高校基建档案管理刍议

李霞

摘 要：高校的发展离不开基础建设，而基建档案工作是基建工作的完整重要组成部分，它反映了高等学校建设和发展的历史轨迹和过程，同时为当下以及今后学校的基本建设工作提供了依据和基础。然而，在现实中高校档案管理工作却存在滞后的现象，不能有效地为学校管理提供更好的服务。文章通过论述高校基建档案管理的含义、特点及存在的问题，寻找有效提高基建档案管理水平的方法。

关键词：高等学校;基建档案特点;存在问题;改进措施

“档案”，是人类社会发展的物质外现，是某一具体历史阶段人类文化的产物。在中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》中，对档案的定义表述为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”

“高校基建档案”，是高校基建工程项目从筹备、实施到竣工交付全过程中直接形成的具有保存利用价值的文件材料。这些材料既有文字、图纸也有照片、声像等;它是校园各种建筑物、构筑物、管线等基本建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。

一、高校基建档案的意义和作用

1.高校基建档案是学校建设发展的历史记录

俗话说，万丈高楼平地起，基建档案如实地记录了学校建设的全过程，任何基建项目从无到有，无论是土建、水、暖、电还是园林绿化、道路;无论是新建工程还是维修改造项目。基建档案忠实地记录了每项工程的兴建和蜕变，可以说基建档案就是一部活生生的校园建设史，它是学校发展和变迁的见证，是学校基建历史的再现。如果想要查询或者回忆一座学校的发展史，档案是最为有力见证。

2.高校基建档案为今后学校的管理和发展提供了依据

山西农业大学是一所拥有百年历史的农业院校，校园坐落于山西省太谷县，整个校区分为南院教学区和北院家属区两个部分，总占地面积3515亩。学校现有各类教学办公楼、学生宿舍及生活用房、家属住宅楼共计约200栋，这些建筑中既有清代中叶建成的孟家花园建筑群、又有二十世纪初期（1907--1931年前后）建成的太谷铭贤学校建筑群，也有二十一世纪新建的崇实楼、综合教学楼，这些建筑年代跨度大、建筑项目体量大、建筑风格多样（有仿俄、仿美、中式的、现代的），由于建筑年度久远，这些古建筑的保养和维修经常发生，再加上其建筑风格各异，各类建筑档案的管理需要不断的累加和修正，管理难度很大。同时随着我省农高区建设和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，未来势必会有更多的基建项目上马投产，学校的校园规划不断调整和完善，各类新建、改建、扩建和维修项目也将不断增加。因此，充分做好我校基建档案的收集、整理、管理和利用工作，能及时提供准确、有效地项目信息，进而促进基建管理工作和整个学校管理能力的提高。

二、高校基建档案的特点

1.专业性

基建工程具有很强的专业性，它包含勘察、设计、施工、监理、验收等多个环节，是有着固定程序的系统工程，这就决定了基建档案的管理工作也具有较强的专业性。在收集、整理、保管、统计、编目和检索以及利用等方面多要以基建工程本身的客观发展规律来组织和开展档案的管理工作。

专业性要求高校基建档案管理中必须组织一支专业化的管理队伍，通过专业技术和专业知识参与到档案管理中，在提升档案管理专业化水平中，同时能够进一步挖掘档案价值，实现现代化档案管理。

2.复杂性

（1）涉及部门多

从学校内部看，项目建设的开展与规划、招标、财务、审计、党政办等多个部门需要密切配合和协调，涉及多层次、多部门的档案类别;同时随着我省农高区建设和我校与省农科院合署办公工作的不断深入，更多的部门和人员将会参与到我校各类新建、改建、扩建和维修项目当中。

从学校外部看，项目建设从立项、施工到交付使用，需要与包括环保、城建、文物管理、勘察、土地、公安、规划、招投标、设计、施工、监理、消防等多个政府及企业的相互配合和支持，其工程档案涉及文件之多可想而知，同时，经手人多、信息量大、历时较长。

（2）基建工程管理过程程序复杂

如上文所述，工程管理分为前期准备阶段、施工階段、竣工验收阶段三各部分，在这三大部分中包含立项审批、勘察设计、工程招标、竣工验收、决算审计等若干内容，（如下图表1所示），其管理过程手续繁多，对接部门多，所产生的资料之间存在严密的逻辑关系，不能任意倒置，也不可缺少和遗失。

3.周期性

一个完整的基建工程项目从落地生根到投入使用，要经过从立项、设计、施工、竣工等多道程序，工期往往以年为单位计算;另外有的建设项目虽然已经完工，但由于消防验收整改等情况的发生，实际的资料管理过程往往比工期要长更多。

同时，这些资料在未来的几十年以内都将作为该建筑维修、改建、扩建、迁建的依据，具有一个使用周期内的参考价值，并且在使用周期内还会不断产生新的档案资料。

三、高校基建档案管理存在的问题

以山西农业大学为例，基建档案的管理工作采用二级管理方式，首先，基建规划科设有档案管理职能，主要负责在建工程的档案的收集和整理;其次，在工程结束后将档案资料悉数移交至校档案馆进行集中保管，这样的管理便于基建资料的随时调阅和参考，但在现实的管理过程中仍然存在一些问题。

1.管理观念相对滞后

相当一部分学校管理的参与者对于涉及到招生、就业、科研、财务、人事方面的工作给予了足够的重视，但基建工作往往缺乏宣传和造势、与师生日常教学生活的互动程度较低，而常常被边缘化，基建档案工作因不能立时为学校带来人力或者财力的变化，而往往更是处于不受重视的状况。

同时，档案管理人员还存在“你查我找”的被动工作思维，把档案工作看成是“顺手捎带的活儿”，在思想和观念上轻视和怠慢基建档案的收集、归档、保管和移交工作，使得资料在收集和整理过程中质量降低。