大数据时代教学档案管理信息化建设的有效途径

余巍巍　　许俐俐

摘 要：我国高等院校在各阶段进行教育教学管理期间，档案管理工作一直是其重要的工作内容之一。各高等院校的教学质量不仅能借助档案文件信息得以体现，其管理业绩以及发展文化等也能在档案中得到综合体现。随着新时期信息化技术的发展，人们对教学档案管理工作的要求在不断变化中，针对海量教学文档，如何更好更快地推进教学档案管理工作的发展，已经成为业内人士热议的话题，本文将从大数据时代背景下的角度，对教学档案管理信息化建设的措施进行分析与探讨。

关键词：大数据时代;教学档案管理;信息化建设;有效途径

数字化、智能化以及信息化技术随着互联网的发展，在人们的生活中逐渐得以普及，在此基础上，大数据技术发展也呈现持续上升的态势，随着大数据技术发展的不断深入，信息管理技术在软件、存储等方面也得到持续的升级与加强。在大数据时代背景下，人们对教学档案管理的要求也不断提升，而其中信息化建设就是至关重要的内容。在这种大环境大趋势下，各高等院校积极采用新技术，对教学档案信息化管理模式进行重新架构更显得尤为必要。

一、简述大数据以及教学档案信息化的含义

1.大数据的含义分析

大数据，也称巨量数据、海量数据、大资料等。指的是所涉及的数据量规模巨大，在合理时间内通过人工无法达到管理并处理成为人类所能解读的信息。大数据需要特殊的技术，以有效地处理大量的数据。随着大数据技术发展的不断深入，数据的规模不是唯一代表大数据的形式，现阶段存储、采集工具以及平台等等都是大数据所包含的内容，我们接下来将从以下四个方面，对大数据的特点进行具体的分析。其一，大数据具有类型多元化的特点。在我们传统的印象当中，文本是数据的主要表现形式，并且以二维结构的方式进行具体体现，但是随着计算机技术的飞速发展，数据的类型也逐渐增加，如图像以及视频等，与此同时，不同类型的数据信息都处于发展的状态。其二，数据具有体量大的特点。在大数据时代背景下，智能终端以及传感器等等形式都会使数据产生，TB级别已经不能满足数据的基本计量，数量开始向ZB、PB级别发展，例如：1.5PB是百度每天所产生的数据量，如果我们将对这些数据进行打印，那么将会耗费将近五千亿张的A4纸。其三，数据具有速度快的特点。1m定律是数据处理的基本原则，这样的形式，能够使有价值的数据在不同的数据类型中，被快速的获取，随着新时期数据技术的深入发展，人们能够在海量的数据中对有用的信息进行迅速的提取。其四，数据还具有价值密度低的特点。例如：在一小时的视频数据当中，在对其进行连续监控期间，我们可以发现，其中具有价值的数据信息有可能只是1-2秒。

2.教学档案信息化

人们在各领域所应用的现代信息技术，我们把它叫做信息化。现阶段信息共享已经在全社会范围内得以实现。在信息技术发展的过程中，社会也对其提高了重视程度。在大数据时代背景下，要想提升档案的利用率，就要对档案管理工作进行加强，并且实现对档案资料的有效保护，应用信息技术，开发档案信息资源，也就是文中所说的档案管理信息化。从教学档案信息化管理角度来说，以下三个阶段至关重要：首先，相关档案管理人员需要利用电子扫描、电子摄像等技术，对前期的纸质档案实行数字化處理，从而初步实现数据的信息数字化。其次，要将接收档案与保存档案相结合，并且对其进行分类与保存处理。最后，要实现网络化的档案信息，具体流程就是对数据进行网络化的应用与共享，并且在相关的数据管理平台当中，识别用户身份，从而共享档案信息资源。

二、现阶段教学档案管理信息化建设所存在的问题分析

1.对档案信息化的认识程度不够

随着信息技术发展的不断深入，我国高等院校在教学档案管理方面也不同程度运用了信息技术，其档案管理发展的速度确实得到了提升，从而改变了单一的纸质的档案管理现象，电子档案逐渐代替了纸质档案。但是经过我们的调查与分析可以了解到，现阶段很多相关教学档案管理人员，对于档案信息化的认识还有待加强，并且传统的档案管理理念，在教学档案管理工作中沿袭，“老办法不顶用，新办法不会用”这样的情况无法与时代的发展相符合，在高等院校的管理工作当中，档案管理部门不属于重要部门，从而导致对其的重视程度不够，在这种情况下，要想提升档案管理工作的工作效率是比较困难的，很多管理者也无法认识到教学档案信息化建设的重要性，因此在教学档案管理信息化建设方面缺乏清晰的发展方向和建设目标，这样的管理策略，会对教学档案信息化建设与发展产生直接影响，从而无法对档案管理效率提供保障。

