信息化时代高校学生档案管理模式创新探究

摘要：学生档案是高校档案的重要组成部分，在信息化时代，高校档案管理部门要结合信息技术的不断发展，对传统的档案管理工作进行创新，为了使这项工作取得理想效果，需要借助构建档案信息管理平台来对档案管理工作进行不断优化，本文结合高校学生档案管理工作实际，探讨信息时代学生档案管理模式创新的策略。

关键词：信息化时代;高校;学生档案;管理模式;创新

引言：在高等学校的档案管理工作中，学生档案大多以纸质档案为主，高等学校档案管理部门大多按照传统的管理方法来开展学生档案管理，由于在这种管理模式下，档案查询和利用手续繁杂，给档案管理和使用带来了很大不便，同时由于高校学生人数众多，也给档案管理部门带来很大的工作量，由于学生人数众多，还很容易在人工管理过程中出现误差，给后期档案的使用带来很大不便。在信息化时代，可以结合先进的信息技术对传统的学生档案管理工作进行创新。

一、高等学校学生档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度不健全

档案管理是高校一项重要的管理工作，由于档案会跟随学生一生，所以国家对于高校学生档案非常重视，为了更好地促进高校学生档案管理，国家档案局和教育行政部门共同下发了高等学校档案管理办法，在办法中也有与学生档案有关的内容，但是由于内容过于简单和笼统，没有为学生档案管理指定负责机构，导致学生档案在收集和传递等环节都受到了很大制约。尽管高等学校也根据学生档案管理需要，制定出了相应的管理办法，但是大多采取档案管理部门指导院系负责的方法来展开学生学生档案管理，由于院系并不具备专业的档案管理水平，大多数工作人员都是兼职来开展学生档案管理工作，部分院系甚至安排学生参与到档案管理工作中，导致高校学生档案管理无法取得理想效果。由于在平时没有按照规范的要求来展开档案管理，很多院校甚至出现在毕业之前补档案的现象，这些都严重影响了档案管理质量。

（二）没有积极使用信息化手段展开档案管理

高校学生档案管理是一项非常复杂的管理活动，尽管很多高校都在积极推动办公自动化，也积极引进了专业的档案管理系统。但是由于高校学生档案的内容大多需要借助手工填写来形成纸质档案，在对学生档案进行管理的过程中也缺乏信息技术的应用。因此严重制约了高校学生档案管理工作开展的效果，需要高等学校认真反思传统高校学生档案管理的不足，积极借助信息化手段来对学生档案管理工作进行优化和创新。

（三）档案归集内容缺乏统一的规范

在高校学生档案管理工作开展过程中，缺乏统一规范也是制约高校学生档案管理工作效率不断提升的一个重要原因。目前高等学校对于高校学生档案规范化管理也产生很大影响。

二、信息化时代高校学生档案管理模式创新的策略

信息技术的不断发展，为高校学生档案管理模式创新创造了有利条件，为了使这项管理创新取得理想效果，建议高校采取以下策略：

（一）认真做好高校学生档案管理制度建设

制度建设是高校学生档案管理工作的前提，只有在制度的引领下，高校学生档案管理才能取得理想效果。在信息化时代，为了更好地促进高校学生档案管理工作的创新，需要高等学校档案管理部门结合国家有关规定，详细制定出学校内部学生档案管理细则，明确学生档案归档的内容归口管理的部门以及各项档案资料收集的时间，要借助档案管理细则来明确学生档案管理工作的责任部门和人员，以此来更好的推进高等学校学生档案管理工作的规范化开展，这是一项非常重要的管理活动，需要高等学校档案管理部门认真对待。

