开放教育基层教辅管理问题浅析

唐荣君

(贵州广播电视大学 贵阳 550004)

一、基层电大教辅管理工作的现状

开放教育教务工作管理平台由上至下分为国开平台、省校(分部)平台、分校平台和教学点平台，该平台在物理结构上分为国家开放大学和省级电大两级，在管理权限上分为国开、省电大、地州市电大、教学点四级，系统结构如图1所示。基层电大(教学点)作为第四级管理平台，日常教务、教辅管理工作是基于教学点平台展开的。以贵州广播电视大学为例，其教务管理工作模式由上至下分为国开总部、省校(贵州电大本部)、分校(地州市电大)、教学点(县级电大及工作站)四个部分，截至2020年一共下设11个分校、84个教学点，基层电大数量多且分布广。基层电大(教学点)的日常教务管理工作通过国家开放大学教务管理平台(CPS1.0)、贵州分部平台、分校平台和教学点平台开展，涵盖教务、学籍、考务三大业务模块，涉及课程及教学资源、专业规则、学籍、考务、成绩、毕业审核等内容。

图1 电大教务管理系统结构图[1]

基层电大(教学点)教务管理系统的有效业务模块包括招生、课程、学籍、选课、考务、成绩、毕业、收费、专业规则、免修免考等十个部分，具体如图2所示。通过该平台开展的上述教务管理工作基本停留在数据查询与简单录入阶段，系统操作友好性、智能性欠缺，过多的查询条件会在无形中增加工作人员的负担。

图2 基层电大教务管理平台界面

由于教务管理系统操作权限受限于国家开放大学，加上国开平台缺乏自定义模块，直接导致基层电大很多业务不能运用信息化平台高效开展工作。基层电大教辅管理人员多为兼职且不固定，除了要完成上述教务管理系统涉及的业务工作，还要依托分校、省校、国开的各级各类学习、考试平台开展日常教辅工作，包括国开学习网、省校考试管理平台、国开考试管理平台等，教辅工作人员及学生需要在不同平台之间频繁切换，稍有遗漏就会影响学生毕业。这些平台往往独立运行，服务器和运行管理都隶属于不同部门，势必会给基层电大教辅管理工作带来实际困难。

二、基层电大教辅管理工作存在的问题

基层电大(教学点)除了常规教务管理工作以外，教辅工作主要涵盖学生入学后的教务、学籍和考务相关具体工作，包括专业规则校对、班级课表、学期开课表、系统选课、国开学习网选课、课程考核形式核对、考试订单、试卷号核对、考试通知单、成绩查询、查分查卷、学籍异动、学位外语考试、免修免考办理等。笔者根据调研发现：目前，全国绝大多数基层教学单位的上述教辅管理工作均处于人工手动校对状态，工作量巨大，由于缺乏信息化平台的使用，工作过程中存在很多问题。

(一)信息查询不便捷

在日常教辅工作中，基层电大(教学点)教辅管理人员需要掌握学生的全部基本信息，查询所管理班级的专业规则数据、开课总表及班级课表，汇总查询班级的学生成绩，检查各类学习网选课数据，校对审核各科目考核方式及试卷号，查询学生缴费情况等。目前，这些查询工作基于不同平台，很多工作需要教辅管理人员手工检查核对，信息查询非常不方便，同时也容易导致查询结果出错。

(二)交互操作不灵活

基层电大(教学点)教务管理平台属于国家开放大学教务管理平台的第四级平台，平台操作权限受限，只能机械地录入数据与查询数据，在数据分析及结果运用方面不够灵活。查询数据的时候，由于搜索条件太多导致基层教辅管理人员工作量加大。图3为教学点学期开设课程查询界面，其查询条件多达16项。

图3 教学点学期开设课程查询界面

在日常教辅工作中，教师和学生往往要频繁登录多个平台开展相关教辅工作。这些平台相互独立，用户名和密码各不相同，没有统一入口，图4显示了贵州分部部分教辅平台操作界面。

图4 贵州分部部分教辅平台操作界面

众多的操作平台无形中增大了教辅人员和学生的负担，一项工作通常需要登录查询多个平台才能完成，且各平台操作较机械化，缺乏交互性。

(三)平台数据难共享

由于各个操作平台的数据库相对独立，数据接口未开放或半开放，导致各平台之间数据很难共享，即使能导出相应数据，也需要经过人工检查、修改才能使用。基层教辅管理人员在查询处理学生数据时需要格外仔细。例如，在补考订单生成中，教辅人员需要将国开学习网、省校学习平台等多个平台的数据导出，人工校对学生成绩，再按照需要补考的学生信息制作补考订单提交省校教务部门。这样的操作流程难免存在遗漏，每学期都有学生因此未能参加补考，导致不能按时毕业。