2.教学档案管理信息化建设的投入问题

教学档案管理信息化建设工作，相对来说具有全面性、系统性以及复杂性，资金以及设备的投入是其发展的基础，尤其是一些软件以及硬件设备，是档案信息化建设的基本条件。由于人们对于教学档案管理信息化建设的认识不够，所以也导致了相关资金与设备投入的缺乏，在实际的建设工作期间，教学档案管理信息化建设的效率得不到保障。相关的网络环境是教学档案信息化建设的基本硬件条件，并且在建设的过程中，对于网络速度也具有较高的要求，但是很多院校的计算机硬件都无法保证数据的高速运输。在进行教学档案信息化建设期间，智能工作系统也是相关管理人员必须应用到的，受到各种条件的制约，无法保证这些基础建设能完全满足需求，这在很大程度上也限制了教学档案信息化建设的效率。

3.教学档案管理人员综合素质有待提升

大数据时代教学档案管理信息化建设过程中，档案管理人员综合素质有待提升也是建设期间存在的问题。一方面，现如今教学档案管理人员并非是相关专业的，所以档案管理工作人员综合素质自然也是参差不齐，有些素质较为低下的管理人员可能对于传统档案管理工作并没有很大影响，可是会直接影响教学档案管理信息化建设水平。若教学档案管理人员综合素质有待提升，那么其对于教学档案信息化建设工作也会存在不一样的态度，无法感受到这一项工作的价值，最终自然无法有效落实这一项工作。另一方面，教学档案管理人员服务水平有待提升也是信息化建设期间存在的问题之一。教学档案服务水平从某些方面而言主要是决定于档案信息化程度，若教学档案信息化建设程度较高，教学档案服务水平自然也会较高。为此，要想有效提升教学档案服务水平，相关院校自然需要提高对教学档案信息化建设的重视程度，可是就目前来看我国教学档案信息化建设水平还是有待提升，这也直接影响了教学档案服务水平的提升，需要相关人员在发展期间强化对教学档案管理人员的培训与教育，让其教学档案服务水平得到有效提升。

4.教学档案信息化建设相关制度有待完善

大数据时代背景下教学档案管理信息化建设期间存在的问题，除了上述几点之外，教学档案信息化建设相关制度有待完善也是问题之一。首先，教学档案信息化管理制度不够完善。教学档案管理信息化建设工作涉及到的内容十分繁多，从档案收集录入、整理、归档、存储、利用与查阅等一系列环节都需要相关人员进行系统化的管理，特别是档案信息安全保密这一方面更是信息化建设期间重要问题。而管理制度则是为了更好地提升教学档案信息化建设工作的有序推进，让相关人员能够真正对这一工作任务进行明确，同时以规章制度体系规范自身工作行为，进而有效保障档案管理规范性以及安全性。其次，教学档案信息化建设制度落实情况不足，具体而言就是有些院校虽然有制定出相应的规章制度，可是在实际落实方面却存在着问题，这也直接限制了大数据时代档案管理信息化建设工作的有序推进。

三、加强教学档案管理信息化建设工作的具体措施

1.对教学档案信息化建设意识的加强

对现代化教学档案管理进行合理的构建，首先就要使相关管理人员的信息化建设意识得到提升。高等院校的领导以及管理人员，应对档案管理部门的职能进一步明确，从而在院校的整体发展战略中，融入教学档案信息化建设工作，这样不仅有利于教学档案信息化建设方向的明确，进而加大对教学档案管理信息化建设的投入力度;其次，教学档案管理信息化建设主要的实施者就是院校的档案管理部门，要想转变以往的教学档案管理观念，就要正确认识到教学档案信息化建设的重要意义，并依据院校的实际发展情况，具有针对性的制定不同阶段的教学档案信息化工作规划，对档案管理工作进行有计划、有目的的整改，推进教学档案信息化建设。再者，在现阶段教学档案管理的基础上，还应对档案信息化建设标准进行不断的完善与健全，从而使教学档案信息化管理工作更加规范化。这就要对自身的信息化工作实际情况进行全面的分析，明确档案信息化建设的工作流程，建立具有科学性的教学档案信息化工作机制;在制定教学档案信息化建设计划期间，还应明确各部门在档案信息化建设工作中的具体职责，从而完善档案信息化工作制度。

