档案管理信息化建设思考

摘  要：信息化技术的快速进步为社会发展带来了新的契机，信息化技术展现出的优越性是不可替代的，但是同时也给很多单位带来了一些压力，因为要想满足时代的需求，不断提升自身能力，就需要在这一背景下进行不断改革。需要对其进行信息化建设。也对档案信息数字化的开发模式具有一定挑战。

关键词：档案管理;信息化建设

中图分类号：G270         文献标识码：A

档案管理工作的重要性是不言而喻的，但是社会在不断发展，对于很多行业的要求都越来越高，而档案管理作为各个单位十分重要的一项工作内容，也面临着巨大的挑战，必须要提高其工作质量和工作效率。计算机技术的发展很好地解决了这一问题，信息化建设有效提高了档案管理工作的质量和效率。但是很多人对其不够了解，导致档案管理信息化建設还存在一定的局限性。

1档案管理信息化建设的重要性

1.1节省大量的人力、物力

档案管理工作的内容非常多，包括对资料进行收集、分类整理、保存以及查找使用，随着时间的转移，所要收集的档案资料也越来越多，这会导致工作量不断加大。传统的档案管理工作采取的是人工完成所有工作内容的方式，档案管理人员的工作强度较大，且这项工作又比较枯燥，很容易出现失误，不仅消耗大量的人力资源，工作效率也非常低。同时，之前的档案资料都是以纸质版的形式存在的，不仅需要大量的纸张，还要有储存档案的空间，由此来看，对于物力资源的消耗也比较大，不易保存，容易丢失和损坏，在查找时也会比较麻烦，不能在短时间内快速找到所需的档案资料。

在档案管理信息化建设的过程中，会对这一问题深有体会，信息化建设不再需要大量纸质资料，档案管理人员也不需要手写内容，只需要输入系统中就会自动整理保存，节约很多时间，不需要大量空间保存资料，一个优盘即可完成这项工作。最主要的是，还可以将档案资料以图像和视频等多种方式进行保存，丰富了档案内容，具有非常重要的意义。

1.2提高了档案的准确性及安全性

档案管理信息化建设还有一个非常重要的意义，那就是档案内容更加准确，尤其是数据资料更为准确，因为档案中的内容非常多，单位在发展过程中必然会有越来越多的内容积累，且一些数据十分重要，是一些重大决定的主要参考意见，因此必须保证其准确性。但是完全人为整理会产生疲劳现象，可能或多或少出现失误，导致档案的准确性有所降低，档案信息化管理就能避免这种因过度疲劳而出现的失误，可以提高档案的准确性。另外，安全性也有所提高，档案的保存非常关键，不仅要整理好，还需要保存好，一旦没有保存好档案，使其损坏或丢失，那么前期的工作就都失去了意义。

纸质档案难以保存是客观事实，它对于保存环境的要求非常高，尤其是对环境的干燥程度要求更为严格，潮湿的环境会使纸张破坏、字迹模糊，因此，必须要保障存储环境的绝对干燥。纸质档案还比较容易丢失，安全性也会大大降低。对其进行信息化建设，可将档案做成电子文件进行保存，可以对其进行加密，也可以将档案进行备份，能在很大程度上提高其安全性能，尽管当前这项工作并不完善，在安全方面依然存在着一些问题，但是相对于传统的档案管理方法来说，已经有了非常大的进步，具有非常重要的意义。

1.3促进单位和社会发展

档案管理信息化建设能够在很大程度上促进单位和社会的发展。首先，档案能够记录单位发展的整个过程，对其进行信息化建设能够将其以影像的形式展现出来。传统的纸质档案使用不方便，内容较多，尽管分类保存，但是要想准确找到所需资料也比较困难，需要花费大量的时间，会对单位的发展造成一定的影响。档案管理信息化可帮助单位快速查找资料，输入关键词就能很快找到准确信息。

2加强档案管理信息化建设的方法

2.1提高对档案管理信息化建设的重视

为了充分发挥档案的重要作用，加强信息化建设十分必要，可以从以下几个方面入手：首先，必须要提高重视程度，主要是领导的重视程度。只有单位领导足够重视，才能投入精力完成工作，员工也才能提高重视程度。在此基础上，才能建立完善的档案信息化管理制度，原有的档案管理制度并不符合档案信息化管理的要求，因此，必须结合实际情况重新制定。只有具备完善的管理制度，才能保障各项工作的顺利开展，这也要求制度的落实工作要到位，相关工作人员应高度重视，清楚工作内容的重要性，严格执行，提高对档案管理信息化建设的重视程度。

2.2加强网络安全性

网络安全问题十分常见，也是当前进行档案管理信息化建设的重要方面，尤其是网络会存在漏洞，黑客可能会入侵，窃取档案资料，使单位遭受巨大损失。要提高其安全性，及时修复网络漏洞，使用安全性能更高的软件，对重要文件进行备份和加密，做到防患于未然，从根本上解决问题，提升网络技术水平。

2.3提高档案管理人员的工作能力

提高档案管理人员的工作能力，是加强档案管理信息化建设的重要方法，虽然由计算机完成档案管理工作，但是还需要人力进行操控，因此要求档案管理人员具备熟练使用计算机技术的能力。工作人员对待工作要足够认真，有耐心，这是最基本的要求。档案信息化管理与普通档案管理工作有所不同，还需在意识上有所转变，提高重视程度。

3结束语

档案管理信息化建设的重要性应该得到重视，计算机技术的好处显而易见，如今发展得也比较成熟，将其应用于档案管理进行信息化建设，必然会取得非常显著的效果，这是未来明确的发展方向。但是受到多方面因素的影响，建设过程还存在各种各样的问题，还不够完善，本文针对这些问题，提出了相关的解决方法，希望能从根本上为相关人员及部门开展研究工作带来有效的帮助。

参考文献

[1]  郭鹏.关于档案管理信息化建设的思考[J].小作家选刊，2017，（01）：83-84.

作者简介：张岩（1977～），女，河北涞源人，档案员，从事档案工作。