论档案管理模式改革在医院档案管理中的措施

摘 要：医院文书档案是医院工作展开的重要记录之一，有效地进行文书档案管理工作对医院各项政策的落实和完善有重要帮助。为了迎合时代的改变，医院文书档案管理面对多方面挑战，医院应作出相应管理模式改革。该文主要对医院文书档案管理问题以及改革策略进行分析，改进管理模式，提高医院文书档案管理整体效率。

关键词：文书档案管理;模式改革;档案管理;措施

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 17-0-02

一、引言

随着时代快速发展，医院文书档案管理工作愈来愈凸显其服务性与知识性功能，但现阶段医院都存在或多或少的文书档案管理问题，会对医院文书档案的标准化、网络化发展产生负面影响。通过采取科学的档案管理改革模式对文书档案进行强化管理，能够显著的提升其工作实效与水平，为医院各项工作和发展提供更加全面、可靠的依据和支持。

二、医院文书档案管理的现状与问题

现阶段，医院文书档案的类型、数量越来越多，以往的档案管理理念、方式等，已经无法满足医院的实际需求，甚至会对医院档案管理工作产生阻碍，因此对医院文书档案管理的改革变得势在必行。当今医院文书档案管理的问题有以下几点。

（一）档案管理意识不强

领导层、管理层对文书档案的管理意识不强是造成医院档案管理意识不强、档案管理工作实效差的根本原因[1]。领导层和管理层没有认识到档案管理工作的价值和重要性，没有投入专项的资金用于档案管理模式变革，由于缺乏资金支持，无法购置档案管理数字化、网络化和信息化变革的软件和硬件设备，也无法对档案管理工作人员进行专项培训，对档案管理模式改革造成阻碍。其次是档案管理人员意识不强。医院档案管理工作过程中时常会出现档案资料不全、信息不完整、数据不准确、档案丢失等现象，导致各科室需要利用档案时出现档案数据失真、不全等问题，无法充分的发挥档案的作用[2]。再次是院内医护人员档案管理意识不强。档案的价值在于归档整理后便于日后档案的查看和借阅。而院内医护人员日常借阅档案文件不按时归还，在档案文件上随意涂画，损坏档案文件，甚至借阅后造成档案遗失，都是没有认识到档案管理工作的重要性，没有对医院所有档案信息进行全面的采集，致使出现档案丢失、数据不全等问题。

（二）医院档案归档流程不规范，归档方法不适合医院现状

有些医院由于档案管理意识淡薄，档案归档方式不规范，没有编写医院的归档文件保管期限表，导致在日常文书档案判断是否归档时出现偏差，需要归档的没有归档，致使在档案归档过程中，因为一些粗心和不细致而遗漏一些重要文件的归档，造成档案不全面，在后续的档案使用中造成不必要的麻烦。另外，老旧的立卷归档方式已不适合当前大型医院的文书归档需求，当今医院应归档文件分散而零碎，立卷归档的方式会造成卷数过多，一文一卷等，不仅增加了归档人员的装订工作量，影响工作效率，而且也不利于后期档案的借阅利用。

（三）档案管理制度不完善

在实际工作当中，档案的建立与管理没有随着医院发展与时俱进创新相适应的模式，医院档案管理也处于较为放松随意的状态，管理制度落后，管理手段不多都是现阶段档案管理的致命缺陷。

三、医院档案管理模式改革策略

（一）加强医院内档案管理人员专业知识教育

（1） 优先选择专岗专人。档案管理工作人员既需掌握档案管理专业知识，还要学习其他学科知识。而这些知识对日后在岗工作有很大帮助，医院应尽量在档案管理岗位上招收档案专业人员，这样可以节省对岗位人员的培训和教育。

（2） 加强理论知识结合实践操作的培训和再教育。为了保障档案管理工作人员能够具备支持档案管理模式变革的能力，需要不断提升档案管理工作人员的理论知识水平和实践操作能力。档案管理工作人员既需要传统纸质档案的采集、整理、储存工作，数字化、电子档案的收集、整理、存储以及备份等工作，还需要了解其他不同专业的理论知识。医院档案管理人员需在日常工作实践中总结经验，掌握档案保护技能，提升其解决档案管理问题的能力。医院要充分重视档案管理工作人员的专业理论知识和实操培训，通过科学的专业理论知识培训，能够让档案管理工作人员掌握国内外档案管理的先进理论知识，为医院档案管理变革提供理论支持。对于实操培训，能够让档案管理人员对档案管理工作的各种操作技巧、要点等进行掌握，尤其是各种应急状况、突发事件的处理，以理论结合实践的方式，更加高效、快速地完成档案管理工作。

