规定好的接收制度，把分散的材料档案进行集中，并且在相关的档案馆或档案室进行档案管理工作，收集的目的就是能够准确、及时、全面地对高校干部人事档案进行有规范的收集

整理。

第二，干部人事档案保管服务。保管服务简单来说就是对收集的档案或者档案材料进行妥善安置，并且要保证它的安全性、保密性。另外，在档案的集中库房进行保管的时候，进行编号登记，整个存放的环境要求也是非常严格的，要保证它的卫生、温度、湿度达到相应的要求。

第三，干部人事档案查借阅服务。在进行档案查借阅的时候，需要有正当的理由，然后提出申请，档案管理部门同意之后，给申请个人或者团体提供相应的档案，然后进行借阅、拷贝或者复制。

2.重要性

完善高校干部人事档案管理工作，对高校和干部而言都具有重大的意义。首先，这项工作为干部查阅和使用档案提供便利，稳定有序的档案管理工作也使得干部更加放心，增加对高校行政工作的满意度和信赖感。更重要的是，这可以使得高校干部处理职业晋升、工作考核等相关事务时更加高效率，促进他们的职业发展。其次，对于高校而言，这既是学校工作的职责所在，又是学校管理水平提高的重要途径。高校是干部的任职单位，理应承担起相应的职责，管理好自己员工的人事档案，提供针对性的保障措施，从而更好地为学校的人才提供更好的服务。高校干部人事档案管理工作的完善，可以使高校行政处理环节更加的流畅，为高校其他活动的开展和进行创造了有利的条件，从而提高学校的管理水平。

二、高校干部人事档案管理中常见问题

1.对人事档案管理重视程度不足

目前，很多高校的领导都认为人事档案没有那么重要，它只是个人行为的记录，也很少会有部门会检查档案的相关工作。在平时高校领导并没有对人事档案的管理产生足夠的重视，在资金投入、人员配备和设备投放方面都存在着不足之处，没有及时地反映和解决相关的问题。随着高校人才数目的增长，人事档案的管理工作需要更多的投入资金和先进的设备。另外，高校干部因为没有认识到人事档案管理的重要性，不认真学习档案填写规范，导致经常出现改正档案的情况。更有甚者，一些为了自己的晋升机会，对自己的档案弄虚作假，虚假填写，给高校的档案管理工作带来了诸多麻烦。人事档案的不真实，不仅阻碍了相应的工作进程，也会破坏其公平与正义。还有一些高校干部在工作之后的一段时间，还没有把自己的人事档案转移到现单位，人事档案处于空白的位置。

2.干部人事档案管理规范性不足

第一，高校的档案管理在材料的收集过程中没有遵循一定的制度和规范，日常的工作处于比较随意和放松的状态。高校干部的人事档案的重要性不言而喻，档案资料的收集过程必须确保档案的真实和完整，以体现高校行政工作的专业服务态度和工作的严谨认真。但高校未能认真依照国家的档案管理制度来收集有关材料，很多行为存在不规范之处，这对人事档案的管理工作带来了不必要的麻烦。另外，很多高校的有关人员在给干部写评语时，出于各种现实的因素，说出来的大多都是官方话，缺乏真实性，没有真实反映高校干部平时工作的状况。因此，其他部门和人员也就很难全面地了解到高校干部的真正情况。

第二，高校干部人事档案管理的信息化程度较低。当前我国已经进入了信息化时代，教育部门的行政管理工作也应该紧跟时代发展的潮流，办公的方式方法也要有所变动。大部分高校干部人事档案资料的工作环节仍然是采用传统的手工方式，整个过程是比较耗费时间的，而且效率非常低。有些学校根据信息化的发展建立了相关的信息管理系统，但是仍然是应用在一些比较简单的信息录入和检索工作上面，在查阅档案等方面仍然是采取传统手工方式，没有把电子化阅档提上工作流程，无纸化的发展模式还是一片空白，信息化水平比较低。总地来看，由于高校缺乏对干部人事档案管理的关注，信息化办公的程度较低，很多人事档案管理的材料没有利用互联网进行统一和更新，使得人事档案管理工作效率较低。

3.干部人事档案管理人员专业性不足

闻道有先后，术业有专攻。各行各业都需要配备专业的人才，才能够促进各个行业的发展。当前很多高校的干部人事档案工作一般都没有配备专业的档案管理人员，大多都是由行政管理人员或者辅导员兼任。高校干部的人事档案管理工作具有特殊性，它有着自己的要求和规范，需要有这领域知识的人员参与其中。而行政人员或者辅导员并不是档案管理的专业人员，很容易出现操作不规范、凭借个人主观感觉和创新能力不足的情况，给高校干部的人事档案管理造成诸多问题，造成档案资料的不真实和不完整或者有关材料的丢失现象。普通人员在人事档案的管理过程中，由于不清楚相关操作的规范和原则和没有认识到人事档案的重要性，就会比较随意和懈怠，按照自己的主观意志发挥。不专业的工作方式使得人事档案的管理模式变得落后，没有发挥出本身应有的价值。

4.档案信息更新速度慢

高校干部自身的特点是有很多到外深造访学的机会，那他们的档案内容是非常丰富的，而且每一年的内容都在增加，这时候对他们进行考核的时候，档案的作用也越来越凸显。干部人事档案材料收集归档的要求是在材料形成的时候，从那一天开始的一个月之内按照相关的要求送到档案管理部门进行归档，但是在实际操作里，应该进行归档的材料是比较多的，有些材料没有及时进行归档，慢慢地被积压了起来，导致档案信息的更新速度比较慢，没有跟上后续的考察考核工作，甚至有时候还出现缺失和遗失材料的情况。学校需要对学生的档案进行管理，但是在对材料进行归档的时候制定的标准不统一，导致一些重要的学籍材料没有及时的入档。一些高校在对学位的材料进行归档时，对于学位的具体情况没有统一的标准和判断要求，那么也容易出现归档不及时的情况。在归档过程中还容易出现党员转正材料缺失的问题，这是因为一些党支部在党员转正后没有及时将入党志愿书等材料上交到档案管理部门，导致他们的材料遗漏或缺失。

