医院办公室文书档案电子化管理研究

刘书敏

[摘 要] 信息时代的到来，使得电子化文件逐步成为医院办公室文书档案的主要形式，极大地推动了医院办公自动化的发展，提高了医院办公室的工作效率。文章主要结合医院办公室文书档案电子化管理的现状及全面推广所存在的障碍，分析了实现办公室文书档案电子化的对策。

[关键词] 医院办公室；文书档案；电子化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

文书档案管理主要用于记录医院的发展政策及变更、人员的交替、荣誉以及财务状况等，是医院办公室的重要工作内容。而传统的文书档案管理工作主要以手工方式为主，远远不能满足现代化的办公室文书档案管理要求，因此，医院需要加强办公室文书档案电子化管理的应用。

一、医院办公室文书档案管理现状

现阶段，医院办公室文书档案管理主要以纸质存档的方式为主，而很少采用电脑扫描存储的方式，这样很多重要文件就不存在备份。大多数档案原件经过反复借阅和使用，很可能存在发黄、字迹不清或者受损等现象，造成无法挽回的损失[1]。医院办公室文书的归档和使用需要经过多个科室传阅，其中很有可能会造成文档原件污损或者丢失。在文件存档过程中，办公室并没有明确的分类依据，完全是依据工作人员自身的理解来执行，而对于一些年代较久远的文件，受工作人员专业水平的限制，很可能存在类别有无或者文件缺失的现象。对于文件的查询，往往是采用询问年限—查找收发文登记本—逐条寻找—查找登记号—逐件翻找文件—复印的方式，其查询方式比较费时费力。如果遇到归档错误或者文件缺失的情况，就需要将所有相关的档案文件全部翻找一遍，大大增加了工作人员的工作量。

二、医院办公室文书档案电子化管理的重要性

医院办公室文书档案采用电子化管理方式，更多地采用电脑扫描、照相等方式对文件存档备份，为档案管理提供了新的管理渠道，同时极大地规避了档案文件丢失或损坏带来的损失。电子化的管理方式可以最大程度上保护档案原件，避免原件因大量使用而出现损坏。一般情况下，办公室文书档案文件經领导批示后需要在各个科室传阅学习，很容易存在拖迟归档或者原件丢失，这样造成政策性文件很难在全院范围内得到传达。而采用电子化管理方式后就可以利用医院的局域网将相关档案文件以文件共享的方式供全院学习，不仅提高了档案文件学习的时效性和价值性，而且有效保障了档案文件的完整性[2]。

办公室文书电子化管理使得工作人员可以借助电脑及相关软件对文件资料进行存储、分类以及统计等，不仅使归档分类工作更加清晰明确，井然有序，而且极大地方便了档案文件的查阅，只要在计算机中输入相应的搜索关键词，就可以找到相应文件进行打印，这样大大节省了工作人员查找文件的时间，提高了工作效率。

三、医院办公室文书档案电子化管理所存在的问题

（一）管理者对文书档案信息化管理的重视程度较低

部分医院领导过于注重学术内容的研究，而对现代化管理方式的应用则不够重视，因此并没有充分认识到电子化文书档案管理的重要性，使得医院的档案管理模式落后。再加上文书档案电子化管理的实施也需要投入大量的人力和物力资源，不仅需要大量的资金支持，而且需要耗费大量的精力，过程繁琐，使得管理者不愿意花心思去实施变革[3]。尽管有些医院着手实施办公室文书档案电子化管理方式，但是相关工作人员的专业水平并不能满足电子化管理要求，这也使得电子化档案管理的职能并不能充分发挥出来。

（二）文书档案管理质量有待提高

医院办公室档案电子化管理受到社会、医院和周围环境等诸多因素的限制，很难得到全面有效的实施与运用，使得很多档案管理部门仍然以传统的人工方式为主。因此，要想在医院办公室全面实行档案电子化管理还需要加大学习探究的力度，并逐步提升管理质量。尤其是在文书档案的资源共享、储存和分类等方面，医院的管理仍然比较粗糙，需要不断朝着精细化的管理方向发展[4]。

（三）信息化基础设施不完善

现阶段，部分医院办公室并未配置全面的网络设施，严重影响到办公室文书档案电子化管理的实施应用，这主要是因为医院的资金投入力度不足。同时，医院对于信息化管理系统软件不够了解，在采购软件系统时或多或少会存在安全性较差的问题，这样不仅影响到管理工作的保密性和安全性，而且使得档案管理工作的准确度受到严重的影响，甚至影响到医院的正常运转，阻碍医院的长期发展。

