办公自动化背景下国有企业文书档案管理分析

居华峰

【摘要】在新时代的发展过程中，很多国有企业开始大力推行办公自动化体系，使得内部业务体系出现了较大的变革。在这种背景下，国有企业文书档案管理迎来新的变化，自身开展效率有了较好的提升，同时办公自动化也成了各个国企未来发展的重要方向之一。本文先对办公自动化体系全面贯彻以后，国有企业文书档案管理产生的优势进行全面分析，在明确当前基本现状和存在问题的基础上，从提高对自动化档案管理的支持、实现文书档案管理流程的重构、充分保证档案数据信息的安全、拉起一支高素质档案管理队伍四个方面，提出相应优化策略。

【关键词】办公自动化;国有企业;文书档案;档案管理

当前我国已经全面进入了互联网信息化时代，各类信息化技术在各行各业中都得到了较好的应用，在国企文书档案管理中也不例外。特别是信息时代背景下产生的办公自动化体系，直接改变了文书档案管理活动的内容与方式，给文书档案管理活动的创新开展带来了较为丰富的机遇。但需要注意的是，还有部分国企的文书档案管理模块在办公自动化背景下出现了不适应的情况，无法完成档案管理流程的重构。这些情况使得文书档案管理活动无法取得预计成效，甚至出现了内部紊乱的情况，必须充分引起重视。

一、办公自动化给国有企业文书档案管理带来的优势

第一，在引入信息化技术以后，文书档案信息可以通过网络途径传播，避免了人工操作可能发生的疏漏。不仅如此，在灵活应用各类信息技术以后，可以使得传统档案管理活动实现线上转化，切实提高了各类档案数据的管理效率。第二，在传统文书档案管理过程中，纸张保存的方式很容易受到破坏，使得部分数据信息变得不完整或者直接出现数据失真。但在自动化档案模式全面贯彻以后，这种情况就得到了较好的改善。这主要是因为文书档案数据信息储存在互联网环境中，再加上数据备份、云盘保存等方式，使得数据信息能够更好地保存。第三，办公自动化模式全面应用以后，文书档案数据可以实现更好地共享。在传统管理模式中，各个部门要想使用文书档案信息，需要进行一系列审批，流程非常烦琐，不利于数据的共享使用。但在办公自动化背景下，文书档案数据储存在互联网环境中，使用数据的人员在拥有相应权限的基础上，可以调取这些数据，显著增强了数据的共享水平。

二、国有企业文书档案管理的现状与问题

（一）国企文书档案管理的现状。在办公自动化体系全面贯彻以后，国企文书档案管理体系整体格局实现了显著的创新，同时整体效率也得到了显著提升。但需要注意的是，当前仍然有较多国企并没有真正把握好文书档案管理的精髓。这也使得文书档案管理活动跟办公自动化产生了一定冲突，很难充分发挥其作用与价值。这也说明了在当前新时代背景下，办公自动化体系并没有全面融入文书档案管理活动中，整体现状不容乐观，需要在后续时间里深入探索与分析，明确档案管理活动存在的具体问题。

（二）国企文书档案管理的问题。当前我国国企文书档案管理活动的整体现状之所以不容乐观，主要是因为我国很多国企对办公自动化的认知水平不足，没有在这方面给予较多支持。部分中高层领导者更加重视企业的业务活动拓展和自身在行业领域中的战略发展，没有真正关注文书档案管理活动。但立足于企业长远发展和行業竞争的角度来看，文书档案管理活动能够提供较多的战略信息，如果利用得当就可以给企业战略决策提供较好的支撑。但是结合当前我国大部分国企单位在这方面的实际情况来看，多数国企单位的高层领导者并没有这方面的认识，导致文书档案管理活动获得的资源支持有限，很难全面融入办公自动化的相关模块。在这种情况下，多数国企的文书档案管理流程没有实现全面的重构，还在实行传统管理模式，导致具体管理活动出现了显著的不适应现状，应该进行全面调整。在办公自动化模块全面贯彻的时候，传统档案管理模式将会淘汰，需要企业结合实际情况，进行档案管理流程的重构与体制的创新。但目前很多国有企业都还没有这方面的觉悟，导致文书档案管理体系的发展遇到了较多阻碍与困境，不利于整套体系在办公自动化背景下创新调整。

结合当前国企文书档案管理的基本现状来看，有一部分国企单位已经开始着手进行档案管理的信息化转变，同时也引入了较多自动化档案管理技术。但是由于国企单位对于办公自动化的认知水平比较有限，没有充分关注档案数据信息在互联网环境中的信息安全防护。这也使得文书档案管理的信息化创新转变可能存在较多的安全隐患。对于国企单位来说，文书档案数据记录了企业日常运营发展的重要信息，一旦遭到泄露或篡改，将会对企业各项业务活动带来较为显著的冲击。因此，各个国企单位都应该充分做好文书档案数据信息的安全防护。除此之外，我国国企单位档案管理人员的综合素质也存在一定欠缺，有相当一部分档案管理人员对于办公自动化和信息档案管理体系的认知存在不足，很难胜任岗位工作。在这种情况下，就有必要立足于当前新时代背景，探索文书档案管理创新转变的有效路径。