（3） 医院档案管理工作对工作人员网络操作技能水平的要求非常高，这就要求档案管理工作人员必须转变思想，紧随时代步伐，对档案管理网络操作技能进行强化训练，以此更好地提升档案管理效率。医院需要对档案管理人员进行强化培训和再教育，通过对档案管理工作人员进行定期的网络档案管理实操培训，不断提升档案管理工作人员的网络操作水平、专业技术水平。同时，在进行档案管理工作人员选聘阶段，需要聘用网络操作水平高、经验丰富的科技型、创新型人才，这样能够更加快速的适应档案网络操作变革的要求。

（二）实施数字化、网络化以及信息化档案管理变革

首先，档案管理工作人员需要转变观念，充分认识档案数字化、网络化以及信息化管理的价值，以多种途径强化变革，不断地提升医院档案信息管理的质量与实效。其次，为了能够满足档案管理的变革需求，需要配备稳定的软件操作系统、先进的硬件系统，采用扫描技术、图像处理技术、储存技术等，对海量的档案信息进行电子化、数字化处理，保证医院所有科室档案资源可以顺利、高效共享和衔接。

信息化时代背景下，医院在发展的过程中积累了大量的档案，档案管理工作人员面对海量的文书档案无从下手，并且依然采用传统的档案管理模式，导致档案管理工作质量和效率较低。为了解决传统档案管理模式的弊端，需要采用信息化技术、数字化技术、网络技术等，对档案管理方式进行调整和优化，创建电子档案，为信息化、数字化和网络化档案管理体系的创建奠定基础。新型档案管理模式的创建，需要医院档案管理工作人员不断的更新观念，强化信息技术、数字技术和网络技术的应用，这对于医院档案信息管理系统的创建和落实具有积极的作用。档案管理工作人员采用先进的信息管理系统，能够有效地提升档案管理工作的实效，同时避免出现人为操作失误导致档案丢失、损坏等情况，为医院其他工作的稳定运行提供可靠、完整、真实的档案支持。此外，档案管理工作人员在利用信息技术时，需要配备先进的硬件设备和软件系统，对档案信息进行备份、维护，以此实现医院档案的高效化、数字化管控。

（三）健全制度，规范操作

现阶段，许多医院都存在不重视文书档案管理的问题，未创建规范、完善的管理制度对文书档案进行标准管理，导致文书档案管理工作效率比较低。同时，部分医院管理层、领导层的观念比较陈旧，依然沿用传统的理念和方式进行文书档案管理，对文书档案管理模式改革的实施产生了负面影响。因此，为了保证文书档案管理工作高效、有序进行，医院领导层、管理层需要转变观念，由专门的档案管理工作人员创建健全的文书档案管理制度体系，并严格按照制度体系的规范和标准，对文书档案实施规范化的操作，这样能够显著提升文书档案的真实性、准确性以及完整性。

四、结束语

总而言之，文书档案管理工作在医院管理工作中占据着至关重要的地位，文书档案管理质量会对医院的日常工作、未来发展等产生直接的影响。所以，医院档案管理工作人员必须充分认识文书档案管理的价值，针对现阶段医院文书档案管理现状和存在的问题，采取多种针对性强的改革对策，不断对档案管理模式进行调整和改进。此外，医院文书档案管理运用档案管理模式改革时，需要做好人才选聘和培训工作，由综合素质水平高的档案管理人才进行文书档案管理，不仅能够显著提升文书档案管理实效，还能够为患者提供更好的医疗服务。

参考文献：

[1]张胜男.檔案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].科技创新导报：创新管理版，2017（34）：179，181.

[2]王欢.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].安徽农业大学学报：社会科学版，2014，23（4）：66-69.

作者简介：林写意，女，汉族，广东揭阳人，助理馆员。研究方向：档案管理。