信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

张丽莉

摘 要：随着科技不断发展，信息技术时代已经到来，对于社会发展产生了重要影响，增加了信息传播效率，促进了市场新交流。企业在发展过程中，会产生大量的生产资料、管理资料、人事资料等，如果能够利用信息技术开展档案管理工作，可以节约档案管理，实现档案管理工作价值。故此，文章将概述信息化管档案管理概念及其特点，研究我国信息时代下档案管理问题，并探究信息时代下档案管理创新办法，旨在提升企业档案管理工作效率，优化企业内部决策，促进企业的长远发展。

关键词：信息时代;档案管理;工作方法;创新实践

在信息时代下数据交流日益紧密，企业在生产与管理中产生大量的资料，需要企业内部加强数据信息管理，做好档案管理工作，企业管理人员才能够准确把握企业生产情况，做出正确的企业管理决策，促进企业长远发展。传统档案管理工作主要以人力为主，负责收集企业内部数据信息，并建立档案，确保档案的安全性，提供档案查阅服务。但传統档案工作有着明显的局限性，随着企业经营时间延长，档案资料愈来愈多，给予了档案管理人员非常大的工作负担，档案应用效果也不佳。故此，企业在开展档案管理过程中应该采用信息技术，创新档案管理工作方式，发挥档案的价值。

一、信息时代下档案管理工作概述

1.概念

档案管理工作，是指档案信息整理与档案实体整理工作，并为档案利用者提供各项服务。档案管理工作是企业、事业工作单位重要运行、发展的重要内容。信息时代下档案管理是指信息化档案管理，在传统档案管理的基础上利用信息技术开展档案管理工作，能够保障档案管理有效性，提升档案管理效果。档案管理工作环节为：收集→整理→价值鉴定→保存→编目→检索→统计→编辑→编纂→利用等多个部分，将信息技术应用于其中，可以发挥档案价值，服务于档案利用者。在信息时代下档案管理工作主要分为实体管理与信息开发两个部分，分管实体档案与信息化档案。因此在信息时代下开展档案管理工作，要充分地认识到档案管理工作重点变化，完善档案管理工作方式，真正发挥档案管理工作价值。

2.特点

信息时代下开展档案管理工作，具有明显的信息化特点，能够让档案管理工作实现多样化、全面化，真正发挥档案工作价值。具体特点主要分为以下几个方面：

（1）全面化特征

在信息时代下开展档案管理工作，不仅包括了生产资料管理、人事档案等主要档案管理内容，企业在运行过程中产生的一切数据都被全面纳入信息化档案管理工作当中，全面把握企业内部数据资料，丰富档案内容，也能够为企业实现档案管理价值提供必要的基础。企业在开展档案管理工作时，应该正视信息时代下的档案管理工作要求，全面开展档案管理工作，扩大档案管理工作容量。

信息化特征

信息化特征是信息化档案管理工作最为典型的特征，用信息技术开展档案管理工作。具体表现为以下几个方面：①用信息技术收集各项资料，并通过信息技术进行数据整理;②构建档案管理数据库，用数据库储存各项档案管理信息，实现信息化储存;③利用信息技术为档案利用者、管理者提供各项服务，实现信息化档案管理服务，节约档案管理工作资源耗损，实现高效能档案管理。

（2）高价值特征

在信息时代下，企业档案不仅是记录资料，也是企业运行、生产、决策、管理的重要依据。企业在充分把握档案的基础上，才能够更加详细地了解企业内部运行信息，作出最为科学地管理决策。因此在新时代下，企业档案管理工作价值能够得到最大化地开发，并参与到企业决策当中，真正实现档案管理工作价值。

二、信息时代下企业档案管理工作存在的问题

1.标准缺失

档案管理工作需要依据一定的标准，才能够统一整理、处理各项档案信息，确保档案管理工作有序开展。但从实际情况来看，各个企业都存在不同程度的档案管理工作标准缺失问题，管理人员在日常档案信息管理时无法依据明确的档案标准处理各项问题，导致档案管理工作出现偏差。由此在信息化时代背景下，企业在进行档案管理工作时，处理信息内容更多，更需要明确档案管理标准，指导档案管理工作开展。因此企业应该加强档案管理工作标准化建设，设置档案管理工作标准，让数据资源在转化、传输过程中更加真实、可靠，提升档案管理信息化管理水平。