三、国有企业档案管理体系的改善对策

（一）提高对自动化档案管理的支持。办公自动化是现代信息化技术在国企办公室领域中创新应用的重要体现，同时也是未来一段时间里国企办公体系的主要方向之一。因此，国企单位一定要认清办公自动化体系的战略价值，并充分提高对自动化档案管理的支持度，在这方面倾斜一定的资金和人力资源，促进文书档案管理的创新转型。在我国全面进入信息化时代背景以后，智能信息化技术对于我国各行各业的发展都产生了非常显著的影响。对于国企文书档案管理活动来说，也应该在信息化时代背景下实现自身的积极创新转型发展。从这个角度来看，国企单位全面实施自动化档案管理体系已经成为一个必然趋势，同时也是企业内部创新发展的重要方向。因此，国企单位的中高层管理人员一定要充分明确自动化档案管理的战略价值，并给予相应支持。为了充分提高中高层管理人员在这方面的认知水平，国企单位也可以在高层会议上进行办公自动化等战略体系的详细探讨，并立足于长远发展的角度明确办公自动化和文书档案信息化管理能够给国企单位带来的收益。在这个过程中，会议组织者最好能够引入一些真实的企业案例，让高层人员可以真切感知到办公自动化带来的收益情况，切实提高文书档案自动化管理的地位，获得更多支持。

（二）实现文书档案管理流程的重构。在办公自动化背景下，国企文书档案管理活动的内外部环境都出现了非常显著的变化，传统管理流程也出现了较为显著的不适应情况。在这种情况下，国企单位应该结合办公自动化背景进行文书档案管理流程的重构。这也需要国企单位深入到文书档案管理活动的各个细节模块中，并制定规范标准的制度内容。特别是档案信息操作系统本身就有一套标准化的操作方式，因此管理流程的重构也可以结合这些内容进行专项设计。当前我国市面上已经有了较多文书档案管理的信息化软件，但各个企业的文书档案管理活动都存在一定的差异。因此，国企单位应该先结合自身文书档案管理的实际需求和业务活动选择最合适的软件。而在选定软件以后，国企单位就可以分析文书档案管理的当前现行制度跟信息化软件运作流程之间的联动情况，并适当调整档案管理的流程，保证文书档案管理活动。

（三）充分保证档案数据信息的安全。在办公自动化背景下，文书档案管理的数据资料虽然能够较好规避传统因素带来的威胁，比如火灾、文本丢失等。但是互联网环境也带来了新的危险源，比如恶意入侵、信息泄露等。在这种情况下，国企单位也应该加强文书档案数据的安全性保护，具体可以采取的方式有很多，比如权限等级模式、防火墙技术、云备份技术等。通过这些安全防护，文书档案数据的安全性就可以得到较好保障，更好给国企各类业务活动提供支持。在这个过程中，国企单位可以考虑先对文书档案数据内容进行重要等级划分。对于那些不是很重要并且平时经常使用的文书档案数据，可以考虑使用云备份技术进行定期备份，保证数据受到破坏的时候可以及时恢复。而对于那些非常重要的文书档案数据，应该使用普通硬盘备份的方式，同时还要做好权限等级管理，避免这些数据资料出现泄漏等情况。除此之外，文书档案的线上管理活动也应该做好操作痕迹的保留，同时还要出具每日日志，保证文书档案数据信息安全性遭到破坏的时候能够找到对应人员。

（四）拉起一支高素质档案管理队伍。在办公自动化全面贯彻以后，文书档案管理活动也出现了较为显著的变化，融入了较多信息档案管理技术。这种情况也要求档案管理人员具有较强的信息素養，同时还要对新型档案管理技术有较好的掌握。在这种情况下，国企单位就应该注意提高档案管理人员的招聘标准，重视考察应聘人员的信息档案管理技能水平。这也需要国企单位实现档案管理人员招聘流程的重构，不仅仅要重视普通简历筛选和面试，在必要的时候还要进行一些档案信息管理软件的实操考察，保证招收的档案管理人员能够具有一定的信息化档案管理操控能力。除此之外，国企单位在平时也要加强对于档案管理人员的培训教育活动，使得他们能够在参与工作的过程中不断提高自身的素质水平。这也需要国有企业能够结合自身对于文书档案管理自动化技术的具体需求以及企业当前使用的自动化档案管理软件，布设针对性较强的培训活动。为了充分保证档案管理人员参与这些培训活动的积极性，可以考虑制定一定的奖惩制度。档案管理人员也应该积极主动提高自身的能力，最终实现个人发展与企业战略格局的统一。

四、结束语

国企单位应该充分认识到办公自动化的战略价值，同时还要立足于办公自动化体系来实现文书档案管理的流程重构。这需要国企单位明确传统文书档案管理与信息管理模式的差异，找到最适合办公自动化背景的文书档案管理模式。在这个过程中，国企单位应该充分重视文书档案数据在互联网环境中的安全保障，同时还要提升档案管理人员对于各类信息化档案管理方法的认识水平。通过这些方式，文书档案管理体系就可以在办公自动化背景下实现较好的创新，取得预计的战略成效。

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