（四）缺乏文书档案信息化管理的专业人才

电子化的社会背景下，医疗行业的档案管理工作面临着档案信息量大，内容复杂和工作量增加等问题，使得工作人员的工作压力显著增加。而我国医院的办公室文书档案电子化管理工作的发展程度还处于起步阶段，相关档案管理工作的专业人才培养并不到位，以至于该行业的人才供应不足，严重阻碍了医院档案管理工作的发展。

四、实现办公室文书档案电子化管理的对策

（一）实施精细化的管理方法

办公室文书档案电子化精细化管理主要从日常工作着手，相关工作人员可以坚持利用办公软件记录每天的工作日记，以将办公室每天的日常工作情况的明日的工作计划能够详细记录起来。同时，对于上级领导的政策文件同时实行电子目录登记和纸质版登记的管理方法。对于以邮件形式发送的文件可以按照邮箱种类分类管理，方便不同科室的工作人员进行查询。档案文件也可以按照不同科室加以分类存放。同时，还应该安排专门的工作人员对医院的以往档案进行电子目录的整理，采取纸质版和电子版双重备份存档的方式，以确保档案文件的完整性和系统性[5]。

（二）加大办公室文书档案电子化管理的人力物力财力投入

文书档案电子化管理需要构建合理的内部局域网，通过这种最基本的服务体系使得各种分散的档案信息资源得以有效的整合与连接。这种服务模式也可以充分挖掘档案信息资源的利用价值，为档案信息资源的利用提供更加安全可靠便捷的服务途径，与此同时，还能够充分提高不同医院之间的交流与合作。不同科室也需要提高档案归档意识，对办公室文书档案电子化管理加强宣传，使得基层人员逐步转换工作思维，积极配合办公工作人员收集归档档案文件资料，做好电子资料和纸质资料的存储、管理和使用，以有效保障档案原件的完整性，并使得各项档案信息得到整合和共享。这样，医院领导在认识发现电子档案的优势与利用价值时，就会大力增加档案电子化管理的各项资源投入。

（三）实现办公室工作队伍的年轻化，树立新型的管理观念

工作人员是办公室档案工作的直接推动者。工作人员的电子档案管理水平直接关系到档案电子化管理工作推动的顺利程度。因此，医院办公室需要积极引进年轻化的先进人才，为档案管理工作队伍注入新的活力，以提高办公室档案电子化管理方式的推广速度。同时，医院还应该积极建立档案管理工作激励机制，采用全新的管理理念和管理工作力流程，以促进档案管理工作的革新，推动文书档案管理的网络化和电子化。

（四）完善安全制度，做好办公室电子档案的存储和维护工作

办公室档案资料具有保密性的特征，尤其是电子档案的存储更需要借助档案信息网络和信息安全管理制度的保障。办公室要设置专门的计算机管理部门，加强计算机的专项管理，及时修补管理软件的安全漏洞，并自动升级防火墙和杀毒软件。同时，还需要对重要的档案文件设置访问权限，并实施加密备份的保管方式。计算机的服务器主机和数据库的硬件设施需要着重维护，以保障数据传输和保存过程中的安全稳定性。同时，计算机等文件资料的保管设施和环境也需要严格按照技术要求来布置，以避免计算机出现故障问题造成电子文档的损坏。

五、结语

信息化的社会背景下，医院办公室文书档案电子化管理是必然的发展趋势。医院需要正确认识文书档案电子化管理工作的重要性，并明确推进过程中所存在的问题，积极寻求科学合理的解决办法，以加快办公室管理理念的创新和管理方法的应用推广，进而实现医院办公室文书档案管理的电子化和现代化。

参考文献：

[1]庄淑敏.医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策[J].办公室业务，2020（07）：191-192.

[2]曾霞.基层医院文书档案收集与归档工作管理的探讨[J].管理观察，2019（36）：63-64.

[3]谢少欢.医院文书档案收集与归档要点分析[J].兰台内外，2019（27）：71.

[4]王晓萍.医院办公室文书档案电子化管理之我见[J].办公室业务，2017（04）：179-180.

[5]李娜.医院办公室档案管理的现状反思及对策分析[J].改革与开放，2016（06）：123-124.