浅议电子发票对烟草商业企业财务管理的影响

摘要：从2012年河北、北京等地的试点到2015年在全国的推广，电子发票凭借其独特的优势不断地被各行各业所青睐，烟草商业企业同样也在不断探索和运用电子发票。本文通过介绍电子发票的特点并通过与传统纸质发票的对比，分析电子发票的运用对烟草商业企业财务管理工作的影响。同时，针对此影响所带来的问题以及烟草商业企业怎样转变财务工作思路，笔者提出了一些具体的应对措施。

关键词：烟草商业企业;电子发票;涉税风险

电子发票是指企业在生产经营过程中，原先用以证明购销经济业务的发票凭据由纸质介质转变为以电子介质存在、传输和使用的发票。这种模式的转变，虽然从表面上看是一种形式的变化，但是从整体的财务角度思考，此变化会给财务工作带来深远的影响。这就要求我们烟草商业企业要对电子发票要有清醒的认识，要积极地去适应并适时转变财务工作思路，做好新形势下财务管理工作。

一、电子发票对烟草商业企业财务工作的有利影响

电子发票是依托于信息技术的发展而发展起来的，其高度电子化的特点使得企业接收和开出的发票均以高速化的电子数据形式传送。烟草商业企业面对众多的零售客户和上游的供应商，更需要这种快捷、高效的电子发票来满足日常的票据管理需求。具体来说电子发票对烟草商业企业财务工作的有利影响表现在以下几个方面。

（一）降低企业成本，节约社会资源

烟草商业企业负责本辖区的卷烟批发业务，拥有众多的零售客户，一个中小规模的地级市都有近万户的零售客户。每年需要给客户开具几十万张发票，加上发票明细清单、登记簿以及发票交接单等附件资料，需要开具的纸质发票和纸质附件资料多达上百万张。另外，为了开具这上百万张发票和单据，烟草商业企业还要配备相应的设备、人员等资源来解决发票开具的问题。如地级市公司一般要配备2台高速打印机和若干台普通打印机，每台打印机要相应配备1-2名管理人员，每年要消耗大量的打印耗材以及维修费用，打印出来的发票进行进一步的分配还需要时间和人工。如果采用电子发票，那么这些人工和设备的投入都将会减少，节约下来的发票和附件资料所耗用的纸张又可以减少砍伐一些树木，节约的油墨则可以减少一下矿产的开采和减少环境的污染。

（二）优化财务管理流程，提高工作效率

从发票开具方来说，电子发票在卷烟访销结账后由系统自动生成，客户通过收到的订单号在网络平台上下载打印，这一模式切实优化了烟草商业企业财务管理流程，减少了诸如向税务局申请印制专业发票的手续、打印分配发票以及向零售户分发发票等一系列财务管理工作。另一方面，从发票接受方来看，传统纸质发票要经历开具、邮寄、接收和内部交接等实物流转环节，且每个环节都需要耗费人工和时间，以至于发票传递成为财务管理工作的一个现实问题。电子发票卜线后，这种局面将会得到大大的改善。在信息扁平化的模式下，客户在签订电子合同或在支付款项后，可直接通过系统提取所需要的电子发票，不需要层层的纸质发票的传递过程，就可以完成此笔经济业务。因此，电子发票对开具方和接收方都大大地提高了财务管理的工作效率。

（三）简化税务工作，降低涉税风险

电子发票上线后，烟草商业企业无需向税务部门申请印刷专用烟草销售发票，可以直接通过电子发票管理系统向零售户开具发票。月末，办税人员可以直接通过系统生成销售数据，从而简化了企业的税务工作流程。电子发票系统中对每一笔销售都分配了对应的电子发票号码，降低因漏开发票而造成的税务风险。另外，作为电子发票接收方，烟草商业企业在经济业务发生时，可以及时从系统中生成并打印出发票，特别是在一些现款结算的业务中，付款和开票可以做到同时进行，减少了一些付款后因丢失发票所发生的涉税风险。