(四)材料遗失风险大

目前，各基层电大的各项材料基本处于人工手动操作状态，并且很多材料均以纸质文件的形式留存。例如，学生每学期免修免考办理材料、各专业班级规则表、开课大表、课程表、考试通知单、学生缴费收据等材料的保管方法原始，若保管不当，将进一步增大上述材料遗失的风险。

三、基层电大教辅管理工作的改进措施

针对基层电大(教学点)日常教辅管理工作存在的问题，结合笔者多年从事电大教务管理工作的经验，现提出如下改进措施。

(一)完善政策保障

为了更好更快地推进基层教务管理工作改革，管理者必须出台相应政策以确保改革顺利进行。各分部必须高度重视业务工作的改革，要以真抓实干的精神配以专班建设促进改革落地。笔者建议组建由省校、分校、教学点三级构成的专班小组，投入一定科研人员与经费的同时出台项目建设方案，进一步完善政策保障措施，力推改革。

(二)研究开发系统

要解决上述基层电大面临的具体问题，最有效的办法就是开发一套基于WEB操作完整的基层电大教辅管理系统，将相关业务工作有机整合，减少教辅管理人员日常工作内耗，提高效率，进一步减少和避免差错的发生。

1.丰富平台模块功能

在开发WEB教辅管理系统之前必须仔细梳理基层电大现有的业务工作，并按照操作对象分为教辅界面、学生界面和后台管理界面，尽可能方便操作人员查询与管理数据。结合前文提到的具体问题，该WEB教辅管理系统需与国开教务管理系统的相关模块进行关联与整合。例如，学生注册、学籍异动、毕业审核等业务需纳入学籍模块，专业规则、课程安排、免修免考办理等业务需纳入教务模块，考试通知、成绩查询、补考安排等业务需纳入考务模块。另外，还应增加信息查询、缴费管理、学习管理等模块，建议各模块组成如图5所示。

图5 WEB教辅平台模块构成图

2.整合平台数据共享

目前，各类教辅管理平台众多且入口不一，WEB教辅管理系统的开发必须关注并解决此问题，让广大基层教辅管理人员和学生从琐碎的账号密码中解放出来，快速登录各类平台完成相应操作。在设计开发的过程中，该系统可以通过HTML超链接的形式在WEB教辅平台中直达各类平台，同时，可以运用Cookie设置记住各平台账号和密码并完成自动快捷登陆。各平台相关数据通过平台管理员统一导入后台，方便各模块调用。

3.规范各类报表导出

由于基层电大各项工作存在连续性，每年都会面临各类评估检查。教辅平台的使用会产生很多数据和文档，这些材料组成教学档案共同支撑各类检查评估。以往的教学档案材料五花八门，分别由不同的管理人员存放，查找打印非常不便且容易丢失。如果要通过教辅平台的运用来规范各类数据报表的导出，就必须创建一个固定的文件夹系统，统一规范由平台生成的各类文档，使用含有学期标志的标准文件名命名，并对文档设置安全保护，从而建立起一套完善的电子档案，解决材料遗失风险大这一基层电大普遍存在的实际问题。[2]

(三)重视数据安全

开发系统在提升工作效率的同时也面临数据泄露的风险，在系统运营过程中必须重视数据的安全性与保密性。安全是发展的前提，必须全面提高数据安全保障能力，构建贯穿整个系统的综合立体的预防体系，以满足各基层电大(教学点)的实际应用需求。数据利用和隐私保护本身存在矛盾，可以利用动态加密、多方安全计算、匿名化等技术实现两者良好的平衡，解决数据应用过程中隐私保护问题的同时，加强系统操作日志的管理以及管理人员工作台账管理，有效将数据泄露、数据篡改等安全风险降到最低。

四、结语

针对开放教育基层教辅管理工作存在的问题，设计研发教辅管理平台能够有效促进基层电大各项教辅工作的开展，提升工作效率，减少人为错误的发生。教辅平台的研发具有很强的现实意义与使用价值。首先，教辅管理平台的开发深入调研基层需求，解决实际问题，主动为基层电大教辅管理人员创造良好的管理平台，为学生提供方便快捷的信息查询功能。其次，管理规范化是一切工作的基础，通过平台研发可以保障管理制度有序高效执行，进一步提高工作效率。第三，促进管理质量提高。计算机处理的对象是信息，在数据处理过程中出现的漏报、错报、漏输、错输等问题，是影响工作质量的关键问题。若要减少和避免这些错误，需在平台开发中充分考虑错误校验，增加相应的检测功能，同时将数据处理作分层设计，强化各管理层、各管理人员的责任，保证信息采集的准确性。最后，促进基层管理人员对信息技术的掌握，提升各基层电大管理人员的整体管理水平与职业素质。[3]