新常态下基层街道服务中心档案信息化建设策略探析

张敏

摘 要：新常态下基层街道服务中心档案信息化建设面临着发展机遇与挑战。本文对当前基层街道服务中心档案信息化建设中存在的主要问题进行了分析，并对新常态下档案信息化建设的策略进行了阐述，为新常态下基层街道服务中心档案信息化建设提供参考。

关键词：新常态;街道;档案;信息化建设;策略

引言

国家档案局于2016年印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，明确提出了在2020年初步实现以信息化为核心的档案现代化管理。同年，吉林省档案局和吉林省发展改革委员会联系印发了《吉林省档案事业发展“十三五”规划》，提出了全面推进档案信息化建设、加快推进信息技术与档案工作深度融合的工作任务，并将档案信息化建设作为三大重点工程之一。

基层街道服务中心档案信息化建设是档案信息化建设的重要组成部分，近年来，吉林省档案事业得到了快速发展和进步，基层街道服务中心在档案信息化建设方面也取得了重要突破，街道服务中心贴近基层，直接服务于广大人民群众和基层单位。街道服务中心档案信息化建设为脱贫攻坚、农业现代化建设、土地確权、新型城镇化建设、服务新形势下的农村工作等提供了重要支撑。但在档案信息开放、共享以及档案信息安全等方面仍存在着问题和不足。在新常态下、特别是在完成全面脱贫攻坚任务完成后，基层街道服务中心档案事业面临着前所未有的机遇和挑战。

新常态下，基层街道服务中心档案信息化建设急需进一步改进和完善。本文对当前基层街道服务中心档案信息化建设中存在的问题进行了分析，并对新常态下档案信息化建设的策略进行了阐述，为新常态下基层街道服务中心档案信息化建设提供参考。

一、基层街道服务中心档案信息化建设存在主要的问题

1.基层街道服务中心缺少专项经费的持续支持

档案信息化建设包括纸质档案的电子化、管理的信息化和维护管理的常态化等内容，需要充足、持续的专项资金支撑。“十三五”以来，通过招投标等方式，部分基层街道服务中心的档案实现了电子化并进行了信息化管理。但是档案的信息化建设是一个长期持续性的动态过程，随着工作的持续开展，会不断的产生新的档案，这些与日俱增的纸质档案需要及时进行电子化处理并更新到档案管理系统，而且档案管理系统也需要根据业务单元的扩展和系统安全等需要进行更新和维护。以上均需要持续的专项经费投入保障档案信息化建设的高质量持续运行。

目前大多街道服务中心基本都是财政全额拨款事业单位，经费来源途径单一，自身缺乏融资和创收能力，而且基层街道服务中心业务种类繁多，承担了文化、体育、劳动和社会保障、卫生健康、退役军人服务保障等服务工作，特别是在新冠肺炎疫情以来，在全力保民生、保就业的大环境下，档案信息化建设很难得到持续、充足的经费保障。

2.基层街道服务中心缺少和专业技术及管理人员

档案的数字化主要利用高速扫描、图像压缩处理等技术将纸质的档案转为电子影像档案，包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录的建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、报表打印、数据统计等主要环节，而且档案的信息化建设要严格执行《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T188942016）、《归档文件整理规则》（DA/T 222015）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T312005）等规范和标准。档案工作人员需要熟练掌握各种专业仪器的使用及数字化加工技术，对于纸张幅面较长、纸质档案破损、劣质图像等情况，还需要进行特殊的计算或处理工艺。未经过专业训练的人员，难以完成档案的数字化处理。因此，档案信息化建设对人员专业技术水平提出了更高要求。

基层单位普遍面临着人才流失的问题，人才是档案事业的根本，街道服务中心同样面临着缺少专职的计算机技术、档案学等技术人才的问题，档案信息化建设方向的人才更为短缺。街道服务中心作为一个综合服务部门，工作内容涉及民生的方方面面，人员编制相对不足，缺少档案事业岗位。另外，作为一个街道综合服务单位，人员编制短缺，经常导致懂技术特别是掌握计算机相关技术的人才在基层单位身兼数职，仅有的专业技术人才也难以全身心投入到档案的信息化建设中。

3.基层街道服务中心档案的管理、运行和服务方式较为滞后

尽管部分基层街道服务中心实现了档案的信息化管理，但在实际档案管理工作中仍采取信息化管理和手工管理并行的方式进行，无健全的档案信息化管理规章制度，档案的管理、运行和服务方式滞后。导致这种情况的出现主要有以下三个方面的原因。