（二）积极构建专业的信息化学生档案管理平台

在信息化时代，高校学生档案管理工作的正常开展需要结合信息技术的优势，充分利用专业的档案管理平台来开展学生档案管理工作，在构建专业的信息化学生档案管理平台过程中，高等学校档案管理部门要不断提高对学生档案信息化工作的认识，只有借助对学生档案的信息化处理，才能不断提高学校学生档案管理工作的质量和效率，减轻档案管理人员的负担。为了更好地促进档案管理信息化工作的开展，在构建学生档案管理平台的过程中，高校档案管理部门要积极与系统开发人员进行沟通，在学校统一的档案管理平台中增加学生档案信息化管理模块，为学校内部各个院系配备档案管理员，由管理员负责日常档案数据信息的录入和维护，借助信息化档案管理平台来对档案内容的规范性进行筛查，从而及时发现问题并解决问题，在信息化档案管理模式下，高等学校档案部门要结合学生档案归档工作的需要，对各院系学生档案的归集与整理进行考核，要将考核结果与学校对各院系的考核结合起来，以此来不断提高各院系对学生档案管理工作的重视程度，借助信息化档案管理平台可以很好的实现对档案管理工作的全程监管，对于各院系学生档案工作的进步都能实时把控，因此可以取得理想的效果。

（三）借助信息管理平台对学校学生档案管理流程进行重新设定

在学校学生档案信息管理平台设计研发出来之后，高等学校档案管理部门要认真结合学校学生档案管理工作的实际，对学校内部原有的学生档案管理规定进行重新优化和改进，在改进的基础上借助信息管理平台，对学校学生档案管理流程进行重新设定，以此来促进和提高学生档案管理工作的实效性，使信息化档案管理平台真正发挥出全面促进学校学生档案管理工作的价值.对流程进行重新优化的过程中，要分级分阶段对学生档案管理工作内容进行优化，首先要做的是对学生档案管理工作流程进行重新优化，按照院系辅导员归集档案，院系负责人审核，院系档案管理员录入系统，学校档案管理部门审核鉴定确认无误之后系统正式存档的流程进行档案的归集。在此项工作开展过程中，要认真做好对各环节负责人的保密教育，避免学生的个人隐私泄露：其次是对档案流转流程进行再造，学生档案在使用过程中需要在不同部门流转，借助信息化档案管理平台可以方便地实现学生档案的在线流转，只需要使用部门提出申请，学校档案管理部门进行审核，审核之后将档案流转到使用部门，使用部门在收到档案之后点击确认，就能实现学生档案的流转;对档案的借阅流程进行优化，在信息化档案管理条件下，使用学生档案可以方便地借助学校档案管理平台来实现，只需要通过平台进行申请，档案管理部门审核通过之后，就能在线阅览到相关档案资料;对学生档案的数字化处理流程进行优化，在传统的高校学生档案管理工作中，学生档案大多以纸质文件的形式存在，借助信息化档案管理平台的应用，可以方便的实现学生档案的数字化处理，这种要求学校内部各个院系在日常的学生管理中，要及时将学生档案涉及的内容借助专业的数字化处理软件进行数字化处理，并按照规范的要求编号上传系统，同时也要及时将学生的考试成绩等数据信息录入到档案管理系统中来，便于学生查询，同时也对学生今后更好地利用学生档案提供便利条件。

结束语：在高等学校的学生档案管理工作中，由于学生人数众多，所以积极对学生档案进行信息化處理，借助专业的信息化平台来开展学生档案管理工作是非常必要的，为了促进此项工作的开展，高等学校内部要积极制定完善的学生档案管理细则，结合信息化档案管理平台对管理流程进行不断优，平时也要不断加大对档案管理人员的培训，使档案的归集管理维护工作都能得到有效开展，不断提升学校学生档案管理工作的质量。

参考文献：

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[3]何祖华，种金成，路颖，徐俊.基于信息化时代高校学生类档案管理模式研究[J].兰台世界，2012（23）：56-57.

作者简介：

阮红兵（1974-10）女，籍贯：湖南邵东，学历：本科职务：研究实习员，研究方向：档案管理。