推动事业单位档案云共享的有效策略

摘 要：在当前的时代背景下，事业单位要充分利用信息化技术，针对自身的档案管理工作进行转型升级，实现不断的优化，以此更有效的提高事业单位档案资源的利用效率，形成综合性的档案管理体系，可以满足新时代档案管理工作的需要。只有优化档案管理体系才能推动档案管理创新的深度发展。本文主要分析事业单位档案资源共享的工作方式，明确事业单位档案优化管理的重点，着力提升档案管理技术配置水平。

关键词：事业单位;档案管理;技术手段;有效策略

我们都知道，当前是信息化时代，在这样的时代大背景下，事业单位要以此为着手点针对自身的档案管理工作进行不断的优化升级，切实有效的引入云共享相关策略，充分实现数据信息的资源共享，确保各个部门和相关环节有效衔接，以此从根本上有效推进事业单位档案管理工作，呈现出全新的发展面貌。然而需要关注的是，在当前的事业单位档案信息资源云共享服务过程中，仍然存在一定的问题和不足。对此，要提出切实可行的应对策略，进而处理好相关问题，使事业单位实现良性发展。

1 事业单位档案信息资源云共享服务存在的问题探讨

1）管理者缺乏共享意识。目前事业单位领导还未能充分的认识档案云共享服务的价值，不少事业单位领导只看到档案云共享的前期投入较大，没能认识到云共享服务的价值作用，不能在战略布局的角度构建事业单位的档案云共享机制。例如，缺乏信息技術人才的有效配置理念，不注重持续性的进行档案管理设备的更新，没能在云共享档案的基础上开展事业单位决策，因此影响了事业单位的办事效率，不利于形成健全的档案服务机制，因此影响事业单位档案共享有效性，不利于满足新时代档案使用需要。

2）缺乏档案信息共享制度。事业单位为了实现档案资源的共享目标，还要优化配置档案管理工作责任分工，明确基础档案管理工作的重要性。首先，加强基础数据信息的共享有效性，明确档案管理工作的重点与任务目标，形成综合性的档案共享工作制度，在档案管理工作中，相关的重点和难点问题并没有得到充分的明确，没有分清主要矛盾和次要矛盾，在这样的情况下，就会导致各项工作不够协调，由此导致档案管理质量无法显著提升，效率比较低下，同时也无法真正意义上实现档案管理的云分享，而这样的情况对于云分享的有效发展会造成严重的阻碍，不利于事业单位档案管理工作的转型升级，从纸质化时代不能良好的向着信息化智能化的方向发展，导致档案管理信息化智能化，发展层次不深，无法向着更深层次进行转移。其次，在档案管理过程中，有着比较明显的随意性，盲目性过大的问题，在具体的管理过程中往往没有采取更切实有效的标准化、专业化和系统化的档案管理工作方式，针对档案管理工作的重点不够明确，相应的目标并没有得到充分的实现，在档案管理工作中相关步骤比较混乱，没有明确的方向和细则，由此导致档案管理工作效率比较低下，没有实现科学合理的分工，这对于档案管理工作的持续稳定发展造成很大限制。

3）档案资源共享方式落后。不少事业单位仍习惯传统的档案数据的检索方式，以纸质档案管理机制为主的档案检索使用方式不仅存在着珍贵档案无法有效展示，档案数据信息供给不及时的问题，而且对档案资源的保护带来了较大的风险。传统的档案管理方式仍然普遍存在，并没有充分利用好信息化的手段和途径，进行更低成本高效率的档案分享。当前，某些事业单位在档案管理过程中相应的技术设备等等，并没有得到及时有效的更新或者更新力度不够，现有的档案管理人员在专业技能、信息化技术和实践能力方面都比较差，无法充分应对云时代的档案资源管理需求，管理方式比较落后单一，由此导致档案管理效率无法切实提升。现有的档案管理检询系统不能实时更新数据信息，不能有针对性的结合用户的个性化需求来进行相关数据的有针对性的推送。由于事业单位的档案不能实现云共享，因为数据库容量的问题限制了某些档案的存储，还需要优化档案管理的工作方式，提高档案资源的整体管理效率。