一是尚未建立健全档案管理制度和工作流程。档案信息化是档案事业发展的必然选择，虽然部分街道服务中心开展了档案信息化建设，但是未建立健全档案信息化制度和工作流程，仍然沿用老的手工管理办法，导致档案信息化建设未能发挥信息化优势，反而成为工作人员的负担。

二是档案工作人员尚未完全掌握档案信息化建设的方面。街道服务中心的多数档案管理人员非专业技术人员，对档案的管理缺乏系统的认识，对档案信息化建设所需的专业技术尚不熟悉，未对工作人员进行档案信息化建设软硬件操作的系统培训，工作人员尚未完全适应或掌握档案信息化管理。

三是由于硬件设备陈旧落后、软件系统漏洞得不到及时处理等原因，导致档案管理系统不能正常使用，档案数据不能得到持续、及时更新，出现档案工作人员弃用、不用档案管理系统的现象。

4.忽视档案数据及信息管理系统安全管理体系建设

企事业单位等部门在全面开展档案电子化加工和档案的系统化管理工作，极易忽视档案信息安全问题。影响档案信息安全的风险主要包括以下几个方面。

一是在档案电子化的过程中，特别是采取服务外包或招投标的方式开展档案数字化加工时，工作人员未严格执行档案信息保密规定，私自拷贝、复制、传播电子化档案信息，造成重要档案信息泄露，存在安全风险。

二是在档案信息的使用过程中，未建立健全不同层级使用档案信息的权限，在档案信息的传递时影响了档案信息安全。

三是档案信息数据及管理系统未制定容灾机制。一方面随着“互联网+档案”业务的开展，对档案信息的安全带来了较大的考验;另一方面受自然灾害、病毒以及黑客攻击、通信故障等因素的影响，电子化档案存在出现数据破损、丢失的风险，街道服务中心缺少数据备份容灾方面的机制或技术。

5.基层街道服务中心档案信息开放、共享程度较低

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，但街道服务中心档案受信息壁垒和服务对象等原因影响，存在着档案信息开放、共享程度较低等问题。基层街道服务中心档案内容的使用或服务对象单一，大部分档案为各级政府所下发的公文，不能直接服务于广大人民群众，而对人民群众有实用价值的档案分散在不同的职能部门，各单位部门的档案管理系统不统一，且尚未得到有效整合，直接导致了档案信息系统的低利用率，开放、共享程度较低，缺乏持续开展的内生动力，影响了业务的持续开展。

二、新常态下街道服务中心档案信息化建设策略

1.加大资金和人才投入，完善档案管理制度建设，持续开展档案信息化建设。

努力克服资金和人才劣势，不断加强基层街道服务中心档案信息化建设，提高档案信息化管理水平。

一是加大档案信息化建设资金投入强度，补齐档案信息化建设软硬件短板。档案服务民生的关键在于提高基层档案管理部门的服务能力和水平。吉林省是农业大省，基层街道服务中心与农村、农民的联系更为紧密，而服务民生是各级政府部门的重要工作内容之一，因此各级政府部门应加大档案信息化建设的支持力度，支持对象向基层档案管理部门倾斜。配齐档案信息化建设所需的计算机、服务器、扫描仪等硬件，以及购买升级档案管理系统、电子化档案加工与处理等软件。

二是招聘或培养一批档案信息化建设专业技术人才，完善人才引进、培养和激励等机制。档案信息化建设是一项具有较强专业技术背景的工作。基层档案部门一方面可积极争取增加编制或通过灵活的人才招聘方式引进一批专业技术人才，弥补档案信息化建设人才不足的短板;另一方面，可采取培训的方式，从现有人员内部培养一批懂技术会管理的档案信息化建设人才，熟练掌握档案信息化建设的硬件设备和系统软件;另外，可通过进修学习的人才方式，加强国家、省、市、区以及基层档案管理部门工作人员的交流学习，提高专业人员的档案信息化建设技能和管理水平。最后，街道服务中心应完善档案人才引进、培养和激励机制，形成档案信息化建设人才优势，逐渐破解档案信息化建设人才短缺的瓶颈。