2.安全问题

传统档案管理工作主要集中于实地档案管理与人员管理，因此档案安全性能够得到有效保障，管理人员只需要做好档案室管理工作，约束好档案管理人员即可。但在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。此外，档案管理管理系统本身运行过程中也具有一定的不确定性，如果系统出现崩溃、硬件损坏情况，都会导致档案管理出现安全管理问题。因此企业在开展档案管理工作时，必须加强硬件、软件管理，确保管理工作安全性能够得到有效保障。

3.人员素质

信息时代下，对于档案管理工作提出了更高要求，增加了档案管理人员工作难度。传统档案管理工作中，对于档案管理人员素质要求比较单一，工作人员只要负责建档、调档、信息整理等工作即可。但随着社会变化，企业面临的竞争日益激烈，企业在档案管理管理人员工作也出现了重大变化，档案管理人员需要具备档案管理知识、信息化知识、企业管理知识，能够妥善处理各项信息化档案管理工作，并可以将档案管理信息整理成企业管理意见，为企业管理层提供决策依据。但由于信息化管理资源投入不到位，导致档案管理人员得不到有效培养与训练，管理人员素质提升缓慢，无法满足当下工作需求。

4.体系问题

信息化档案管理工作不只需要使用档案管理系统软件、电子计算机就完成信息化建设工作，还包括数据收集、数据库建设、安全管等工作内容，需要多个部门配合。传统档案信息化管理工作水平始终不高，企业管理人员对于档案管理工作价值认识不足，企业在开展档案信息化管理工作停滞不前，企业虽然投入了一定的资金用于硬件建设，但没有加强软件工作投入，忽视档案管理工作价值。企业在开展档案管理时要构建科学的档案管理体系，才能够促使企业档案管理工作从低阶到高阶发展，推动企业档案管理工作信息化改革。同时，企业内部对于档案管理工作价值认识不足，档案管理工作认知有限，在决策时没有主动要求档案管理部门提出意见，让其共同参与企业管理工作之中。

三、信息时代下企业开展档案管理工作创新实践工作办法

1.档案管理理念

档案管理工作理念影响企业信息化档案管理开展方向，企业在开展档案管理工作时，企业应该树立正确的管理方向，才能够全面推动档案管理工作开展。具体包括以下几个方面：（1）全面建设理念：档案管理工作信息化发展，绝不只是一个部门的工作，而是需要企业内部所有部门进行积极配合，因此企业应该树立全面建设理念;（2）信息化理念：企业在开展档案管理工作时，要树立信息化档案管理工作理念，不仅仅是简单地将纸质档案转变成数据档案，而是要将信息化融入档案管理工作的每一个细节当中，体现管理制度、管理内容、工作等多个方面;（3）标准化理念：档案管理工作不是无序管理，因此在开展档案管理工作时，需要坚持标准化管理理念，确保所有管理工作均有统一标准，既能够保障档案管理工作秩序，也可以确保档案真实性、可靠性，提升其工作价值;（4）高价值利用：企业在决策时，应该将档案管理纳入企业决策中，并听取档案管理人员的意见，挖掘其利用价值，具备档案管理利用思想，改变对傳统档案管理认知，让档案管理部门参与企业发展。

2.档案管理内容

（1）标准建设

企业开展档案管理标准化建设，需要从内容、方式、制度等几个方面进行综合考虑。具体方法如下：①内容：主要确定建档标准，确保所有档案内容无遗漏、真实可靠。如人事档案在建档时，要统一工作年限、年龄、党龄等计算方法，避免出现标准不统一的情况。对于部分音频、视频进行内容管理时，要明确纳入标准、主体要素、记录标准等;②制度：制度是企业档案管理标准化具体表现，也是企业开展档案管理工作的重要依据。企业在进行标准化制度建设时，需要将所有管理内容进行充分细化，并且为每一项管理内容建立完善、细致的管理制度，让档案管理人员可以依据制度开展各项工作;③方式：所有档案管理内容均按照流程化进行管理，从信息处理工作开展再到提出建议，均需要设置明确的管理流程。