2.加强对档案信息化建设工作的投入

资金的投入对于教学档案信息化建设的发展至关重要，也是其得以发展与提升的基础条件，在此基础上，学校以及部门在对其进行规划建设之前，应做好一系列的相关准备工作，從而对传统的教学档案管理工作形式进行改进，并且能够在管理软件以及管理设备方面进行升级，以保证教学档案信息化建设的顺利进行。首先，在资金方面，教学档案管理部门应做到最大程度的争取，并且积极提升自身的实力，从而对档案管理信息化建设提供资金的保证。其次，引进先进的档案信息化管理设备，对现阶段的计算机设备进行持续优化与更新，并且针对不同类型的数据，对相关的档案管理软件进行不断的升级，从而构建现代化教学档案管理系统。最后，要对网络化建设进行强化，网络也是教学档案信息化建设的基本支撑，只有保障网络的稳定性，才能使数据得到大容量的保存以及高速传输。在这里需要注意的是，高校档案管理人员是提高档案管理效率的关键，相关部门在人员培训方面的投入也应得到加强，现阶段，很多高校加大了招生的力度，这种大环境下，学生群体也越来越庞大，这在一定程度上加大了教学档案管理工作的难度，与此相关的档案管理人员的专业素养，对于档案管理工作效率具有直接影响，若要想提升相关档案管理人员的专业素养，就要从以下两个方面入手。其一，档案部门的相关领导，要对其工作人员的职业素养具有基本的了解，并且对工作人员的实际工作情况进行分析，具有针对性的采取途径，对工作人员相关档案管理方面的知识进行强化，并且要保证工作人员操作计算机的能力得到提升，从而使相关的教学档案管理工作人员，在实际工作中能够提高对信息技术的理解与应用水平。其二，要对自身的档案管理发展情况充分了解，尤其是档案专业人员的配备，从而引进高素质的档案管理人才，这样才可以有效的优化管理队伍;还可以组织档案管理工作人员，不定期地开展座谈会、培训会等活动，就日常工作中的一些难点热点问题进行交流与探讨，使专业素养得到提升;也可以邀请校外档案专业的讲师，来讲授档案管理领域的新知识新技能。我校是一所集地、物、水、核等多科办学特色的综合性高等院校，大数据时代，一些特殊学科专业形成的档案资料也有别于其他专业资料，因此，在具体管理过程中就需要根据我校的办学特色摸索出一套适合我校发展的档案管理建设途径。

3.加强教学档案管理信息化队伍建设

大数据时代背景下，教学档案管理信息化建设工作要想有序推进，一定要加强对这一工作信息化队伍的建设，不断提高教学档案管理人员综合素质培养与优化。教学档案信息化建设工作要想有效推进，自然离不开教学档案管理人员的一同努力，一方面教学档案管理人员本身就是信息化建设工作的执行人员，所以教学档案管理人员自身综合素质、信息化意识、专业水平都会直接对教学档案信息化建设工作造成影响。另一方面，在大数据时代背景之下，教学档案信息化建设本就是时代发展必然趋势，教学档案管理人员在这一过程中自然需要主动承担起自身的社会责任。为此，相关院校一定要立足于大数据时代背景需求来构建出一支计算机能力、综合素养都较高的教学档案管理队伍，同时制定出相应的考核标准，真正保证教学档案信息化建设工作能够顺利实施下去。

4.完善教学档案管理信息化建设相关机制

大数据时代背景之下教学档案信息化建设工作要想有效实施下去，除了上述几点还需要及时完善教学档案信息化建设相关机制。首先，院校相关领导人员一定要提高重视程度，结合实际情况制定出相关的信息化建设机制，真正将教学档案信息化建设工作内容进行具体化，结合高职院校信息化建设基本情况来制定出具体的信息化建设方案，同时将信息化建设工作各项环节都落实到教学档案管理人员身上，组建专门的信息化建设小组，同时制定出相应的绩效管理制度，这样才能进一步提升教学档案信息化建设工作效率和质量。其次，相关院校还可以对现有的教学档案管理流程进行优化，结合教学档案管理系统、人员数量等基础情况来明确分工，以此来有效实现教学档案分工化、专门化管理;最后，对数字档案收集、归档、录入以及交接标准进行明确。

四、结语

综上所述，在大数据背景下，教学档案管理工作的内容和载体发生的巨大变化，促成了教学档案管理的变革，使档案管理信息化建设能够与当代社会经济的大发展相融合。教学档案管理信息化的基础就是大数据，也就是海量繁杂的教学文件，在此基础上，信息技术也就成为了教学档案管理的重要和必要的手段与形式，由此可见，要想提高教学档案管理效率，必须借助学校的信息化平台和技术，从而真正实现档案信息资源的共享。

参考文献：

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[2]许珍花.基于文献计量法的国内高校教学档案管理研究综述（1982年—2015年）[J]. 山西档案，2016

[3]王正梅，WANGZheng-mei. 高校校史教育档案资源协同利用平台的理论构建——基于大数据时代的背景[J]. 河北联合大学学报（社会科学版）， 2017

（作者单位：东华理工大学）