三、加强高校干部人事档案管理的建议

1.从思想意识出发，建立完善的管理制度

高校需要加强宣传，从多个角度来深化广大职工对于干部人事档案管理工作的认识，破除旧有的根深蒂固的不正确观念，强化参与人事档案管理工作的积极性和自觉性。第一，高校可以举办各种讲座、会议和开展培训，不断地增强当前从事高校干部人事档案管理工作人员的专业性和规范性。同时保证各办公室、教职工和各部门在干部人事档案管理工作的过程中认识到它的重要意义，并以严谨和认真的态度积极配合;第二，高校要制定相应的考核和奖惩制度。除了在意识层面加大宣传力度，还需要建立完善的考核和奖惩制度。在高校干部人事档案的管理过程中，在不同的阶段要组织相应的考核，根据考核的情况给予奖励或者实施惩罚。如果有工作人员不按时按量完成档案管理工作或者因为自己的错误导致出现失误，那么就要给予一定的惩罚。如果保质保量地完成工作，提高了人事档案管理的效率，就要给予一定的奖励。奖惩和考核制度的强化，可以增加相关人员的工作积极性。

2.不断提高高校干部人事档案材料质量

在高校干部人事档案管理工作深化的进程中，提高人事档案材料的质量是非常关键的一环，会对高校和干部产生广泛和深刻的影响。第一，高校要增加档案收集的强度与力度。档案的收集要尽力保证和干部的实际情况同步。以往都是一个学期或者一个学年收集和统计干部的人事档案信息，这样不利于实时了解高校干部现在的工作情况和综合素质。因此，现在必须更新收集的频率，改为每周或者每月一次。加大统计力度，确保档案收集材料能够实时反映高校干部的目前状况，以方便相关工作的開展。第二，改变工作模式。以往人事档案的管理都需要上级或者有关部门通知或者催讨了才开始准备，处于一种被动工作的状态，不仅容易造成工作状态的慌乱和紧张，也会使得人事档案资料收集的不完整。因此，高校必须自觉和主动地进行人事档案的管理工作，及时登记和定期核对。让人事档案的收集成为一种常态化和固定化的工作，形成良好的人事档案管理的工作习惯。第三，提升收集材料的精确度。在对材料进行归档的时候，存在有些材料的信息前后记载不一致的、不真实的情况，如在年龄、学历等方面有着弄虚作假。如果档案管理人员归档不严格的话，那么很容易遗漏这样的问题。另外，材料的填写是有一定的规范要求的，如干部的履历表，那么在填写档案的时候，管理人员也要进行再次的审核，及时找到材料中存在的问题，把这些存在的问题及时解决，避免在日后造成不可弥补的历史遗留问题。在干部的人事档案管理工作中最为重要的一点就是确保材料的真实性，为此必须定期以严格的要求对档案进行认真核对，提高收集材料的精确度。

3.加快干部人事档案信息化管理进程

信息化时代的来临，为高校的干部人事档案管理工作提供了便利，高校必须抓住这个机会提升自己的管理水平。首先，高校可以使用多种现代化的机器设备来帮助处理干部人事档案的管理工作。例如，利用扫描仪、打印机和计算机等，提升档案管理的信息化程度来加快办事的效率。通过这些机器设备，逐步实现高校干部人事档案的电子化程度，在多个平台上都能查阅或者调阅档案信息。其次，建立干部人事档案的数据库。提升人事档案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事档案查看、传递和借阅工作更加便利。最后，强化人事档案管理系统的安全性。科技是一把双刃剑，一些不法分子可能会利用信息化的技术手段破坏人事档案的完整性和真实性。高校必须建立更加稳定和安全的信息系统，保证干部的人事档案不被随意破坏。

4.灵活安排档案收集方式

高校干部人事档案收集服务是重要的一项内容，在进行档案收集的时候，需要按照一定的规范要求和规定好的接收制度，把分散的材料档案进行集中，并且在相关的档案馆或者档案室进行档案管理工作，收集的目的就是能够准确、及时、全面地对高校干部人事档案进行有规范的收集整理。在进行实际操作的时候可以采用多种方式进行收集，如定时收集、定向收集等方式，可以灵活地安排收集方式。在收集过程中及时查缺补漏是非常重要的，因为有些档案存在遗漏的情况，那么就要根据记录的情况进行及时跟踪，再次收集。如果档案不完整的话，那么很有可能留下不可弥补的历史遗留问题，对日后的工作生活造成影响。在进行档案收集的时候，会遇到一些小规模的变动，如干部的职称评定、晋升等情况，那么可以采取专人对接的方式进行收集，准确地掌握材料变化的情况。

四、结语

高校干部的人事档案管理工作对于高校的自身工作以及干部都具有非常重要的影响，必须从各个方面都加以重视。当前，我国高校由于各种现实的因素，干部的人事档案管理工作存在着诸多问题。例如，缺乏对于人事档案管理工作重要性的认识和信息化程度较低。高校需要从多个层面寻找科学、合理的解决方法，并不断提升自己的行政管理水平。高校需要在意识层面入手，让广大教职工认识到干部人事档案管理工作的重要性，并且还要积极运用信息化设备，不断提高人事档案管理的效率。

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（作者单位：西安医学院）