三是加强认识，完善制度建设，全面实行档案信息化建设。档案信息化建设是大势所趋，是科学技术快速发展的必然选择。今年是“十三五”收官之年，档案事业已总体上实现了“十三五”规划，档案管理部门应尽快出台档案事业“十四五”发展规划和中长期发展规划等指导性文件，为“十四五”期间档案事业的高质量发展提供制度保障。基层档案管理部门应加强认识，深化档案信息化改革，逐步改变档案手工管理方式，通过制定符合基层档案管理特点的规章、制度，规范档案管理工作，逐渐向信息化、数字化管理方式转变，持续推进档案信息化建设。

2.加强档案信息及管理系统网络安全建设

针对基层街道服务中心档案信息安全风险，按照国家档案局于2018年12月发布的《档案馆安全风险评估指标体系》要求，加强档案信息及管理系统网络安全建设。

一是建立档案加工、处理、使用、传递和共享等环境的信息安全保障机制。加强档案数字化外包单位的资质管理，对涉密档案的数字化加工业务需严格审查外包单位的秘密载体印刷资质证书，建立健全档案整理、录入、修复、扫描、质检、挂接、存储、使用等环境的安全保障机制，并严格执行。

二是针对档案信息的使用人员设定不同的层级和权限，防止档案数据被私自篡改、增删，保障档案数据安全。

三是加强档案数据、档案信息管理系统的容灾能力和网络安全建设，积极推进档案信息安全技术防范体系建设与升级。设计容灾方案，对档案数据进行备份处理;采用多种加密传输技术，并对档案数据访问情况进行监控，降低档案数据在线上、线下传递的风险;利用安全防御技术保障档案信息管理系统的安全。

3.以开放、共享为导向，加强纵横向协同，服务于城镇化建设

目前档案的开放、共享还存在着许多堵点。基层档案管理部门应积极主动作为，畅通与国家、省、市以及基层其他档案管理部门的档案信息开放、共享机制。

一是加强基层档案管理部门间的交流合作。目前各地区、部门的档案文件格式、数据标准等方面的规定各不相同。政府层面应积极统筹协调统一档案数据标准，突破智能部门间的屏障界限，解决数据的兼容性问题，积极引导企业、合作社等单位或组织开展档案信息化建设，实现基层更大范围档案数据的开放、共享，深度挖掘档案数据并进行关联分析和运用，不断的扩大档案数据信息的服务范围，为国家城镇化建设和治理提供重要支撑。

二是畅通与国家、省、市等部门档案数据的交互机制。整合利用上级单位或部门的档案数据优势，主动为基层企业事业单位和人民群众的生产、生活提供支撑和帮助，做到服务“三农”，服务人民群众，服务吉林

振兴。

三是加强云计算、大数据和人工智能等技术在档案管理和服务方面的应用。随着云计算、大数据和人工智能等技术的进步和应用，档案的管理和服务也实现了转变。部分发达地区已可通过人脸识别等方式，实现个人檔案信息的准确、快速查询与检索，有效提升了档案服务的体验感。

4.完善防疫档案，助力企业复产复工，增加就业

目前，我国的疫情防控工作已进入“常态化”状态，街道服务中心应主动收集并整理街道疫情防控工作和公共卫生方面的档案，及时准确的掌握基层街道疫情防控工作进展和要求，一方面为防疫先进事迹和典型做法宣传奠定基础;另一方面采用“互联网+档案”等线上线下相结合的方式，为复产复工企业在档案查询利用方面提供便利，主动向企业传达疫情防控期间复工复产注意事项，增强企业抗疫信心、有力有序推动企业复产复工。

针对疫情期间就业难问题，街道服务中心可建立疫情期间劳动力和企业用工档案，收集汇总就业和用工信息，为有就业意愿的人民群众和用工企业建立纽带桥梁，努力增加就业。

三、结语

综上，本文对新常态下基层街道服务中心档案信息化建设进行了研究，分析了街道服务中心档案信息化建设存在的突出问题，提出了加大资金和人才投入，完善档案管理制度建设，持续开展档案信息化建设，以开放、共享为导向，加强纵横向协同，服务于城镇化建设、完善防疫档案，助力企业复产复工以及加强档案信息及管理系统网络安全建设等策略，为基层街道服务中心档案信息化建设提供参考。

参考文献：

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[4]朱红茹.大数据视域下高职院校档案信息化管理研究——以南京交通职业技术学院学生技能大赛为例[J].档案与建设，2019

（作者单位：洮南市兴隆街道综合服务中心）