创新人事档案管理制度之我见

刘济敏

【摘要】随着科技的不断发展，科学技术已经应用到各个领域之中。人事档案管理需要与科技结合，所以以往的人事档案管理制度不适用于当今的发展，要根据社会发展需要创新人事档案管理制度，以便人事档案管理人员更加高效地进行工作，促进人事档案管理制度的进一步发展。本文主要研究的是创新人事档案管理制度。

【关键词】人事档案管理;制度;管理制度改革措施

一、人事档案管理制度的历史

从人类文明的发展历史来说，人事档案是发展的必然产物。我国人事档案的历史悠久，在商周时期就已经记载，在汉代，人事档案已经发展成熟，再后来，我国出现了最早的人事档案。新中国成立之后，我国开始重视人事档案，人事档案逐渐发展起来。

20世纪50年代中期，为了适应社会发展需要，顺应当时計划经济对人力资源的配置需要，我国借鉴了其他国家的人事档案管理经验，尤其是苏联的管理经验，结合我国当时的国情建立了人事档案制度。具体说来，人事档案管理主要包括以下几个环节：一是搜集资料;二是对收集的资料进行管理;三是对资料进行鉴定;四是对鉴定之后的资料进行保管;五是将保管的资料进行传递。以上环节都完成就可以为社会提供服务，要想做好人事档案管理的相关工作，需要对以上各个环节进行管控。除此之外，还要在一定程度上进行改革和创新。随着时代的发展，人事档案管理制度在不断地变化，只有这样才能够满足社会发展需求。

二、人事档案管理制度亟须改革

随着我国经济的发展，我国的基础建设水平逐渐提高，尤其是科技的应用，不仅加快了经济的发展速度，还影响了人们的生活。交通的便利，使人口流动更加频繁。随着人口流动，各个地方的人事档案管理制度正在面临严峻考验。通常情况下，人事档案主要由劳动部门进行管理，后来被更多部门管理，其中包含了人才交流中心、劳动服务中心等。如今，人事档案可以在不同地方存档，人事档案管理也正在朝向多元化方向发展。为了适应时代发展，人事档案开始流动，所以，传统的人事档案管理制度亟须改革创新，现从以下四个层面阐述改革的原因：

从人事档案发展的层面来说，以往的人事档案用途比较少，主要是用来考察人才，从而选拔优秀人才。如今，我国实行的是市场经济体制，用人制度发生了很大的变化，以往的人才聘用方式是任命制，现在人才聘用的方式是自主招聘，人们就业观念彻底改变。因此，人才流动变得越来越频繁，人才往更有发展前景的城市聚集，这在一定程度上增加了人事档案管理的难度，但也给人事档案管理增添了活力，突出了人事档案管理的重要性。

从人事档案的内容层面来说，以往的人事档案主要用来突出某个人的工作贡献，如今逐渐变成了个人经历简介。主要包含以下几个重点部分：一是个人的业务能力;二是工作履职经历;三是学习经历;四是业绩表彰奖励情况等。充足翔实的资料可以在需要的时候随时查阅。

从人事档案管理层面上看，以往主要由政府统一管理的模式，如今正在朝社会化方向转变，逐渐实现人事档案的社会化管理，但是难点在于管理跟不上人才流动的速度，在不同地方进行委托保存并不能够从根本上解决人事档案管理制度的问题。可以将人事档案换一种方式进行存档，将以往的纸质档案转变成互联网存档，从而适应人才流动市场。

从人事档案体制层面来看，以往的管理体制比较封闭的，并不是谁都具有查阅权限。人事档案管理的思维比较古板。现在已经逐渐变为开放式管理，换句话说，任何人都可以进行人事档案内可公示信息的查阅，从而推进了人事档案管理改革。

三、人事档案管理体制改革的措施

随着社会的发展，市场经济制度会随之改变，人们的思维方式也要随之改变，这样才能够适应社会发展。人事档案管理为社会发展服务，也应当随着社会的变化而改变，可以采取以下措施创新人事档案管理制度：

（一）转变思想，改变观念。在当今市场环境下，人事档案工作者要改变以往的思想，跟上时代的变化，建立创新的人事档案管理制度，以适应市场需求的变化。随着市场经济体制的建立，人们的经济生活受到很大影响，这会让人事档案管理新制度逐渐形成。人事档案管理不仅会实现制度化，也会逐渐实现规范化、科学化，以便更好地服务社会。从社会层面来说，一切活动都是与人有关的活动。因此，产生更多人事档案不可避免，同时还会有大量的人事档案更新。人事档案管理工作的重点内容会在一定程度上改变，相关工作者要更新观念，这样才能更加高效处理工作，准确分析把握哪些档案能够完全开放，哪些档案不能完全开放，哪些档案必须保密，实现人事档案管理制度的创新。

