基层单位档案管理工作的创新思路

常晶晶

【摘要】档案管理是每个基层单位管理工作的重点和难点。尤其是陈旧的传统模式已严重制约了档案管理工作的质量和效率，亟待创新予以转变。因此，新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路应从理念、系统、人员全方位展开，方能以创新求发展，实现档案管理乃至管理工作全局的转型升级。

【关键词】新时期;基层单位;档案管理;工作创新;思路

随着“大众创业、万众创新”成为新时期国家、社会发展的潮流趋势，创新已经成为各行各业实现转型升级的必由之路。尤其是对档案管理这类极易陷入固定套路的管理重点而言，创新不止于对档案管理工作效率与模式有所提升和超越，更是对各类企事业单位管理工作全局的推动和促进，是实现基层单位管理工作现代化、科学化的重中之重。

一、新时期做好基层单位档案管理工作创新的重要意义

在“双创”的社会宏观背景下，基层单位档案管理工作创新最首要的意义乃是对传统管理思想和模式的超越与突破。通过构建更加现代、科学的档案管理架构，基层单位档案管理工作才能擺脱陈旧观念、系统的制约，使档案管理不再只是对历史资料的简单收集与保管，而是能够切实发挥出档案潜在的价值再创造能力，从而弥补与修正过去管理手段的缺陷和不足，进而提高劳动生产率和管理工作整体水平。其次，基层单位创新档案管理工作另一重要意义在于营造单位内部全面创新的良好氛围。创新档案管理工作有助于改变过去的陈旧观念，使每个职能岗位人员认识到档案管理人人有责，而不只是档案管理员个体的工作内容。只有建立起“全员都对档案管理履职尽责”的环境，才更有利于管理创新意识渗透到所有作业环节，帮助所有工作人员从过去只关注自身工作内容创新的微观层面提高到更加全面的宏观创新整体。当创新的视角从局促转向开阔，则基层单位才更有可能加快创新速度、提升创新效能。

二、基层单位档案管理工作的常见问题

对不少基层单位来说，档案管理长期以来被简单理解为历史资料的收集、整理和保管。由于管理思想陈旧落后，档案管理工作形式刻板、效率低下，很难发挥出档案作为珍稀信息应有的价值再创造功能。因此，不仅高层管理者对档案管理较少重视与关注，甚至一些档案管理工作人员本身也比较轻视管理实践，更无法积极主动地创新管理意识和手段。因此，许多基层单位档案管理工作几十年如一日少有变化，不仅在查询、浏览档案过程中低质低效，而且始终存在人为主观的疏忽大意，导致档案数据信息错漏或遗失。这不仅使档案管理工作本身无法满足时代飞速变化的客观要求，而且也拖累了基层单位管理工作全局水平的提升。

三、新时期做好基层单位档案管理工作的创新思路

（一）管理理念创新

意识决定行动。档案管理工作创新需起始于管理理念的创新。即，要加强对全员的宣传教育，帮助每个职能岗位作业人员认识到档案管理是所有人的份内事，而绝非只是档案管理员的个人责任。基层单位应当在包括绩效管理、职能考核等各管理环节纳入档案管理的考核细节，制定出足够细致、准确乃至可量化的档案管理规范。要使全员认识到每个作业动作都会影响到最终档案结果的品质，因此无论生产还是管理作业都必须严格遵守档案管理的各项指标要求。最重要的是，应当确保落实管理责任制，即，每个岗位产生档案数据的质与量都需要和生产绩效间建立起关联关系，并且要结合品质、效率等因素予以奖惩的处置。只有当客观的物质利益产生变化，人的主观观念才能得以触动，才能使档案管理人人有责的创新理念逐渐内化、固化。在此基础上，基层单位才有可能最终形成档案管理全面创新的良好工作氛围，进而实现档案管理工作的现代化、科学化。

（二）管理系统创新

改变传统管理模式仅仅依靠人工操作的陈旧落后状态，要建立起基于网络与信息技术的档案管理平台系统。即，要充分借助技术的先进性规避人工作业无法避免的不足之处，利用机器操作提高档案管理工作效率和质量。创新档案管理系统的前提之一是实现标准化、规范化操作，也就是建立起统一、精确、可量化的管理体制。其次，先从各职能部门内部开始建立起电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统，再实现各职能部门之间的彼此联通，形成内部局域网化的档案管理信息化平台。最后，视管理工作的实际需要打通与外网的连接。重点在于，既要实现档案管理平台化操作的优质与高效，又在同时提高网络化管理的安全性与可靠性。要实现这样的管理目标，一方面需要建立起足够频率和体量的安全管理考核制度，另一方面则要利用包括分级授权在内的各类信息化管理手段。随着技术的进步，还要积极采纳诸如大数据、云计算和人工智能等更加前沿的理论和技术。

结束语

基层单位的档案管理工作历来是不容忽视的重要组成，却也是最容易被忽视和满足于循规蹈矩的薄弱环节。众多基层单位的档案管理工作长期以来刻板机械，不仅难以满足各职能岗位的客观需求，而且越来越制约着基层单位管理工作品质和效率的提高，更是与新时期全面创新的大势所趋相悖。因此，基层单位档案管理工作需要首先从转变观念着手，基于理念、体系乃至人员队伍全方位展开创新和突破。这不仅有助于基层单位档案管理实现潜在信息价值的再创造，而且有利于各单位从管理层到一线岗位各成员超越旧思想束缚，以更加立体的创新思路实现本单位管理模式的结构性调整，进而助力基层单位管理和运营工作的可持续发展。

参考文献：

[1]尚凤庆，陶格斯，白玉兰.浅论如何加强现代企事业单位档案管理的基础工作.内蒙古科技与经济，2016（07）：16-17.

[2]马晓波.航空工业企事业单位数字档案馆建设探析[J].长沙航空职业技术学院学报，2016（01）：13-14.