（2）资源整理

在档案管理中，档案是主要管理对象，也是资源整理重点。如果在资源管理中出现问题，将会导致档案管理工作陷困境。资源整理主要分为入库前与入库后两个阶段，在入库前主要是信息收集与处理工作，入库后主要是指档案数据库管理工作。在入库前管理，确保所收集的数据信息真实、全面、可靠，必要时需要收集多方数据资料进行验证，为了保障数据资料的时效性，档案管理部门还要定期收集数据，更新数据内容。在入库后进行管理，主要是将所有档案信息整理后统一录入到数据库，并按照档案类型、时间进行综合分类，并建立准确的检索目录里，确保档案管理利用着可以及时查询相关资料。由于数据库资料管理工作具有时效性特征，档案管理人员需要定期更新数据库，并对关键档案进行备份、保管，如果企业档案管理系统空间有限，则需要定期删除部分低效档案信息。

（3）基础投入

档案管理工作需要投入大量且持续性的资源，才可以推动档案管理信息化工作不断开展。在信息化档案管理工作期间，企业应该给予档案管理部门充分地物质与资金投入，具体表现在以下几个方面：采购基础设施：主要包括采购网线、电子计算机、档案管理软件、硬盘、办公桌椅等。考虑到各个企业经济实力不同，一次性全部采购齐全信息化管理基础设备，可能会给企业造成经济压力，企业可以制定基础设施采购计划，分批次完成采购工作;阶段性投入：档案管理基础设施不同于其他产品，需要定期更换，并提供必要的资金支持，才能够确保软件可以提供持续服务，档案管理人员可以不断升级管理系统。

3.档案管理工作方式

（1）部门配合

档案管理工作与各部门均有所交叉，因此在开展档案管理工作时，必须得到各部门全力配合。企业领导层协助管理部门开展各项工作，当涉及其他部门时则要求各部门进行配合，如果出现冲突问题，则要求领导层进行各部门调节，确保各项工作能够顺利开展。如企业在核实人事档案时，需要由档案管理部门、人事部门等相关部门统筹工作开展，并要求其他各个部门进行充分配合，确保所有上交档案信息真实、可靠。

（2）绩效管理

档案管理工作在企业中的地位日益重要，管理人员担负的责任也更重。档案管理部门应该将绩效管理工作引入到企业档案管理当中，对管理层、基层提出不同的绩效标准，激发档案管理人员工作积极性，主动配合信息化档案管理工作。对于企业内部绩效考核成绩较高的档案管理人员，也应该为其明确职业上升渠道。

4.档案管理工作人员

档案管理工作内容发生了巨大变化，档案管理人员也应该提升管理素质，配合改革工作开展。具体方法如下：（1）由企业档案管理信息化改革主要负责人牵头，对档案管理人员进行培训，主要包括信息化档案管理内容、信息化档案管理流程、档案管理软件使用办法、信息数据标准化处理等多项培训内容;（2）招聘复合型档案管理人才，提升档案管理人员整体素质。

5.保障档案数据安全

企业档案管理工作信息化过程中，一定要保障其安全性、可靠性。具体方法如下：（1）将企业档案管理内容进行安全等级分级，对于绝密档案应该特殊保管、多份备案;（2）日常中做好档案管理数据库安全维护工作，定期升级管理系统;（3）聘请专业团队提供档案管理数据库安全服务，确定是否有人进行非法入侵;（4）定期更换口令、命令，划分档案管理系统管理权限;（5）档案管理人员签订保密协议，约束个人行为;（6）定期对档案管理人员进行法制教育，提升其法律意识;（6）对数据库进行备份，确保档案管理系统瘫痪时，能够及时恢复数据。

结语

随着国际联系日益紧密，我国企业外部运行环境也日益复杂，虽然经营市场更广，但企业运行风险也在不断加大，企业在发展过程中要加强管理科学性。档案管理作为企业内部管理工作的重要内容，记录了企业的发展历史，企业管理人员运用信息技术进行全面化、信息化、现代化档案管理，可以帮助企业管理人员获得最全面的内部资料，并结合实际情况做出科学化决策，促进企业长远发展。文章中对于我国企业档案信息化管理工作问题及对策进行全面分析，各企业在借鉴信息化档案管理方法时，企业要结合实际情况开展信息化档案管理工作改革，满足企业发展需求。

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（作者单位：山东兴临建设集团有限公司）