提升办公室文秘工作质量的策略

阮朗

摘要：办公室文秘主要负责企业的文职工作，能够拟定一些相关公文、具有灵活使用office办公软件等能力来完成企业一些杂碎的事情。提高文秘的工作质量有助于提高企业中各个部门之间的协调性，帮助企业健康发展。本文将介绍办公室文秘的工作内容，并希望提高他们的工作质量来更好的服务企业。

关键词：文秘;工作质量;有效策略

由于企业的管理过程较为复杂，责任人无法高效解决企业中繁琐的小事，就需要设立专门的人员来整理企业中繁琐的小事，从而提高企业的效率。设定文秘职务可以有效解决办公室中的这些工作问题，但由于这些工作过于繁琐，要求办公室文秘需要具备较高的技能水平，并根据公司要求来解决这些工作问题。

1 办公室文秘的工作

1.1 工作原则

办公室文秘在工作时需要根据以下原则来开展工作：首先，办公室文秘需要具备一定的职业道德，不能出现玩忽职守的情况。需要文秘认真处理繁琐的工作，不能对某些工作或某些企业成员产生偏见，从而影响工作效率。其次，办公室文秘要努力提高自身的道德水平和技能水平，并在不断地学习中提高自己。

1.2 工作内容

文秘的工作是随着企业的发展而变化的，在企业不断壮大的过程中需要文秘不断提高自身的水平来适应企业的发展节奏，同时也需要文秘主动学习从而促进企业发展。另外，文秘在工作时要注意工作的细节，不能因为马虎而忽视工作细节，防止因工作失误而造成企业经济损失。由于文秘的工作较为繁琐，每一项工作都与许多人相联系，这就要求文秘要认真对待自己的工作，避免出现工作失误。在举办企业活动时，文秘需要提前规划和组织活动内容，使活动可以有条不紊的进行。在活动开展的过程中可能会遇到各种各样的问题，要求文秘可以及时对问题进行整理反馈，同时也需要对这些问题进行预判，从而作足预防准备。例如，在企业领导外出开会时，文秘首先要掌握天气、交通等资料，防止因天气变化、交通堵塞等情况影响开会进度。另外，文秘需要具备一定的逻辑判断能力，需要根据不同事件的重要性来安排其先后顺序，也需要根据工作属性来进行系统分类。因此，能否高效处理这些工作成为检验文秘工作质量的重要标准。

2 提高办公室文秘工作质量的具体策略

2.1 加强办公室文秘的学习培训力度

随着信息技术的普及，文秘的工作应该主动借助信息技术来完成。企业在对办公室文秘进行培训时，首先要加强他们的知识基础，通过学习工作技能来提高工作效率。一个合格的文秘需要具备灵活处理企业各项事务的能力，能够熟练掌握各项文件的书写格式以及公司的规章制度。加强对文秘的培训力度首先要求企业领导具有一定的远见，倘若企业领导都无法正确处理公司事务，就无法从根本上提高企业的工作效率。另外，企业领导要带领企业员工学习政治法律知识，从而提高企业员工的素质。在文秘的培训中要注重培养文秘的责任心与工作积极性，从而使他们可以对自身的工作产生浓厚的热情，使他们可以具备一定的奉献精神。最后，企业可以定期的请一些优秀培训老师来对文秘进行培训，通过这些培训老师的培训可以有效提高文秘的工作质量。另外，要不定期的对文秘的工作进行考核，从而使他们根据反馈意见来查缺补漏。

2.2 完善企业奖惩制度

企业设立奖惩制度有助于提高文秘的竞争精神，使文秘可以高效的完成自己的工作。通过奖惩制度可以对落后的文秘进行惩罚，使文秘可以汲取落后教训。也可以对优秀的文秘进行奖励，从而提高工作积极性。另外，奖惩制度一定要公平合理，只有这样才可以让企业成员信服和遵守。因此，企业要完善奖惩制度，从而推动企业发展。

2.3 提高办公室文秘的办事效率

办公室文秘需要具备高效的办事效率，倘若文秘完成了许多工作却无法产生相应影响，那么就是因为他的办事效率以及质量较低所影响的。如何提高文秘的办事效率，需要文秘怀揣着热情的工作态度来进行工作。在工作中，倘若文秘只是为了完成工作而敷衍了事，只会导致工作质量降低。例如，在起草企业领导开会的发言稿时，如果文秘的素质较高、文秘的技能水平较高，那么他所写的发言稿的质量一定就很高。倘若文秘在起草发言稿时仅仅为了完成工作而敷衍了事，不能充分分析会议内容以及企业领导的主意，最终会影响会议的质量。因此，办公室文秘要提高自己的办事效率，通过提高文秘的素质水平以及文秘的工作质量，使文秘将自身的工作可以负责任的完成，就可以提高文秘的办事效率。随着社会的发展，文秘也需要不断的学习来增强办事理念，通过学习先进技能来提高自身的办事效率。

2.4 设置恰当的办公室文秘人数

在办公室的工作过程中，常常会出现一个文秘需要处理众多工作内容而精力不足的情况，这也是因为文秘的人数不足所导致的。过多和过少的文秘人数都会影响工作效率，设置恰当的文秘人数有助于提高企业人员的利用效率，也可以有效提高文秘的工作质量。因此，企业要不定期的检查各部门之间的人数问题，防止因人数不均衡而导致工作质量降低的情况出现，从而确保每一位企业员工都可以发挥自己最大的作用。

2.5 制定全面的工作计划

由于办公室文秘每天都要处理各种繁琐是工作内容，这些工作内容往往数量巨大、内容之间的联系性也不是很强，导致文秘在处理工作时需要花费大量的精力。为了改善这一现状，帮助文秘有效降低工作失误的情况，需要文秘主动制定全面的工作计划，根据工作内容的重要性合理安排其先后顺序。在面对突发情况时首先要理性分析，然后在根据其重要性进行处理。另外，文秘要分析每种工作内容的价值，首先要处理最重要的工作，倘若部分工作牵扯着企业的利益，需要优先进行处理。最后，文秘在处理问题时不能夹杂着私人情感，不能在工作中附带个人情绪，从而帮助企业发展。

3结语

综上所述，办公室文秘需要提高自身的工作质量，才可以有效帮助企业发展。另外，企业负责人要注重提高文秘的素质水平，要定期的对文秘进行培训，从而带动企业经济发展。

参考文献：

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