二、电子发票在烟草商业企业应用中存在的问题

尽管电子发票给企业带来便捷，也有利于企业经营成本的降低和財务工作效率的提高，但是由于电子发票在烟草商业企业才进入推广期，免不了存在一些问题，笔者结合实际，认为存在以下问题。

（一）电子发票高度依靠系统，存在信息安全风险

烟草销售业务产生的电子发票全部通过电子发票管理系统自动开具，销售信息全部以电子数据留存在系统服务器中，加上开票信息要向零售客户提供查询和打印功能，开票系统完全对外开放，这样很容易成为不法分子入侵的对象。一旦信息泄露，将会对零售户和烟草商业企业产生无法预测的风险。另外，卷烟销售每天访销量很大，数据集中处理，往往对系统的硬件和软件提出更高的要求，任何一个故障的发生都会造成大量的电子发票延迟开具甚至产生信息丢失的风险。

（二）电子发票容易被篡改，真伪难辨

目前，电子发票在开具后，主要以PDF格式供客户下载和打印，加上税务系统发票信息查询只能查询到发票的代码、号码、纳税人识别号和发票领用人等流向信息，查询不了发票的具体开具信息。在这种信息不对称的情况下，电子发票很容易被篡改。而且，对于电子发票的篡改，财务人员无法像验证传统纸质发票那样通过发票的印刷、材质、印章和发票水纹等信息来验证电子发票。

（三）电子发票可以重复打印，存在重复报稍风险

电子发票在开具后，一直留存在开票系统中供客户查询和下载，客户也可以将下载后的电子发票无限次地打印。对于那些金额小、张数多的电子发票，财务人员无法做到对每张发票进行验证和比对。特别对于发生时间跨度较大的业务，财务人员如果不对电子发票进行前后比对，很难发现重复打印的发票和重复报销的费用。

三、电子发票问题应对

虽然电子发票存在以上这些问题，但是，从总体上看电子发票还是有利于优化财务管理工作。怎样杜绝这些问题和风险的发生，本人认为烟草商业企业应该从这些方面做好保障工作。

（一）修订发票管理制度，规范电子发票管理

电子发票上线后产生的一系列问题，在企业相关发票管理制度中无法查询处理方法，特别是烟草商业企业电子发票项目刚刚开始起步，相关发票管理制度还未来得及进行更新，制度体系还停留在纸质传统发票的管理阶段。这就要求我们烟草商业企业在电子发票上线的同时，要及时修订发票管理制度，将电子发票纳入制度中管理，来规范电子发票的使用。

（二）提高风险防范意识，防范信息安全风险

对于电子发票高度依靠电子系统，烟草商业企业在加强电子发票的系统维护和操作技能培养的同时也要提高操作人员的安全风险防范意识。如，对电子发票系统操作人员登录密码要按时修改，规定操作人员不能设置过于简单的密码或者长期沿用系统默认的密码，对相关人员定期组织模拟演练，预防系统数据丢失等突发事件，防患于未然。

（三）借助科技手段，甄虽被篡改的电子发票

电子发票被篡改无非有两种方式，一种是先篡改后打印，另一种是先打印后再篡改。不管是哪种方式的篡改，都会留下蛛丝马迹。财务稽核人员可以关注电子发票篡改内容的字体是否与发票其他字体一致？篡改内容的行间距、字间距等是否与发票其他内容一致？财务人员也可以借助其他的科技手段来识别电子发票是否被篡改。

（四）建立电子发票比对台账，防止重复报销

随着电子发票的运用，越来越多的电子发票作为凭据进行报销，为了防止重复打印、重复报销等行为发生，财务部门应建立比对台账，对报销完成的电子发票进行登记，待新的报销业务发生时，对照登记的已报销的电子发票信息，防止重复报销的电子发票。四‘结束语

电子发票的产生、运用和推广是信息化时代发展的必经之路，烟草商业企业在充分利用电子发票带来便利的同时，更要积极探索防范电子发票潜在的不利影响，规范电子发票的使用，把握好信息化发展的机遇，电子发票的上线将积极推动烟草行业财务智能化的蓬勃发展。

作者简介：武文静（1984-），男，硕士。