浅议人事档案管理信息化建设

赵春琪 杜胜禾

摘要：当前企业事业单位经营管理下面临的市场竞争压力较大，人才作为市场竞争力的重要组成，采用先进的技术手段进行信息化建设，能够提高人事档案管理效率与信息价值的挖掘。下面文章就对人事档案管理问题与信息化建设策略展开探讨。

关键词：人事档案;档案管理;信息化;档案信息

人事档案是对劳动者身份、学历、资历、主要经历、政治面貌、品德作风等各方面的情况的记录，是人力资源管理中形成的材料，是人员就业、晋升的重要参考。随着“互联网+”和大数据的迅猛发展，信息化是社会发展的必然要求，在这样的背景下，人事档案管理必然面临信息化。

一、人事档案管理信息化建设的重要意义

第一，人事档案管理信息化建设工作的开展使得档案管理变得更加科学化和高效化，档案信息的收集、分析、归档和利用都在计算机上完成，大大减轻了档案管理人员的工作强度，提高了他们的工作效率，这是新时期企业人事档案管理工作的必然要求，档案利用状况不佳的情况也会得到改善，能够让企业管理决策更加有的放矢。第二，传统人事档案管理方式是以纸质为载体，档案资料遭到损坏的情况屡见不鲜，很多重要的档案信息丢失，企业人事管理工作也将缺少可靠依据。通过加强信息化建设，显著增强了档案保管的安全性，避免了重要信息的遗失，使得檔案的利用率相对更高，企业人事管理也将朝着现代化、智能化的方向大幅迈进。第三，伴随着企业的发展会生成海量的信息，只有利用信息技术，加强信息化建设，才能实时动态的将信息予以收集和整理，从而充分展现了人事档案信息化管理的效力。第四，采用信息化管理模式开展人事档案管理工作对于档案信息的每一次修改都能做到有迹可循，档案信息的准确性和安全性都能得到良好保证，而运用网络平台还能达成与员工之间的有效沟通，了解员工的真实需求，构建了和谐的劳务关系，增强了员工对企业的归属感，企业的凝聚力更强，其发展势头将会一片大好。

二、人事档案管理存在的问题分析

首先是信息化建设问题。人事档案的人、财、物投入不够充分，严重阻碍了人事档案信息化的发展。一方面，领导不够重视，人事档案的信息管理系统得不到采用，计算机技术的优势无法在人事档案管理中得到运用。另一方面，人事档案管理者的综合素质不高，只会在计算机上简单的输入姓名、目录，其他的工作程序只会手工操作，这些都阻碍了信息化的实现。加之，相关工作人员尚未掌握网络安全风险的具体知识，在工作中可能加大人事档案信息泄露的风险。其次是体制机制问题。国有企业人事档案内容的形成者比较广泛，该归入人事档案的材料收集不齐全的情况较普遍。同时，相关的人事档案管理法并未进行定期完善和修正，一些法律法规难以符合目前的管理现状，缺乏针对性、科学性和具体性，难以发挥指导和说明的作用。

三、人事档案管理信息化建设的有效对策

（一）健全制度，统一业务和数据标准

目前我国的人事档案管理方式各地都不一样，缺乏统一的标准，因此，我们要从统一标准，创新人事档案信息化管理的理念，建立科学的信息化管理系统，完善动态的人事档案管理制度。首先，应制定档案信息化管理的业务标准和数据采集标准，明确档案管理人员岗位职责和要求;其次，应加强信息化检索的理念引导，引导人事档案管理工作逐步朝数字化、现代化、质量化方向发展;再次，实行动态的档案管理制度，人是在不断变动的，履历也需要不断更新，只有及时更新信息才能充分发挥人事档案的作用。

（二）扩大资料收集范围以丰富信息化档案管理内容

相较于纸质档案管理，信息化的人事档案管理优势较为突出。例如，无需较大空间便可完好保存音频资料和视频资料，使得人事档案管理在内容上不断丰富。因此，新环境下单位或企业人事档案信息化建设需投入大量人力、物力，系统扫描传统纸质档案完成相关录入工作，确保对纸质档案和电子档案的共同储存。此外，还需录入人事档案中相关人员的著作内容、形体特征、科研蒸锅等资料，建立一份相对全面生动的人事档案，做好后期人才储备工作。

（三）高效应用人事档案

职工的人事档案如果长期处于人档分离的状态不仅有人事档案实体的安全隐患，还不利于人事档案材料的完善，使人事档案不能发挥国企人力资源管理中的凭证作用。第一，及时收集人事信息并整理;第二，及时更新信息数据并汇总。在收集信息过程中，管理人员要将其依据一定的标准进行分类，如可以依据姓氏或号码进行分类，也可以依据人员所处的岗位进行分类，并据此建设电子档案，主要内容有人员的学历情况、岗位情况、奖惩情况等，需要使用档案材料时可以一起调出，得到人员的系统性评价。保证国有企业干部培训定期化和定量化，培训内容应以沟通、管理和思维创新为主。个人认为沟通在企业管理中起着决定性的作用，一个好的领导应具备良好的谈话技巧，善于沟通，调动员工的积极性。

（四）加强人才队伍建设，加大培训力度

第一，加强档案管理领导队伍建设，以做好团队的整体引导，同时通过引进或培养的方法培养一批懂档案管理、懂信息化建设的管理团队。第二，加大培训力度，对档案管理人员定期开展业务培训和技能培训，推行持证上岗，用专业的业务人员和业务素质保证人事档案信息化工作的开展;第三，引进专业的系统管理人员。人事档案管理系统是非常专业的软硬件系统，其不仅要有普通软件的统计、分析功能，还必须有极强的保密功能，因此必须要配置专业的系统管理人员进行管理，专业进行信息化研发、进行安全管理、网络维护。

（五）注重档案信息数据库的建设

档案信息数据库的构建需要有局域网作为基础，网络服务部门可以根据企业实际需求提供辅助软件，还要设置人事档案信息管理系统的访问权限，安排专业负责管理事宜。管理员和安全员要共同管理该系统，彼此之间相互监督，管理日志由网络工程师管理，其他人员不能随意修改。此举给人事档案管理工作带来了诸多的好处，能及时提供干部信息，进行干部工资管理，构建了较为完善的信息数据库，大大提高了干部人事工作及人事档案管理工作的效率，为企业人事决策提供了重要的参考。

四、结语

综上所述，人事档案管理是社会必不可少的一个重要环节，必须随着社会大环境的变化而不断创新改革，尽可能地将网络信息化与人事档案管理做到完美融合，不断提升人事档案管理的信息化水平，确保信息的安全性和真实性，增强人事档案管理的综合水平。

参考文献：

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