2 事业单位档案信息资源共享服务的应用策略探讨

1）形成档案共享管理的意识。事业单位应当认清档案资源共享的重要价值，切实从事业单位的基本职能与国家的现实要求出发，在推动提高公益服务工作质量的同时，能够根据政府提出的信息公开化要求推动档案数据信息的广泛共享。运用云共享的方式可以提高数据信息的共享效率，有效的降低档案管理工作的成本，解决了档案信息公开不及时、不全面、不持续的问题。事业单位上级主管机关应当加大对事业单位档案管理工作的扶持力度，进一步加强对信息化、智能化与共享化档案管理的建设监管力度，推动事业单位积极的开展档案管理优化改革。还要形成全员参与档案管理的工作意识，更好的提高档案共享的质量。还要开展一系列的客座讲课活动，聘请专业技术人员进行技术指导，依靠专业的机构开发档案共享管理系统，在强有力的技术支持下提高档案共享的效率。

2）完善档案资源共享制度。事业单位还要完善档案资源的共享管理机制，明确档案资源共享的重点，形成强有力的综合化档案资源的共享机制。首先，应当明确事业单位档案管理的制度，在传统的信息化档案管理制度的基础上，进一步融入大数据、云存储、智能化管理的理念，丰富和完善档案管理工作的标准，强调扎实的做好底层数据信息的管理工作。其次，基于档案数据信息的共享与高效存储修订档案管理工作制度，强化明确专兼职档案管理人员的责任，形成档案数据资源共享管理的责任分工，在实践的过程中贯彻落实岗位责任制度，确保各项职责和任务能够明确到个人，并且在最大程度上激发相关人员的积极性主动性，使各项工作能够真正落到实处。只有不断明确档案管理的个人规范，才能提高整体上的档案管理工作水平，确定档案管理的重点，制定可行的档案管理工作计划，保证档案数据信息精准化的运行使用。

3）丰富档案信息共享方式。为了提高事业单位档案资源的共享有效性，还要优化档案管理工作方式，明确档案管理工作的重点，以科学化的方式提高档案资源的共享效率。首先，应当组建优质的事业单位档案资源的管理团队，加强档案管理系统的开发，提高档案管理的专业性，基于云服务平台打造优质的事业单位档案信息的分布存储模式，切实实现各种档案资源的高度整合。其次，建立优质的档案数据信息的检索与查询系统，提高档案资源共享的丰富性，针对信息共享的方式，进行不断的创新和优化，充分利用各类信息化手段，结合用户的具体情况进行针对性个性化的服务，保证各种类型的档案资源可以达到有效深度共享的目标。

3 结论

总而言之，通过上文的分析和探究，我们能够进一步看出，事业单位推动档案资源的云共享，可以满足社会使用事业单位档案的需要。为了推动事业单位档案云共享服务的深度实施，还当提高档案云共享工作意识，形成较为完善的档案信息资源的互动传递机制，有效的改变以往档案管理传递信息方式单一的问题，形成综合化的档案管理工作体系，创新档案管理工作模式，搭建优质的档案资源共享平台，在一系列标准化、精细化、智能化的管理方法下推动档案资源的云共享。只有丰富信息资源的共享方式才能满足新时代档案管理的需要，解决传统档案资源管理工作的问题，达到以提高档案资源应用有效性的目标。

参考文献

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[2]蒋屹立.基于整合的事业单位档案信息资源共享模式研究[J].黑龙江史志，2015（13）：85-86.

[3]孙玲.如何做好事业单位的档案管理与服务工作[J].经营管理者，2015（26）：34.

作者简介

王琦（1979-），男，黑龙江杜尔伯特蒙古族自治县人，杜尔伯特蒙古族自治县应急管理局助理馆员。