（二）加强人事档案的法制化建设。人事档案建设需要政府改变管理职能，推进相关法律的建设，让人事档案管理法制化。同时，还应当具有程序化的管理机制。在新的人事档案管理制度中，要严格遵守《档案法》，让相关工作人员意识到人事档案管理制度有法律可以依据。要依靠法律进行档案的保管工作，保护好每一份人事档案，使人事档案工作在法制背景下更加顺利，促进人事档案管理制度的创新。

（三）提高人事档案利用率。任何一项制度的改革都与这项制度的使用率有直接关系，人事档案管理制度的创新也不例外。人事档案材料非常重要，它不仅可以影响人们的工作，甚至可以总结个人的人生，人事档案材料在某种程度上能够体现很多个人信息。不仅会记录一个人的过去，也会记录一个人的成长历程，是跟随一生的宝贵资料。所以，人事档案管理制度的创新才显得尤为重要。人事档案工作是国家干部工作中非常重要的部分，人事档案会影响一个人的生活和工作，所以建立完善的制度会极大提高人事档案管理工作的效率，推动经济的发展。除此之外，人事档案工作者需要通过良好的制度管理档案，提高人事档案的利用率，激发工作热情，意识到自己在为社会服务，更加真切地感受到这份工作的价值。

（四）人事档案制度应为社会经济、科技发展提供有效服务。人事档案管理制度的创新能够为社会更加有效地服务，这是社会发展所需要的。在科技渗透到各个领域的今天，人事档案管理应该利用科技，而不是让档案放在某个角落，将人事档案转变成可流动的“活”信息非常重要。因此，人事档案管理工作者应该重视相关制度的建设，在科学技术的基础上，建立更加完善、容易执行的人事档案管理制度。人事档案管理工作人员应该认真将档案资料进行以下操作：第一、将资料系统收集;第二、将资料分类;第三、将资料保存;第四、将资料传递。避免在新的管理制度下，资料出现丢失或者凌乱的情况，更好地为经济建设、科技进步、社会发展提供有效服务。

四、开拓创新完善的档案管理制度是档案管理工作者前进的动力

对于国家来说，档案资源是非常重要的资源。随着社会的发展，档案资源应该被更好地利用。一个重视人才的国家才会有巨大的发展前景，所以国家需要利用好档案资源。这就要求档案管理工作者不断开拓创新，优化档案管理制度，科学有效利用档案，实现档案资源利用效率最大化。档案管理工作人员需要探索新的管理方法与途径，尽可能创新人事档案管理新制度，避免传统制度的弊端，在科学技术的基础上，建立与时俱进的档案管理制度。尽管档案管理制度需要进行创新，但是也要遵循相关原则，更好地进行人事管理工作。开拓创新档案管理制度需要解决以下几大问题：

（一）档案内容不规范，质量不高。在人事管理中，档案管理是最为基础性的工作，但是有一些档案会出现内容不规范的问题，导致这些档案的质量比较低下。主要的内容问题：一是档案材料内容在填写的过程中会出现前后差异大的问题，而且内容会出现各种各样的形式，整体档案内容并不统一。二是档案材料短缺严重，有一些档案材料的归类也不够准确，档案的规格会出现一定问题。三是档案一般记载的都是个人基本信息，比如个人履历，或者社会关系等，反映个人优势点的内容很少涉及。因此，在新的档案管制制度下，以上这些内容都需要被完善，最好同时利用计算机技术予以保存。

（二）部分档案工作者不太重视档案材料，以至人事档案得以充分利用。一些领导不是很重视档案管理工作，工作人员对自身的要求逐渐变低，甚至有一些流于表面形式。所以，创新的档案管理制度需要对以上问题严格要求。如果出现以上问题，根据相关制度给予适当考核。如今的人事调动越来越常见，所以档案的利用率也就越来越高，根据对档案信息的分析，找出最优秀又合适的人才，新的档案管理制度需要完善人才方面的分析挑选。

（三）人事档案管理制度还不够完善。人事档案管理人员要根据完善的制度开展工作，而不是忽视制度，对兢兢业业工作的人员应给予待遇方面的适当倾斜，对于敷衍了事的工作人员给予严重警告等处罚。要用良好的制度约束工作人员的行为。

五、结束语

总体来看，人事档案管理制度需要根据时代发展需求进行创新，在发展中寻找更加完善合理的制度，打破原有制度的局限，用新的思维方式建立良好的制度。有了良好的制度才能够更好地约束档案管理工作者，提高档案管理工作效率，为社会提供更好地服务，为国家选拔更加优质的人才，为国家发展人才战略做出突出贡献。

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